今週は、メールの署名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 署名について考える(3)
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署名のボリューム

「メールの署名は。最小の自分メディア」であると
かつて、このメールマガジンや著書で述べてきました。

所在地や連絡先といった基本情報に加え
自社や自分のPRを添えることで
自分発のメディアになる──

という考えは
今も変わりませんが

署名による過剰な自己PRは
少々、見苦しさも感じます。

何より、メールのやりとりが続いたときに
長くて要素てんこ盛りの署名は
いたずらにスペースを取り、目障りに感じるものです。

目安としては
社名、名前、連絡先、所在地という
基本要素で構成された署名に
飾り罫を含め、10行程度に収まるくらいの
ボリューム。

PRの要素を加えるなら
関連する事業やサービスのURLを数行添える程度が
スマートではないでしょうか。

基本要素以外に
ブログやらメルマガやフェイスブックのURLを
めいっぱい並べて、

15,6行におよぶ署名を見かけますが
やり過ぎ感がいなめません。

ファーストコンタクトの際や
1日に何通ものメールのやりとりが続くような場合は
ボリュームダウンした署名に切り替えて
使い分ける配慮があってもよいと思います。

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今週は、メールの署名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 署名について考える(2)
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署名に所在地は必要か?

昨日は、メールの署名を構成する
基本要素を挙げました。

▼署名の基本要素< 署名について考える >VOL.2296

メールのやり取りに使う署名には
社名、名前、メールアドレスがあれば十分。
所在地まで入れる必要はない?

わたしはそうは思いません。

例えば、
メールのやりとりの後、相手を訪問するといった場合に
メールの署名に所在地やWebサイトのURLがあれば
アクセスの方法がすぐに分かるのです。

なければ、相手の名刺を探したり
社名や店名を手掛かりに検索して探すしかありません。

個人営業している店舗に多いのですが
フェイスブックやブログで盛んに情報発信し
集客に余念がないけれど

いざ、訪ねようと思っても
所在地の表示やアクセス方法が
フェイスブックの「基本データ」にも
ブログにも表示がなく
「行きたくても行けない」状態に。

小さなことではありますが
表示一つが機会損失にもなっているわけです。

メールの署名に情報を詰め込みたくない
という場合は、せめて
クリックすれば連絡先や所在地が分かる
WebサイトのURLを入れておきましょう。

ビジネスをするうえで、メールは
主要な伝達ツールですが
やりとりは電話や郵送・配送、直接訪問するなど
メール以外にもあります。

日頃、もっともよく目にする機会の多いメールには、
電話やFAX番号に加えて、所在地も
基本情報として明示しておくことをお勧めします。

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今週は、メールの署名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 署名について考える
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署名の基本要素

当メールマガジンでも何度か取り上げてきたことのある
メールの署名。

すでにそれぞれの会社や部署、個人で
署名をつくり、メールソフトに設定して
活用中のことと思います。

ビジネスメールで使う署名の
基本的な構成要素を
おさらいも兼ねて挙げてみましょう。

・名前
・社名
・部署名
・メールアドレス
・電話番号
・FAX番号
・所在地

といったところでしょうか。

名前には、英文字表記も一緒に入れておくと
ふり仮名代わりになります。

部署名は必要に応じて入れますが
役職名は基本的に署名に入れなくても
問題ありません。

連絡先として
メールアドレスのほかに
電話番号やFAX番号も併記を。

メールだけでやりとりするとは限らないので
メールアドレス以外の連絡手段は複数
明示しておく方がよく
場合によっては
携帯電話の番号やアドレスを入れてもよいでしょう。

会社やオフィスの所在地も入れておく方が親切です。
そのときは郵便番号を入れることをお勧めしています。

なぜなら、郵便物や送付物がある場合
メールの署名で所在地を確認するというケースもあるからです。

署名は「誰からのメールであるか」を
明らかにするツール。

相手に、どこのだれからのメールであるかを
確認してもらうためのものでもあるので

最低限の情報として、連絡先や所在地を
きちんと盛り込んでおくことが必要です。

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今週は、間違いやすい同音異義語についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 間違いやすい言葉(5)
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「受給」と「需給」

今週は、同じ音でも字と意味が異なっていて
間違いやすい言葉を紹介してきました。

「受給」と「需給」の
使い分けはできていますか?

いずれも文字通りの意味を持つ言葉で

受給」は、給与や配給を受け取ること。

例)年金の受給 厚生年金の受給資格

「需給」は、需要と供給のこと。
需要の「需」と供給の「給」の組み合わせと捉えてよいでしょう。

例)需給関係 需給のバランス

このように、2つの言葉を並べてみれば
違いはある程度分かるのですが
パソコンで文字入力をするときは

「受給」とすべきところを「需給」にしたり
「需給」とすべきところを「受給」にしたりと
1字の違いを見過ごして入力ミスが起こりがちです。

パソコンの文字変換機能に頼りきらず
適切な変換になっているか常にチェックする意識を持ちましょう。

長文になるほど、入力ミスをしやすく
読み返しても気づかないことがあります。

パソコン画面だけでチェックせず
一度、プリントアウトして紙ベースで読み返すと
精度が上がります。

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今週は、間違いやすい同音異義語についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 間違いやすい言葉(4)
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 「主意」と「趣意」

今週は、同じ音でも字と意味が異なっていて
間違いやすい言葉を紹介しています。

主意」と「趣意」の
使い分けはできていますか?

主意」は文字通り、主な意味や考えのこと。
中心となる考えやねらいを意味します。

例)意見書の主意を読み取る

趣意」は、物事を始めるときの考えやねらいのこと。

例)設立趣意 会合の趣意

似たような使い方をする言葉として
「主旨」と「趣旨」があります。

主旨」は、考え・文章・話などの中心となる事柄。

例)話の主旨 判決理由の主旨

趣旨」は、あることをする理由・目的。

例)会社設立の趣旨 趣旨に反する 修正案の趣旨

「主旨」が伝えようとしていることの最も中心となる事柄
なのに対し
「趣旨」は、伝えようとしていることの目的や理由
を指します。

新聞用語では
「主旨」と「主意」は
「趣旨」と「趣意」に統一されていますが

物事の主(=メイン)となる事柄
という意で「主意」「主旨」は
「趣意」「趣旨」と使い分けたいところです。

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今週は、間違いやすい同音異義語についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法           < 間違いやすい言葉(3)
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 「もと」の使い分け

今週は、同じ音でも字と意味が異なっていて
間違いやすい言葉を紹介しています。

使用頻度は高いのですが、意外と違いがうろ覚えという言葉に
「もと」があります。

書き分けできていますか?

一般的に使われているのが「元」。

 例)製造元、親元、混乱の元、元通り、元を取る、元の意味

基本、基礎を意味するときは「基」。

 例)基になる資料、資料に基づいて書かれた

支配下にあることや、手段などを指すときは「下」。

 例)命令の下に動く、監視の下で、一定の条件の下

末の対語としてや、本来という意で用いるときは「本」。

 例)本を正せば、本はといえば、本を絶つ

原料とか原因を指すときは「もと」と平仮名書きにします。

 例)だしのもと、口は災いのもと

「味の素」は商品名なので「素」が使われていますが
新聞表記では平仮名に統一されています。

私は「基」と「元」を混同することが多いので、気をつけています。

「本」はあまり使いませんが
「本を絶つ」のように慣用句として使われることが多いので
そのまま覚えておくとよいでしょう。

このように一つの読みに対して、複数の漢字が当てはまる場合の
使い分けの指針となるのが「記者ハンドブック」です。
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