今週は、メールのやり取りで困ったときの対処法を紹介します。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ こんなとき、どうする？ ＞
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複数の用件があるとき
メールのやり取りの基本事項として
「1通のメールに、用件はひとつ」
があります。
ただ、「ついでに」とか、書きそびれて
一つの用件で収まらなかったり
関連する用件も添えたい、ということがあります。
用件が2つ以上になる場合は
複数の用件が読み手に分かりやすく伝わるように
「箇条書き」にしてまとめましょう。
追加事項を文で繋げていくと
・本来、一番に伝えたいこと
・その補足事項
・その他の用件
の区別がつきにくくなります。
単に箇条書きにするだけでなく
「優先すべき内容から順に挙げます」と
番号を振って優先順位を示す
あるいは
＜本題＞＜補足＞＜追記＞のような
項目で分けて、用件を整理する
といった配慮があれば
相手に正確に用件が伝わります。
肝心なのは、読む側が
混乱したり、煩わしい思いをすることなく
送信する側の意図を受け取れるか、です。
「1通のメールに、用件はひとつ」に縛られるのではなく
どうしたら「うまく伝わるか」を工夫して対処しましょう。
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【しごび】 の お す す め
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