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今週は、間違いやすい言葉について取りあげます。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法              < 言葉の誤用
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                            国語世論調査より

9月4日に発表された文化庁が発表した2008年度の国語世論調査の結果を
ニュースや新聞でご覧になったかたも多いと思います。

平成20年度「国語に関する世論調査」の結果について

言葉や慣用句の主な調査結果の中にあった「破天荒」。
その意味を「豪快で大胆な様子」と私も思いこんでいたので
本来の意味が「だれも成し得なかったことをすること」と知って
軽くショックを受けました。

慣用句の「采配を振る」も「采配を振るう」と思い込んでいました。

思い込みのまま誤って使っている言葉が、この歳になっても
まだあるなんて…。

この調査は、全国16歳以上の男女、1,954人から回答を得たもので、
下記のようにいずれも、誤用の方を正しいと選んだ人が
過半数を占めています。

▼「破天荒」の意味
○「だれも成し得なかったことをすること」と回答 → 16.9%
×「豪快で大胆な様子」と回答          → 64.2%

▼「チームや部署に指示を与え、指揮すること」を表す慣用句
○「采配を振る」と回答 → 28.6%
×「采配を振るう」と回答 → 58.4%

こうした言葉の誤用について、
「言葉は生き物。時代とともに変化していくのは自然」
「正しい言葉でなくても、他の人に意味が通じれば問題ない」
とする考えもあります。

ですが、私はうろ覚えやなんとなく理解したまま、
周りも使っているからと流されるより、
少なくとも自分で調べて、本来の意味や違いは知っておいていい
という考えです。

今週は、間違って使いやすい言葉をピックアップして
ご紹介します。

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今週は、メールをやりとりする際に気をつけたいことについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法          < ちょっとした気配り(5)
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メールでフォロー

今週は、メールをやり取りする際のちょっとした心遣いについて
取り上げてきました。

日々の仕事で、メールの使用頻度は高まるばかりですが
当メールマガジンで変わらず言い続けているのは
「メールに依存しない」ことです。

特に、相手にすぐに知らせたいとき、すぐに確認したいときなどは
メールを送信するより、電話で連絡をとるほうが確実なのは
周知の通り。

連絡や伝達手段として
メールが最適か、電話かFAXか、対面か、あるいは文書で送付か…
その時々でベストな選択をしていくことが必要です。

▼ メールの利点をフル活用
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ただ、メールの即時性、スピーディーな点は
大いに活用すべきで
電話するまでもない事柄をメールで伝えたり
対面後のフォローをメールでひと言添える
というときにはとても便利。

特に私の場合は、言いそびれたことを
メールに書いてすぐ送っておくことにしています。
聞き忘れ、言い忘れも、メールの後追いでかなり補完でき、
記録として残るので重宝しています。

相手がパソコンの前にいるということが分っていれば
メールでのやり取りは便利このうえありません。

メールで概要を知らせた後、画像などのデータを複数送信したり
電話で話した後、メールで追加事項をフォローしたり
伝達手段としてメールを軸にする、あるいはサブにするというやり方で
効果的にメールを活用したいですね。

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今週は、メールをやりとりする際に気をつけたいことについてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法          < ちょっとした気配り(4)
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                         雑談を引っ張らない

今週は、メールをやり取りする際のちょっとした心遣いについて
取り上げています。

メールで仕事の用件を伝え終えた後
相手に対する気遣いの言葉をひと言添えると感じがよいものです。

「○○のイベント、盛況だったとのこと。お疲れ様でした」
「先日、教えていただいたお店、早速行ってみました」
のように、相手に関すること、相手から得た情報につて触れる

あるいは、懇意な相手なら
「また、飲みに行きましょう」とか
「昨日のブログの記事、おもしろかったですね」
といったひと言でもよいでしょう。

相手のことを気にかけていることが
短い言葉で表現できればベストです。

▼ 答えずにすむ表現を工夫
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
一方で、注意したいのは
そうした気遣いのひと言が「ひと言」で終わらず
却って相手に負担を強いる場合です。

