今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 読者からの質問 ＞
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社会人になる前に…

＜読者からの質問＞————————————————

これから社会人になる人たち向けの
ビジネスメールの出し方、受け方について、
「お伺いメール」「確認メール」など、いろいろな場面別のものを
メルマガで取り上げてほしいです。　　　　　　　　（40代　男性読者）

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先日、大学生を相手に仕事をしている友人から
メール対応で苦慮していることを聞いたばかりなので
上記の質問の答えとして、ご紹介します。

学生からのメール対応で困ること

1）件名がない
2）5W1Hが分からない

ということでした。

1）件名がない
これは、日頃のメールのやり取りが
携帯電話やスマートフォンからということに関係しているようです。

ケータイやスマホのメールでは
件名なしで、いきなり本文というパターン
件名だけのパターン
が多く、

LINEやFacebookなどにいたっては
件名も不要。

通常、パソコンでやりとりされるビジネスメールのように
メール本文の要旨をまとめて「件名」とし
件名だけでメール本文の概要を判断する
という習慣がないことによると思われます。

でも、仕事では
件名のないメールは
迷惑メールとして見過ごされることもあります。

社会人になって戸惑わないためにも
件名に用件をまとめる訓練は
日頃から心がけておきましょう。

2）5W1Hが分からない

自分の名前を名乗らない、主語がない
誰に、何を、いつ、どうしてほしいかが分からないメールが
とても多いとのこと。

これも、相手とダイレクトにつながる
携帯・スマホメールの影響かと思われます。

相手が懇意な相手であるほど
自分の名前を名乗ることも
主語や目的語を省いてもなんとなく伝わる……

そういうやり取りに慣れていると
「5W1H」を意識することがありません。

電話で会話するような感覚でツーカーで通じてしまう
主観的なメールのやり取りに慣れていると
社会に出て、一番対応に苦慮するのは
こうした「客観的に用件を伝える」メールが書けないことです。

「いつ」「どこで」「だれが」「なにを」「なぜ」「どのように」
を意識して、日頃からメールを書くことが
社会人になる人たちには必要な基本事項です。

まずは
自分を知らない人にも
誰からの何を目的としたメールであるかが伝わる
メールを書く訓練を始めてほしいです。

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