今週は、メールに代わるコミュニケーションについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メール以外の伝達を考える ＞
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メールで伝達する方がよい場合
今さら言うまでもなく
メールはビジネスに必須の伝達手段です。
電話、FAX、メールというのは
仕事のやり取りをするうえで知っておかないと
困りますよね。
メール以外にも
FacebookやLINEといったSNSを連絡手段として
使うケースも増えています。
伝達手段が増えるということは、
便利になった反面
TPOに合わせ、その状況に応じた最適な方法で
連絡を取るという「使い分け」も必要になります。
メールはいつでも即時に連絡ができる点では便利な伝達手段ですが
表情や声色までは伝わらないので
言葉の使い方に細心の注意を払わないと
誤解を与えたり、相手を不快にさせることもあります。
電話にするか、メールにするかの
わたし自身の区別の目安は
その伝達内容が
「記録として残すに値するか否か」で
記録として残した方がいい場合は、メール
記録として残す必要がない（残すと不都合な）場合は、電話
と使い分けています。
例えば、社内報の校正作業では
先方にも電話ではなくメールで指示をください
と伝えています。
電話の方が楽だから、一度に済むから
という考え方もありますが
記録として残しておかないと
後で「あのとき、指示をした」「いや、指示を受けてない」
という押し問答になりかねないからです。
相手が面倒がる場合は
「先ほどお電話いただいたご指示は、下記の内容で承りました」
とメールにまとめ、送信します。
一定期間、やり取りが続く場合は
経過がメールをたどれば分かるようにしておくと
トラブルが発生したときに「証拠」として提示できます。
でも、必ずしも伝達がメールでなくてもいい場合もあります。
今週は、メール、電話、SNSを使った
伝達について最適な使い分けについて
考えていきたいと思います。
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【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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先般、告知しました
11月28日（金）開催の
【 しごび 読者の集い in 横浜 】。
あっという間に十数名の参加申し込みがありましたので
申し込みを締め切ります。
お申込いただいた皆さん、
返信が遅くなっていますが、承ってます。
ご新規の方、リピートの方
東京から参戦の方、結婚が決まった方
横浜でお会いできることを楽しみにしています！
改めて、参加受付のご連絡をしますので
しばしお待ちを！
