今週は、メールの文章をすっきりさせるコツについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ すっきり言い換える(5) ＞
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「～まして・～ませんで」

丁寧に表現しようとするあまり、話し言葉と書き言葉がごっちゃに
なってしまうことがあります。

例えば、昨日例に挙げた「～しておりまして」のほかに
文と文をつなぐときの「したがいまして」「続きまして」も
会話調に傾きすぎた表現です。

「したがって、当社では・・・」
「続いてご確認いただきたいのが・・・」
のように「したがって」「続いて」とする方が文字数も短く、
文章としてもすっきりします。

「ご多忙にもかかわりませんで」というのも表現としておかしいです。
「ご多忙にもかかわらず」「雨にもかかわらず」「遠方にもかかわらず」
のように、「かかわらず」は半ば慣用句として使われている言葉なので、
「かかわりませんで」でという言い換えは不自然。

「ご多忙にもかかわらずご参加いただき・・・」
「ご多忙のところ、お越しいただきありがとうございます」
とするとしっくりきます。

「先方によりますと」の「～によりますと」も話し言葉が混じった表現です。
「先方によると」「担当者の話では」と短く言い換えることができます。

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今週は、メールの文章をすっきりさせるコツについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ すっきり言い換える(4) ＞
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「～しており」

「ただ今問い合わせが殺到しており、対応に追われておりまして、
入荷の予定が未確認です」

上記の文にある「～しており」は一文を長くする原因となるフレーズです。
「～しており」で文をつなげてしまうと、前後の文章の関係（どちらが主・
従か）もあいまいになりがちです。

「～しています」「～していました」と一度、
文を切るとすっきりします。

「ただ今問い合わせが殺到し、その対応に追われております。
申し訳ないのですが、入荷の予定は未確認です」

上記の文例は、一度文を切ることで、現状を伝えるだけでなく、
「入荷予定が未確認」という事実を「申し訳ないのですが」という
恐縮する気持ちとともに伝えることができます。

この後「すぐ確認しますので、今しばらくお待ちください」と続けることで
単に事実だけを伝えるのではなく、
次の対応を知らせ、相手に安心感を与える一文にすることができます。

丁寧に伝えようとして「～しておりまして」と表現することがありますが
文章をいたずらに長くするだけなので、控えた方がよいでしょう。

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今週は、メールの文章をすっきりさせるコツについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　＜ すっきり言い換える(3) ＞
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「など」

複数のものや複数であることを示す時に使う「など」。
便利なので、つい使いすぎ、下記の一文のようになることがあります。

「基礎知識、事例、統計などの情報や、研修や講演会などの案内などを紹介」

このように言葉を列挙する時に「など」を使いがちです。

「など」に限らず、同じ言葉を一文に多用するとくどくなります。
省略して、すっきりさせてみましょう。

「基礎知識、事例、統計などの情報や、研修、講演会の案内を紹介」

この場合、具体的に挙げる言葉がなければ、「など」の代わりに
「基礎知識、事例、統計といった情報」と言い換えることもできます。

「このほかにもある」という意味で「など」を使いますが
具体的に挙げきれないために「など」でひとくくりにする場合以外は
「など」がなくても概ね、意味は通じます。

「など」を多用することで、文章全体の意味がぼやけるので
注意が必要です。

「先方に確認するなどして、対処をお願いします」

この一文も「など」は不要。「確認して」で十分意味は通じます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ すっきり言い換える(2) ＞
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「～することにしています」

・当初、開催することにしていましたが、
都合により中止することにします。

・従来、○○を利用することにしていましたが、
明日からは△△に切り替えることにしています。

上記の例文には「～することにしています」が続けて使われています。

「～することにしています」は、どちらかといえば、
今後の方針や予定といった確定的でないことを述べるときに使われる表現。

ほぼ確定し、実施される事柄に使うと、
まどろこしく、文章全体が冗長な印象になるので
「中止します」「切り替えます」と言い切る方がすっきりします。

「～することにしています」は、文字量も長いので
「～の予定です」「～の方針です」と言い換えてもよいでしょう。

上記の例文を言い換えると次のようになります。

・当初、開催する予定でしたが、都合により中止します（となりました）。

・従来、○○を利用する方針でしたが、明日からは△△に切り替わります。

ほぼ実施が確定していることに「～することにしています」を
使いすぎると婉曲を通り越し、他人事、あやふやな印象を与えるので
注意が必要です。

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今週は、メールの文章をすっきりさせるコツについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　＜ すっきり言い換える ＞
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「～ししだい」

メールの文章を書いているときに、
いたずらに長くなったり、文としておさまりが悪かったりして、
すっきりしないことがあります。

最近、メールを書いていてひっかかったのが
「確定ししだい、お知らせします」
という一文。

「その行為が終わるとすぐに」という意味で使われる「～しだい」は
「確定する」「確認する」といったサ変動詞に付くと
「確定ししだい」「確認ししだい」という表記になり
おさまりが悪いのです。

書き言葉でもおさまりが悪く感じるので、
話し言葉にすれば、なおさらでしょう。

このようなときは

「確定したら、すぐにお知らせします」
「確定した時点でお知らせします」
「確定後にお知らせします」

と言い換えることができます。
「確認ししだい」は「確認できしだい」とも言い換えられます。

今週はこのように
腑に落ちない表現をすっきりと言い換える方法を
考えていきたいと思います。

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今週は、携帯電話からのメールのマナーについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 携帯電話のメール作法（5）＞
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まとめ

今回、仕事における携帯メールのマナーや作法についてのアンケートを
とったところ、思ったほど、読者からの反応がありませんでした。

私自身もそうですが、やはりメインはパソコンのメールで
携帯メールは一時的、副次的に使われていることが多いのだという
感想を持ちました。

パソコンさながらの高機能、多機能な携帯電話も増えている昨今ですが
伝達できる文字量に限界があるのと、
パソコンのキーボードに比べ携帯電話のプッシュボタンは
使い勝手という点で少々不利でもあります。

報告・連絡・相談を考えたとき
携帯メールは「連絡」向き。簡単な報告までなら可能と考えますが

詳細な報告や相談はパソコンからのメールの方が
的確に内容を伝えられるように思います。

読者からの意見に、パソコンと携帯に同文を送信するというケースも
ありました。

＜読者アンケートより＞——————————————–

携帯とPCあてとCCを使って同文を送ることがあります。

どんな場合かと言うと、相手がネットを使って調べてから答えてくれる
と期待される場合です。
相手も即答できないかも知れない場合、ネットで調べやすくするために
PCあてにも同じ内容のメールを送信しておくのです。

（ガジェットさん 40代 男性 自営業）
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ある程度、懇意な間柄の相手には上記のような方法も適用できると思います。

私も携帯電話や携帯メールで概要だけ伝え
「詳細はメールで送っておきます」とパソコンから詳しい内容を
メールで送ることがあります。

携帯メールで仕事のやり取りができる状況を考えてみると
両者がパソコンを常時使えるわけではない仕事や状況の時に
成り立ちやすいのかもしれません。

例えば、営業職同士とか、店舗や現場に立つことがメインの職種が
想定されます。

そのような場合は、仕事用の定型文をいくつか用意していたり、
打つ文字を短縮するための特有の略語や専門語を駆使することも
あるのではないでしょうか。

そんな事例があれば、ぜひ教えてください。