今週は、きちんと要件が伝わる文章の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 伝わる書き方（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「事実」と「意見」を区別

　今週は改めて、文章を書くときの基本事項を
　おさらいしてきました。

　メールをはじめ、文章を書く際には
　「だれに」
　「何を」
　伝えるかをはっきりさせる。
　　↓
　次に、文章の組み立てを考える。
　　↓
　ビジネスメールの場合は
　「件名」
　「全体像」
　「部分」
　の3部構成で組み立てる。

　というのが、これまで述べてきた内容です。
　
　用件を伝えるメールの中で、比較的頻度が高いと思われるのが
　「報告する」メール
　ではないでしょうか。

　上司への報告もあれば、客先への報告
　良い報告もあれば、トラブルなどの悪い報告も
　あるでしょう。

　報告の際に大切なのは
　「事実」と「意見」を分けて書く
　ことです。

　報告のメールで
　優先すべきは「事実」。

　「事実」だけを積み重ねて書き
　自分の意見や主観的な感想、予測は後にします。

　特にトラブルの報告で、自分が感情的になってしまっていると
　「事実」より「意見」を優先させてしまうことが多くあります。

　「事実」と「意見」がごちゃ混ぜになった報告では
　それを読んだ上司や相手は、
　どこまでが事実で、どこまでが意見なのか
　分からず、状況を正しく把握できないうえに
　的確な判断がくだせません。

　「事実」と「意見」を混同しないためには
　　1）集めた情報をまず、書き出す
　　2）その情報を分類していく
　というステップを踏むと
　「事実」と「意見」を整理しやすくなります。

　「伝わるメール」とは
　・結論がすぐに分かり
　・読み手が知りたい情報は「何か」を考え
　　「事実」と「意見」を区別して
　・わかりやすく
　まとめられていることがポイントです。

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