今週は、メールをわかりやすくする番号の付け方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 番号を付ける効用(3)>
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番号を付けて箇条書き
今週は、メールのやりとりで
番号をつけることの効用について取りあげています。
メールは箇条書きで表記すると、ポイントが整理され
書き手にも読み手にもわかりやすい内容になります。
例えば、原稿の修正を指示する場合
修正箇所は次の3カ所です。
1)AをBに差し替え
2)CをDに修正
3)EからFに変更
と番号を振って整理しておけば、修正箇所が明らかなうえ
返信する際も
1)と2)については対応済みです。
3)の変更は・・・
のように、問題とする箇所をメールの送り手・読み手とも
認識しやすくなります。
箇条書きで整理した内容に、さらに次のような観点で番号を付けていくと
より一層、意図が伝わりやすくなります。
・優先順位 … 何から手を付けたらいいか、優先させる事柄順
・順番(手順) … 段階を追って、プロセスを伝える
・時系列 … 時間の経過順
▼ いくつポイントがあるかを冒頭で示す
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
さらに、箇条書きにする際、その冒頭に
「修正箇所は3カ所です」
「○○○○○の注意点は下記の5点」
と、いくつポイントがあるかを示すとよいでしょう。
私は「3」か「5」にポイントを絞るようにしています。
5以上になると項目が多く、
関心や注意を引き付ける力が弱くなると思うからです。
項目が多すぎるのも同様の理由で避けます。
いくら箇条書きに整理しても、分ける項目が10以上ともなると
重要度が薄れるように感じます。
そのような場合は
1)○○○について
1.
2.
2)△△△について
1.
2.
このように大項目、中項目、小項目と階層をつけて
整理する方法もあります。
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【しごび】 の お す す め
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