今週は、あいまいな依頼や返事への適切な対応について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　＜ 対応に困るフレーズ（2）＞
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「なるべく早く」

仕事のやり取りでよく使われるフレーズに
「なるべく早く頼む」「早ければ早いほどいい」
という指示や依頼があります。

「特急で」と言われるよりはいいのですが、
クセモノのフレーズではあります。

急ぐ気持ちは分かります。でも、指示する側は少なくとも
「明日の午前中に提出」「30日いっぱいで」
と大まかでも期日を示す方が得策。

指示を受ける側にもどのくらい急いでいるか伝わり、
対応の予測がつくからです。

急ぎの指示を出す場合は
「明日の13時からの打ち合わせに必要なので、今日中に準備をお願いします」
「30日の10時までに先方に送りたいので、29日の夕方には確認したいですね」
と具体的な期日と急ぐ理由・根拠を示して伝えると
受ける側も納得できます。

▼　「急ぎ」の度合いを互いが認識
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
では、「早く」と指示を受けた側は…。

「すぐに対応しますが、いつまでに提出すればよろしいですか」
と指示を受けた時点で期日を確認しておきます。

ある程度、状況や事情が把握できているときは
「では、今日中に提出すればよいですか」
「明日の10時には提出できますが、それでよろしいですか」
と、こちらで作業の予測を立ててから確認を。

すでに他の仕事を抱えているような場合は
「Aの仕事が終わり次第取りかかりますので、
提出は午後3時ごろになりそうですが、よろしいですか」
と自分の状況と作業のめどを伝え、段取りを確認しておきましょう。

指示を出す側、受ける側が「急ぎ」の度合いを確認し合い、
期日を設定しておくことが大切です。

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【しごび】 の お す す め
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中小企業経営者のためのビジネス情報誌
『月刊ベンチャー・リンク』2008年2月号

P76「あの町この村」の取材記事を神垣が担当しています。

米子市民の「やってみよう精神」で岡本喜八監督を生んだ町を
おもしろくする「喜八プロジェクト」（鳥取県米子市）
と題し、商店街を中心に町の活性化に取り組む人々を取材。

米子の一見ひなびた商店街には、
東京でもお目にかかれないような
町屋や銀行を改築した素敵なお店があり、
米子っ子もパワフル＆アグレッシブ！

 

今週は、メールの伝達もれ防止策について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メール確認の傾向と対策（5）＞
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メールを過信しない

メールの伝達もれを防ぐには、送る側、受け取る側にそれぞれ配慮が必要
と述べてきました。

ですが、一番肝心なのはメールを過信しないことです。

ご存知のように、メールは通信手段の一つであって、
それですべての伝達が済ませられるわけではありません。

確かに、ビジネスの場ではメールが通信手段の中心になってきてはいます
が、「確実性」という観点からすると完全とは言い切れないのです。

当メルマガでも一貫して述べてきているのが
「メールに依存しない」ということ。

メールより電話、電話より対面に勝るものはないからです。
重要な用件を確実に伝える場合は、本当にメールでいいのか、と考え、
その状況に応じた最適な伝達方法を考えたいですね。

▼　確実に伝える最適な方法はその都度違う
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールの利点は記録として残ること。
ですから、受信、送信した時間と内容が消去しない限り残っています。

記録あるいは証拠や控えとして残しておきたいときはメールを、
そうでないときは電話を、という使い分けを私は意識的にしています。

電話で伝えれば早くて確実ですが、後々、言った言わないのトラブルに
なりそうな場合は、敢えてメールや文書で残し、
逆に情報として「跡」を残したくない場合は電話でのみ済ませる、
といった具合です。

今でも「メールしたんですが、届いてませんか？」という電話を
時折いただきます。
こちらが読み落としている場合もあるし、未達の場合もありますが、
メールの返事がない場合は、直接、電話で問い合わせる方が確か。

メールだけで完結せず「きちんと伝わる方法」をメール以外の
手段にも幅を広げ、考えていきましょう。

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【しごび】 の お す す め
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ご購入いただいたかた、ありがとうございました。

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今週は、メールの伝達もれ防止策について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メール確認の傾向と対策（4）＞
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受信する側の注意

メールの伝達もれがなくすには、
受信する側にも配慮が必要かもしれません。

やはり大切なのは、メールを受信した旨を伝えること。

客先の一つに、顧客からのメールには必ず
「承りました」
「資料を受け取りました」
と返信することを社員に義務付けている会社があります。
見積もり依頼のメールには受信した1時間以内に返信を徹底。

ちょっとした連絡事項でもスタッフのかたから必ず返信があり、
この会社とのメール連絡では相互の伝達もれは、まずありません。

メールを受けた側は内容を読んで納得、確認ができても、
それを送信した側に返しておかないと、
送った方は様子が分からず不安に思っているケースがあります。

メールのやり取りは「読んで終わり」
ではなく「返して終わり」。

自らの反省を込めてそう思います。

▼　メールを読めない状態にしない配慮
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

外出や出張でメールを確認できない状況が続く場合は、
不在通知メールを自動返信する設定にしたり、
メールのやり取りが頻繁な相手には、不在にする前にその旨を通知
しておくことも必要でしょう。

「○月○日～△日まで、出張につき不在にします」と
不在期間を署名に情報として掲載し、不在にする一週間程度前から
告知するのも一つの方法です。

スパムメールを除外するフィルタや振り分け設定をしている場合は、
スパムメールを入れるフォルダをチェック。
必要なメールが紛れていることがあるので、定期的に確認することをお勧めします。

振り分けに指定している単語や記号なども時々見直し、大切なメールまで
スパム扱いしていないか確認してみましょう。