今週は、読みやすいメールを書くポイントについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの文章（5）＞
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件名に要約
これだけメールが頻繁にやり取りされ、
メールというツールがビジネスの場で成熟してくると、
「メールは件名で語ることができる！」と思うことがあります。
込み入った内容は別として、
「確認しました」「受領しました」という連絡のメールは、
件名を見ただけで即座に判断できます。
実際に、私自身も件名で判断することが増えてきました。
一方、込み入った内容のメールなど、ある程度ボリュームのあるメールは、
その内容をいかに件名に集約できるかがポイントです。
まず、件名を決めてから、内容を書いていくのも一つの方法でしょう。
「何が言いたいか」をズバリ、件名にまとめるのです。
最初は、件名を考えるだけで時間がかかるかもしれません。
ですが、この方法を習慣づけておくと、
「最も伝えたいことは何か」を考えるようになり、
そこを起点に本文の文章を書くようになるので、
結論から先に書く訓練ができます。
的確な件名を書くときの参考になるのが新聞記事です。
基本的に、見出し⇒リード⇒本文という構成になっているので、
一読して、リードや本文から、
どのように「見出し」の言葉が抽出されているかを考えてみてください。
文章の要約の仕方がわかってきます。
最初は、要約したつもりでも、つい一文が長くなってしまいます。
その長い一文のどこが削れるかを考えてみましょう。
言葉を省く、言葉を言い換える、漢字に凝縮させるなど、
方法はいろいろあります。
なんとなく書いて送るのではなく、
日々やり取りするメールでも、
捉えようで文章の訓練ができることを覚えておいてほしいのです。
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