今週は、きちんと要件が伝わる文章の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 伝わる書き方（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　誰に、何を伝えるか

　今週は改めて、文章を書くときの基本事項を
　おさらいしています。

　伝わる文章にするには
　「だれに」
　「何を」
　伝えるかをはっきりさせておく必要があります。

　「だれに」　…　対象
　「何を」　　…　目的

　「だれに」向かって書くのかが明らかになれば
　「何を」書くかもはっきりしてきます。

　例えば、新製品を紹介する文章で
　
　1）その製品をすでに知っている「社内の人」に向けて書くのと

　2） その製品をまだ知らない「社外の人」に向けて書くのとでは

　メールの文面が変わってきますよね。

　1）の場合は、製品について細かい説明はいりませんが
　2）の場合は、どんな製品か、特徴や仕様を説明する必要があります。

　メールに限らず
　ブログやフェイスブックの書き込みも
　「だれに」という意識が働いて書かれた文章は
　分かりやすく、言いたいことが伝わります。

　しかし、「だれに」を意識せずに書かれた文章は
　独りよがりな文となり
　何を言いたいのか、何を伝えようとしているのか
　がわかりません。

　自分がよく知っていることでも
　相手は知らないかもしれない。

　自分には当たり前のことでも
　相手が当たり前とは限らない。

　こうした視点を持つことで
　「相手」に伝えるには
　「何を」「どのように」説明すべきかが
　見えてきます。

　文章を書く前に
　　「だれに」　…　対象
　　「何を」　　…　目的
　がはっきりしているか、確認してみましょう。

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　【しごび】 の お す す め
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今週は、きちんと要件が伝わる文章の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 伝わる書き方（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文の整理

　今週は改めて、文章を書くときの基本事項を
　おさらいしています。

　伝わる文章にするためには
　「文章を短く」
　することが大切と、昨日述べました。

　文を短くするには
　不要な接続語をカットし、
　意味の切れ目で文章が完結するように
　整理することも必要です。

　例えば、下記の説明文を見てみましょう。

　　当ブロックセンターは、中四国9県の配送センターにおける
　　荷物の受入状況や、未配送品の在庫状況等を把握したうえで
　　県の枠を超えた広域的な集配管理の展開を行うとともに、
　　業務の効率化・合理化を進めつつ、サービスの向上を
　　図っていくことを目的に運営されます。

　上記の文例は
　「1文1情報」どころか
　「1文」に複数の情報が詰め込まれ
　分かりにくい文章になっています。

　「～したうえで」
　「～とともに」
　「～しつつ」
　を使って、文章をだらだらと続けているため
　ポイントが押さえにくいのです。

　では、意味の切れめで文章を切り
　短く整理してみましょう。

　　当ブロックセンターでは、次の3点を目的に運営しています。
　　1）中四国9県の配送センターでの荷物の受入状況や、
　 　　未配送品の在庫状況等の把握
　　2)県の枠を超えた広域的な集配管理の展開、
　　3)業務の効率化・合理化を進め、サービスの向上を図る

　句点で区切って、短文にまとめてもいいですが
　上記のように箇条書きにすると
　3つの目的がより明確になります。

　できるだけ
　文の「主語」と「述語」を近づけて
　文章を短く、分かりやすくまとめることを
　心がけましょう。

今週は、きちんと要件が伝わる文章の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 伝わる書き方 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1文1情報

　今週は改めて、文章を書くときの基本事項を
　おさらいしてみたいと思います。

　伝わる文章にするための心がけの一つに
　「文章を短く」
　することが挙げられます。

　例えば
　ビジネスメールでファーストコンタクトをする際
　自己紹介をしますね。

　このときも、肩書をずらずらと並べるより
　「どこの」「だれ」
　という情報が即座に相手に伝わる方が印象に残ります。

　×　はじめまして。
　　　私は、ABC商事、広島支社の販売営業部
　　　プロフェッショナルサービス部
　　　サービス課の佐藤太郎です。

　○　はじめまして。
　　　私は、ABC商事、広島支社の佐藤太郎です。

　　　販売営業部　プロフェッショナルサービス部
　　　サービス課に所属しております。

　ここで、相手に優先して伝えるべきは
　「どこの」　…　ABC商事、広島支社の
　「だれ」　　…　佐藤太郎
　ということです。

　所属については、後付けでよく
　優先順位をつけて文を分けることで、相手に
　「ABC商事　広島支社の佐藤太郎」
　を印象づけることができます。

　このように、文章を書くときは
　「どこの」「だれ」
　「何が」「どうした」
　という短い文章でまとめることがポイント。

　「1文1情報」
　になるよう、優先すべき項目を整理して文章にすると
　相手に伝わりやすくなります。

今週は、読者のかたからいただいた質問に回答します。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 読者からの質問（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「ら」

　VOL.1987＜ 文章のぜい肉をすっきり！（2）＞　
　「など」に関連したの質問です。

　＜読者からの質問＞　———————————————-

　　「本社に集まった支店長が」と限定・・・
　　の件ですが
　　「本社に集まった支店長らが」
　　と、「ら」を付けたら、
　　礼儀上、失礼にあたるとか、贅肉などで問題があるでしょうか

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者　仙人さん）
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　VOL.1987の該当記事を再掲しますと…
　———————————————————-
　「など」は例示する表現のため
　「友人など」と書くと
　友人以外の人々も含む意味合いになります。

　「本社に集まった支店長が」と限定するか
　「本社に集まった支店長や営業所長が」と他の役職も挙げると
　文が明確・明快になります。
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　上記に記事に対して
　「など」に代わり「ら（等）」を付けるのはどうか？
　という質問です。

　「ら」は大辞林によると
　人を表す名詞・代名詞、また指示代名詞に付いて、複数であることを表す。
　目上の人を表す語には付かない。
　とあります。

　また、「共同通信社　記者ハンドブック」には
　人については一般に「ら」を使うが
　より丁寧に言うときは「○○さん（を）はじめ」とする
　とあります。

　したがって、部下がメール文で
　「本社に集まった支店長らが」とか「部長らによる会議」
　と表記するのは、避けた方がよいでしょう。

　「彼らの意見」
　のように上司が部下に使うのはOK。

　部下が上司に使う場合は
　「支店長はじめ各支店の担当者が」
　という表記の仕方もあります。

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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　病と付き合いながら、イキイキ暮らす
　そんな生き方の話を聞きたいと思っています！

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　　 　　　第９回　【仕事美人　トーク・カフェ】
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　　　　　 広島難病団体連絡協議会　事務局長
　　　　　　　　 斉藤 文子さん
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　　日　時 　８月９日（金） １８：３０～２０：３０

　　会　場　 広島市中区大手町のカフェを予定（広島市役所近く）

　　参加費　　「仕事美人のメール作法」読者　2000円
　　　　　　　一般　3000円
　　　　　　　★　おいしいコーヒーとお菓子 付

　　定　員　 １０名（定員になり次第、締め切ります）

　　※お車でお越しのかたは周辺のコインパーキングをご利用ください。

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　★お申し込み方法は…

　　　・件名「トークカフェ９」として
　　　　お名前と連絡用アドレスを
　　　　kamigakiss★gmail.com　（★を＠に変えて送信を！）
　　　　までお送りください。