今週は、長期にわたるやりとりの対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 件名、ファイル名の工夫（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　表示の設定

　今週は、長期にわたり、大量のメールをやりとりする際の
　メールの件名やファイル名の工夫について取り上げてきました。

　「メールの件名は具体的に」
　と、よく言われることですが

　手っ取り早く具体的にする方法が
　数字の活用です。

　「日付」「通し番号」があるだけで
　メールを送受信するときだけでなく
　どんどんメールがたまり、膨大な量となっても
　後で整理がしやすく、見つけやすくなります。

　元のデータを
　何度か更新（修正）していくような場合も
　　ファイル名に「日付」と「通し番号」を
　入れておけば、データの混同や取り違えが避けられます。

　メールは、受信トレイの設定を
　「受信日時」の「降順」に表示されるようにしておけば
　常にメールが「来た順」に確認できます。

　これは、ファイルを格納しているフォルダの
　表示にも活用するとよいですね。

　フォルダの「表示」設定で
　「並べ替え」の順番を「更新日時」とし
　「降順」に表示されるようにしておけば
　常に最新のデータがフォルダの先頭に表示されるので

　データの数が増えても
　最新のデータが何かを把握できます。

　やりとりするデータやメールの量が増えるほど
　後で、「あのデータはどこに行った！？」と探さずに済むように
　整理しやすい件名、フォルダ名を意識しておきましょう。

　日々のやり取りに追われていると
　「まぁ、いいか」で流してしまいがちですが

　メールのやり取りや、データを共有するチームやで
　表示のルールを決めておくことも
　ミスやトラブルを防ぐために重要です。

　面倒がらずに
　「日付」「通し番号」を付けることを
　習慣にしておきたいですね。

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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　年忘れスペシャルということで
　企画しました。

　☆————————————————–☆
　　　　　 【仕事美人　トーク・カフェ】スペシャル
　　　　 　————————————–
　　　　　日本の「前掛けスピリット」を世界に売る男
　　　　　　　　　 有限会社エニシング代表
　　　　　　　　　　　 西村 和弘 さん
　☆————————————————–☆

　　日　時　１２月１３日（土） 15:00～17:00

　　会　場　 たのけんレンタルフロア
　　　　　（広島市中区広瀬北町3-11和光広瀬ビル8F）

　　参加費　 一般 ⇒ 3000円　　　※ 飲み物とお茶菓子 付

　　　　　　【しごび】読者 ⇒割引あり

　　※ 会場で、西村さんの著書の販売も予定しています♪

　☆————————————————–☆

　ゲストは
　『お金をかけずに田舎ではじめるネット通販』の著者で
　　
　前掛け通販専門店「エニシング」代表の
　
　西村和弘さんです。

　★お申し込み方法は…

　　件名「トークカフェS」として
　　お名前と連絡用アドレスを
　　kamigakiss★gmail.com　（★を＠に変えてメール送信を！）
　　まで、お送りください。

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今週は、長期にわたるやりとりの対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 件名、ファイル名の工夫（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 添付データのファイル名

　今週は、長期にわたり、大量のメールをやりとりする際の
　メールの件名やファイル名の工夫について取り上げています。

　件名も大事ですが、添付するデータのファイル名も
　とても大事というお話。

　例えば、こんなケース。

　章ごととか、項目ごとに
　まとまった量の文字原稿をWordを使って
　相手に送るとします。

　担当者に原稿チェックを受けるために

　自分　→　相手に　Wordのデータを添付メールで送信。
　相手　→　自分へ　修正指示をPDFの添付でメールで受信。
　自分　→　相手に　修正したWordのデータを再度、添付してメールで送信。

　というやり取りを行う場合
　原稿を書いたWordデータのファイル名が
　「50年史　原稿」
　だけでは、後々、送信したり受信したデータの区別がつかなくなり
　混乱・間違いの元です。

　このように、幾つもの似たような形式、ファイル名のデータを
　一定期間やりとりする際は

　ファイル名に
　内容（タイトル）だけでなく
　・日付
　・通し番号
　を明記すると、

　データがたまっても
　後で見分けがつきやすいです。

　例）
　20141106　50年史　P100-110 （1）
　￣￣￣￣　￣￣￣　￣￣￣￣　￣￣
　年月日　　内容　　ページ数　通し番号

　同一名のファイルを何度かやり取りする場合は
　「通し番号」
　を付けるだけで、整理しやすくなります。

　印刷物の原稿のやりとりでは、通し番号の代わりに

　初校　修正1　修正2　……
　初校　再校　三校　最終　

　といった「順番」をファイル名に明記することもあります。

　ファイル名では
　「何」のファイルかということも重要ですが
　「何番目」のファイルかも
　意識すると、

　ファイルの取り違えやだぶりを
　未然に防ぐことができます。

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　【しごび】 の お す す め
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　昨日から始まっています！

　関西の方は、ぜひ、お運びください。
　阪神美術画廊（阪神梅田本店　9階）にて開催中の
　「薫風展」

　11月11日（火）まで！

　各分野で活躍中の、若き6人の男子が結集した
　アーティストユニット“薫風（くんぷう）”。

　その一人、木工作家の
　竹部徳真さんの木工作品に注目です。
　（「仕事美人トークカフェ」の史上2人目の男性ゲスト！）

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今週は、長期にわたるやりとりの対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 件名、ファイル名の工夫（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　件名に「いつ」「どの」「何」を明記

　今週は、長期にわたり、大量のメールをやりとりする際の
　メールの件名やファイル名の工夫について取り上げています。

　例えば、社内報の制作を何人かのチームで進めていく場合
　メールの件名が
　「社内報について」
　というのは後々、間違いや混乱の元です。

　なぜなら、

　・「いつ」発行の「どの」社内報か分からない
　・社内報の「何」についてなのか分からない

　からです。

　社内報のような発行物は、1回で終わりということはなく
　毎月とか、隔月とか、年4回とか
　発行周期が決まっており、

　「11月号」とか「99号」とか
　号数も付いています。

　「社内報　99号について」
　「2014年11月号の社内報について」

　と、少なくとも
　「いつ」発行の社内報なのか
　件名でも明らかにしておきましょう。

　毎月発行のように、発行の頻度が近いものだと
　メールのやりとりをしているうちに
　どの発行月か、どの号数か
　わからなくなってきます。

　続いて、
　社内報の「何」について伝える内容のメールなのか

　「社内報99号への寄稿について」
　「2014年11月号の社内報　修正依頼」

　といった具合に
　件名に明記します。

　上記は分かりやすい例として挙げましたが
　実際は

　「社内報99号3ページの追加写真3点を送付します」
　「2014年11月号の社内報の初校PDFをDropboxに入れました」

　と、データの所在が「どこ」にあるかまで示した
　細かい件名を書いたりもします。

　ここで、曖昧な件名にしていると
　たまったメールをチェックするようなときに

　どのメールか重要で、どれを確認するべきか
　いちいちメールを開いて調べることになるので
　後でもひと目見て内容が分かる具体的な件名にしておくことが肝要です。

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　【しごび】 の お す す め
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　配慮ができる人のことを
　配慮ができる人は必ず見ている、気づいている……

　そうなんですよね。
　配慮ができる人同士は呼応し合える気がします。

　第138号 　 観客を意識
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　　【　営業マン河村操はコミュニケーションする　】
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