例えば
「○○のイベント、盛況だったとのこと」で終わらず
「人の入りはどのくらいでしたか?」とか

「また、飲みに行きましょう」ではなく
「また、飲みに行きませんか?」のように、

ちょっとしたひと言を疑問形で終わらせてしまうと
書いた方は返信を強いるつもりはなく
“言葉のあや”で軽い気持ちで書いたことでも
相手は「答えなくては…」と返信することになります。

相手を気遣ったり、思いやって添えたりした最後のひと言が
メールを長引かせる原因にならないよう
問いかける表現は避け
文章を完結させるようにすることがポイントです

 

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今週は、メールをやりとりする際に気をつけたいことについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < ちょっとした気配り(3)
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返信への配慮

今週は、メールをやり取りする際のちょっとした心遣いについて
取り上げています。

頻繁にやり取りがある客先から届くメールには
仕事の依頼のメールの
文末にいつもこんな記述があります。

「不明な点や、納期が厳しい場合は
ご連絡をお願いします」

商材紹介の記事を毎月10~20本書いて納品している客先なのですが
商材別の原稿依頼メールが週に何回か送信されてきます。

頻繁にメールのやり取りをしているので
「何か問題があるときだけ連絡してね」という旨の上記のメールは、

受け取る側としては
依頼があるたび「拝受しました」「承りました」というメールを送る必要がなく
ありがたく思っています。

▼通常のメールの流れ
客先→自分 仕事依頼
客先←自分 依頼へのお礼または承りましたメール
客先←自分 原稿提出

という流れですが

▼この客先とのメールの流れは…
客先→自分 仕事依頼
客先←自分 原稿提出

この一往復でやりとりが済むというわけです。

もちろん、受注する側としては
その都度、「承りましたメール」を送るのが基本です。

特に、やり取りの回数が少ない相手から
連絡や添付でファイルが送信されてきたような場合は
「拝受しました」「確認しました」「承りました」と
知らせることで、
相手はちゃんとメールが届いたことを確認でき、安心します。

相手とのやり取りの頻度によって
メールを送る必要がある場合とそうでない場合があることを知り
相手の手間を減らすひと言
相手を不安にさせない対応
を工夫したいですね。

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今日は、なぜか「広島名物」を紹介する雑誌で取材を受けます・・・。

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今週は、メールをやりとりする際に気をつけたいことについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < ちょっとした気配り(2)
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依頼の仕方

今週は、メールをやり取りする際のちょっとした心遣いについて
取り上げています。

ある客先の担当者から、下記のような取材依頼のメールが送られてきました。
——————————————————————
○○の方から取材の件で電話がいっていると
思いますが、「△△△△△」というテーマで
取材が入っています。

取材先の代表者の都合を聞いていますので
取材をお願いいたします。

また、代表が運営する市民グループに関しては
ネットで調べておいてください。

一応、以下は代表者のの連絡先です。
——————————————————————

冒頭の「○○」さんは、同じ客先の先輩担当者です。
その方からの紹介で、このメールの担当者からも取材依頼があり
その文面が上記です。

文面から、まだ日の浅い新人担当者と想像しました。
取材に関するおおよそのことは書いてあるのですが

企画の意図や、原稿の文字数、提出期限など
書く側が必要とする具体的な情報報が足りず、
何回かやりとりをして
やっと全体像が把握できたからです。

先輩担当者からの原稿依頼のメールには
取材先の基礎データ(連絡先やURL)のほか
参考資料やページのラフデザインまで送られてきていたので
つい比較してしまい、不親切だな~と感じてしまいました。

同じ依頼でも、上記の担当者とその先輩担当者との違いは
依頼を受ける側(発注者に対して受注者)の立場で
説明ができているかどうかです。

この場合、取材するライターにとって必要な情報は?
という配慮があれば、一度のメールのやり取りで済んだ事柄でした。

仕事の依頼のメールでは
「相手が仕事に取り掛かる際に必要とする情報」に
思いがめぐらせるかどうかがポイント。

それができる人とは仕事が非常にやりやすいです。

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