今週は、読者の方からの質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問 ＞
◆─────────────────────────────────◆
同報メールの対応
＜読者からの質問＞————————————————
今日は同報メールの出し方返信の仕方について
お聞きしたくメールいたしました。
部署内で4人に同報メールをするとき
宛名は一人一人4人の名前を書いています。
そのあとに自分からの発信がわかるように
「○○（自分の名前）です」と書いています。
書き出しはこれでよいのでしょうか。
また、返信をつけるときには
全員に返信をつける方と
発信した私にだけ返信される方といらっしゃいます。
このようなときの返信の仕方も教えてください。
（読者 K.Kさん）
——————————————————————
▼同報メールの書き出しについては
送信者がだれか、すぐにわかる書き方で
まったく問題ありません。
▼同報メールへの返信についてですが
内容によると思います。
その返信を全員で共有したほうが良い内容であれば
「全員に返信」し
個別に対応したほうがよい内容であれば
「各人に返信」
するのがよいと考えます。
同報メールの場合
1）返信が必要ない内容
2）各人からの返信を要する
3）同報した一部の人からの返信を要する
上記の3パターンが考えられますが、
1）の場合は、返信が不要である旨を
送信する際に一言添えておくとよいかもしれません。
2）と3）の場合は、
送信するメールに返信が必要であることと
返信方法を明記しておくとよいのではないでしょうか。
2）で、全員が返信内容を共有したほうがいい場合は
「上記の件に関して、情報共有のため
全員に返信をお願いします」
3）の場合は
「上記の件に該当する方は、木村まで返信をお願いいたします」
といった書き方です。
事前にこういうことを書いて送信すると
返信がばらつくことがないように思います。
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信！
【仕事のメール心得帖】有料版 登録はこちらから
