今週は、メールによる伝達の良し悪しについて考えます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　 ＜ メールは万能ではない（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　使い分けの意識

　今週、ご紹介してきた3つのケース
　・電話の方がよいとき　・長文のメール　・メールの方が非効率！？
　は、いずれも、私自身がつい最近、メールのやりとりで直面した事柄でした。

　「込み入った内容や緊急の場合は、メールより電話」というのは
　これまで、当メールマガジンで繰り返し述べてきたことですが
　未だ、メールで解決させようとして、トラブルになる事態が発生しています。

　メールそのものも、今では
　ツイッターやフェイスブックのダイレクトメールの使用など
　通常のメールアドレス以外でのやりとりも生まれていて
　手段は増加する一方。

　顔を見なくていい、という理由で、別れ話や離婚の通告、退社届けを
　メールで済まそうとする人もいる昨今です。

　「メールは伝達手段のひとつ」という意識より
　「メールが伝達手段」という意識の方が強くなると
　本来は便利なツールのはずのメールが、
　却って混乱を巻き起こす原因になることもあります。

　▼　コンピュータに勝るのは…
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　フェイスブックのメールのやりとりで仕事が完結するケースもあれば
　メールアドレスを持っていても、電話での応対を好む相手もいます。

　どちらが良い、どちらが正しいということではなく
　伝達手段が増え、ますますコミュニケーションが
　スピーディー＆ダイレクトにできるようになってきたからこそ

　それに流されたり、なんとなく使うのではなく
　人、時間、目的によって「使い分ける」スキルが必要と感じます。

　結局、人に合わせて対応を変える、という面倒なことを可能にするのは
　最新のIT機器ではなく、人の「頭の中」の使い分けの意識
　に勝るものはないように思います。

　十把ひとからげ、紋切り型の対応ではなく、
　相手に合わせた細やかな対応を意識することが
　他社や他者より抜きん出る、ヒケツなのかもしれません。

今週は、メールによる伝達の良し悪しについて考えます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　 ＜ メールは万能ではない（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　メールの方が非効率！？

　メールが普及し始めたころ、
　「今、メールしたんですが、届いてますか？」と
　電話で確認する、という今では笑い話のようなことがありました。

　すっかりメールが普及した今、
　パソコンにメール送信たしあと、さらに携帯メールで
　「今、○○の添付メール送信しました」
　と知らせてくるケースが出てきました。

　受け取ったときは、「そこまでしなくても…」と思ったものですが
　実際に、仕事柄、パソコンのメールより、携帯メールの方が
　連絡がつきやすい客先を担当したとき
　私自身も今、同じことをしていました。

　▼　いいか悪いかは別として…
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　タブレット型のパソコンを持ち歩き
　いつでもどこでもメール対応ができる人や
　G-mailに送信すれば
　パソコンでも携帯からでもチェックできるようにしている人がいる反面

　ドメインもあり、専用のアドレスも設定しているのに
　一番早く連絡がとれるのは携帯メールか電話。
　だから、パソコンにメールした内容を見てもらうために
　携帯メールに再度連絡するというケースもあります。

　メール送信したことを
　またメールで知らせるなんて効率悪い…
　と思ったこともありますが

　相手が最新のパソコンやスマートフォンを持っていても
　使いこなせているかどうかは、また別問題。

　使用頻度や熟達度の違いは人それぞれなので
　相手の状況やスタイルに合わせ、適切な方法をとるしかないと
　感じています。

　情報への対応力が自分と同じスピード、スキルの相手とだけの
　やりとりですめば、問題も支障もないのですが
　そうでないケースでは、相手に合わせることで効率が上がるということも。

　メールで知らせる方が、却って手間取るという相手もいて
　そういう時、つくづく「メールは万能ではない」と思い知らされます。

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今週は、メールによる伝達の良し悪しについて考えます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　 ＜ メールは万能ではない（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　長文のメール

　「メールではうまく伝えられない」と思った時点で
　メールから電話の伝達に切り替えてみましょう。
　と昨日、述べました。

　「書けない」「書ききれない」と思った時点で
　メールで「書く」より、電話で「話す」方法に
　伝達手段を換えたほうが、確実で効率的だと考えるからです。

　しかし、「書ききりたい」と思う人も中にはいます。
　「書き終わらないと気がすまない」「書いて伝えたい」という気持ちが
　強い場合です。

　書いて伝えることは大切ですが
　思いをこめたラブレターでも、長すぎると意中の相手に飽きられます。
　（案外、はがき一枚に大きな文字で書いた短文が心を射止めたりして…）。

　長文のメールというのは、書く側の“思い入れ”の強さに比例して
　長くなる傾向があります。

　ラブレターはともかく、ファンレター的な内容だとか
　言い訳や弁解、誤解をとこうとする場合、説得しようとする場合など
　メールが長くなりがちです。

　長文すぎるメールは、
　読む側が構えて読む割には、要点が捕らえにくいだけでなく
　長文であるほど、返信に困るものです。

　▼　長文になりそうだと思ったら…
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　パソコン画面をスクロールせずに読みきれる程度の内容が
　メールとしては適切な文字量と常々感じていますが
　それ以上になる場合は、次のような対策をとり
　少しでも相手が理解しやい工夫が必要でしょう。

　・長文である旨を件名や冒頭で知らせる
　・改行や見出しをつけるなど、メール本文を読みやすくレイアウト
　・レポート形式にしたWordファイルなどを別途添付

　このようなメールで長文にわたる伝達内容は
　可能であれば、実際に相手と会って資料をもとに話をしたほうが早い
　ということも往々にしてあります。

　長文メール（特にビジネス以外）は文章が得意な人が陥りやすい
　傾向があります。

　書く側はノリノリで書いていても、
　読む側は苦痛でしかないということも…。　
　日ごろから、用件の「核心」を書いて伝えることを心がけたいものです。

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　　　　　　　　　【ビジネスパーソン メール術】（18）
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今週は、メールによる伝達の良し悪しについて考えます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　 ＜ メールは万能ではない ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 電話の方が良いとき

　メールですべての伝達を済ませようとするのは危険です。
　メールでは伝えきれないことも多々あるからです。

　メールの伝達の早さ、手軽さ、便利さから
　伝達手段として広く、頻繁に使用されているだけであり
　メールによる伝達が必ずしも完全、万能ではないことを
　知っておかねばなりません。

　例えば、
　返信を急ぐあまり、伝えるべき内容をはしょって書いたばかりに
　相手に理解されなかったり、誤解を生むことがあります。

　込み入った内容をあれこれ考えながら書いているうちに、
　収拾がつかなくなり、要領を得ないメールを送ってしまい
　相手を困惑させることも。

　▼　こんなときはメールより電話で連絡を
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　「メールではうまく伝えられない」と思った時点で
　メールから電話の伝達に切り替えてみましょう。

　電話で連絡できない状況や、連絡をメールに限定している相手でない限り、
　うまくまとまらないメールに悩み、時間を費やすより
　電話で用件を伝える方が早く処理できます。

　相手に電話で直接確認することで、不明な点が明らかになったり
　速やかに解決できたりすることもあります。

　面識のない目上の相手に何かお願い事や依頼をする場合も
　メールよりは、まず手紙や書面、電話で連絡する方が適切です。
　（相手が多忙だからと、気をきかせたつもりが
　　メールにして大失敗という経験が私にはあります）

　急を要する場合、真意を伝えにくい場合は特に
　メールに固執せず、電話に切り替えることも必要。
　相手が理解しやすく、速やかに伝わる
　連絡手段はどちらか、状況に応じて考えてみましょう。