今週は、CCのやりとりについて改めて取りあげます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜「全員に返信」の使い方（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　なぜ、CCするのか？

　今週は、CCを送る際の留意点について述べてきました。
　結論は昨日書いてしまったので
　今日は、補足を少し。

　自分と相手とのやり取りで
　相手が自社の部下や関係者をCCにしたメールを
　受け取ることがあります。

　CCの相手がすでに面識のある人や
　知っている人であれば
　職場内で情報を共有するのだなと
　すぐにわかるのですが

　知らない相手がCCに含まれていると
　「え、どなた？」と戸惑うことがあります。

　これは、CCされる側も
　同様に感じるようで

　CCされている意図
　つまり、「関係者なんだから、知っておいて」
　ということだとは呑み込めても

　前置きもなく、自分がCCされていた場合
　「あれれ？　私も！？」と感じることがあるようです。

　CCでメールを送る場合は
　メインでやり取りする人、そのやりとりを同報される人
　すべてが互いを知っている状態が好ましいと思います。

　相手が知らない人をCCに含む場合には
　「情報を共有するため、当社営業の○○へも同報で送信しています」
　のようなひと言があると、
　「全員に返信」されたメンバー間の違和感が
　軽減されるのではないでしょうか。

今週は、CCのやりとりについて改めて取りあげます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜「全員に返信」の使い方（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　同報者を明記

　CCメールを受信した場合のチェックポイントとして
　誰に同報されているかを把握すること
　と昨日述べました。

　送信者側の留意点としては
　メール送信時に
　「誰に同報するか」を明記しておくと
　メールの受け手もはっきりそれを認識できます。

　例えば、メインの相手がAさんで
　同報するのがBさんの場合、
　メールの書き出しは次のようになります。

　—————————-
　　○○営業部
　　A様

　　制作のB様へも同報です。
　—————————-

　同報する人が複数になる場合は、
　「制作部スタッフの皆様へも同報です」

　直接、複数の関係先にCCで同時送信する場合は
　「○○参加者の皆様へ同報です」
　としてもよいでしょう。

　メインのやりとりに対して
　情報を共有する相手がだれかを
　最初の時点で一度、言葉にして表明し、
　お互いの立場を確認しておくことが大切です。

今週は、CCのやりとりについて改めて取りあげます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜「全員に返信」の使い方（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　同報者の把握

　メールのCCは、「写し」を意味するCarbon Copyの略。
　一対一のやりとりに留めず
　参考までに伝えておきたい他のメンバーにも
　同報する際に「全員に返信」ボタンを押して使います。

　この「参考までに伝えておきたい」がクセモノで
　どこまでの内容を、だれに伝えるかを
　送信前にきちんと見極めておかないと
　無駄にメールを送り、混乱を招くことにもなりかねません。

　受信する側も
　仕事や用件によって
　複数の人に同報されているかどうか
　気に留めてメールチェックすることも必要でしょう。

　私はいまだに
　CCメールであることに気づかず
　送信者だけに返信してしまい
　あとで「しまった！」と思うことがあります。

　だれとだれに同報されているか
　それはなぜなのか。
　事前にきちんと把握しておくだけでも
　うっかりした対応を防ぐことができます。

今週は、CCのやりとりについて改めて取りあげます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜「全員に返信」の使い方 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　読者のお便りから

　メールの機能の一つである「全員に返信」について
　読者のかたから、次のような参考事例のご紹介がありました。

　＜読者からのお便り＞———————————————-

　　先日、仕事上でのメールのやり取りにおける
　　「全員に返信」機能の使い方について
　　注意しなくては、と感じたことがありました。
　　概要は下記の通りです。

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　　弊社を含めた3社の役員クラスが集まって
　　ビジネス協業の会議を開催することなりました。

　　まず、幹事役の方から、候補日程提示のメールが
　　出席予定者だけでなく、秘書や連絡窓口となる人をCCとして
　　送信されました。（私もCCの一人です）
　
　　その後、希望日程の回答や出席者の変更等、3社のやりとりが
　　全て「全員に返信」の機能を使ってなされました。

　　その中には、下記のような内容も含まれておりました。
　　（A：会議幹事役　B：幹事会社社長秘書）

　　　A：「会議室の予約と、社長に冒頭ご挨拶いただくアレンジを
　　　　　 お手数掛け申し訳ありませんがお願いいたします」
　　 B：「社長にご予定いただきます、会議室も予約いたしました」
　　 A：「ありがとうございます、お手数おかけし恐縮です」

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　　上記幹事会社内のやり取りに関しては
　　私は、全員に返信する必要のないことだと思いました。

　　「全員に返信」は、一度で知らせることができる便利な機能ですが
　　その内容が本当に全員に知らせる必要があるのか
　　考えて使わなければいけないなぁと改めて思いました。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者 A.Mさん）
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　ピンポイントで、特定の相手だけに伝えればよい内容でも
　CCの流れで、ついそのまま、あるいはうっかり
　「全員に返信」ボタンを押してしまう…。

　こうした不要なCCメールを職場で
　受信している人は意外と多いのではないでしょうか？

　社内や関係先から次々と送信される
　CCメールに日々、煩わされ
　処理する時間を奪われているという声も耳にします。

　A.Mさんのお便りにあるように
　便利な機能であるだけに
　「本当に全員に知らせるべき内容か？」と
　送信前に今一度確認する必要を感じます。

　あなたの職場では、
　CCが無駄を増やすだけの習慣になっていませんか？

　今週は、CCを送る際の
　留意点について改めて考えてみたいと思います。