今週は、否定→肯定表現への変換についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法              < 否定より肯定(4)
◆─────────────────────────────────◆
                     自分の都合より相手の立場

今週は、よく使ってしまいがちな否定表現を
肯定的に書きかえてみましょう。

A)「来なくていいですから」

と相手に伝える場合、このままでは少々表現が乱暴です。
この場合は

B)「ご足労いただくには及びません

と返します。

A)は、自分の都合による拒絶
という印象なのに対し
B)は、相手の立場で「そこまでする必要はない」ことを
伝える言い回しです。

上記とは別に
ごく最近あった事例を紹介します。

ある会社から
電子書籍出版の提案がありました。

資料には
出版に際し、数十万円の委託費が必要とあったので
断ることにしました。
気持ちとしては

C)「委託費を払ってまで出版するつもりはありません

ですが、このまま送信するのは言葉が強すぎると思い
前文に「せっかくのお話ですが」を添え、下記のように改めました。

D)「あいにく出費を要する出版を望んでおりません

婉曲に書きすぎたきらいもありますが
C)は自分の都合を全面に出した否定
なのに対し
D)は相手の提案に対して不都合がある点を説明
したつもりです。

否定や拒否の意思を伝える場合は
自分の都合や感情を前面に出すと角が立つので

相手の立場で言い換えたり
婉曲な言い回しを探してみましょう。

私自身も
最初はC)の文を書いていましたが
ストレートすぎると思い
D)に書き換えました。

メルマガ詳細 メルマガ詳細
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今週は、否定→肯定表現への変換についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法                     < 否定より肯定(5)
◆─────────────────────────────────◆
                                                                   肯定表現で成果が変わる

今週は、よく使ってしまいがちな否定表現を
肯定的に書きかえる例を挙げてきました。

そんなやり方じゃダメですね」
こうすると、もっとうまくできますよ」

「30日までに提出してもらわないと困ります
「30日までに提出していただけると助かります(ありがたいです)

そんなことも知らないの?」
こういう方法がありますよ

いずれも、上が否定的な表現で
下が肯定的に書き換えた表現です。

見ての通り
否定的な一文より、肯定的な一文の方が
気持ちが前向きになり、次の行動に結びつきます。

仕事をしていくうえで大切なのは
一定の成果を上げることで

それに関わる
人の優劣をつけたり
能力を比べたり、批判し合うことが
目的ではありません。

方法を知らない相手には教える
間違っていれば、正す

そのとき、否定的な感情から入るのではなく
不可能を可能にする方法とか
誤りを修正する方法といった
具体策を提示できるといいですね。

相手が次のステップに
気分よく進める道筋をつけるのは
肯定的なコミュニケーションからではないでしょうか。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

広島の酒蔵取材を担当しました!「きもので酒さんぽ」絶賛発売中!

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む