今週は、誤解の元になる書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 誤解を招くメール(2) ＞
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相手に合わせた対応を
メールで誤解を招かないためには、表現に細心の注意を払うこと以外に、
相手を見ることも大切と感じています。
▼ 相手にとって一番伝わりやすい方法を
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日々、メールのやりとりをしていて感じるのは、人によって文章に対する
感度が異なるということ。
私の経験では、次の二つのタイプに大別されます。
１）ざーっと文章には目を通すけれど、細かく記憶に残らないタイプ
２）文章を熟読し、後々まで正確に記憶しているタイプ
どちらが良いとか悪いの問題でなく、どちらのタイプかを見分け、相応の
対応をすれば誤解を未然に防げます。
私は、１）のタイプの人へは、ポイントだけを記したできるだけ短く簡潔
なメールを送り、あとで電話や対面で詳細を伝えるようにしています。
２）のタイプの人へは、少し長くなっても詳しく書いて伝えます（用件ご
とに見出しをつけ、読みやすくする工夫もします）。
相手によっては、メールが必ずしも理解・伝達の有効な手段になるとは限
らないので、その人にとって一番伝わりやすい方法をとっています。
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