2008年5月22日

依頼の文＜ 書き換える技術（4）＞VOL.819

今週は、すっきり的確な文章にするためのポイントをご紹介。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 　 ＜ 書き換える技術（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　依頼の文

　以前に私がいただいた取材依頼のメールです。
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　メールのマナーや活用法について、著書やメルマガを発行しています
　神垣さんにぜひ取材をお願いしたいと思いました。
　著書やメルマガで書いている内容で、
　特に重要な点などを聞きたいと思っています。
　—————————————————————–

　私自身も仕事で取材依頼文を書くことがあるのですが
　上記のような内容であれば、次のように書いています。

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　メールのマナーや活用法について、著書やメルマガを発行されている
　○○さんにぜひ取材をお願いしたいと思いました。
　メールのやりとりにおいて○○さんが特に重要と思われる点などを
　お尋ね（お聞き）したいと考えています。
　—————————————————————–

　取材に限らず、何か依頼をする場合は
　「お願い」の姿勢を伝えるためにも丁寧な言い回しを考えます。

　　発行しています　⇒　発行されている
　　聞きたい　　　　⇒　お聞きしたい

　と表記する方が依頼文としては丁寧に思います。

「著書やメルマガ」が続くので、二つめの文では
「著書やメルマガで書いている内容」を
「メールのやりとりにおいて」と言い換え
　重複を避けた言い回しにしました。

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　【しごび】 の お す す め
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　先般行われた
　平成19酒造年度　全国新酒鑑評会にて
　金賞を受賞！

　兵庫県にある山陽盃酒造の『播州一献』

　鉱山に貯蔵庫を持つユニークな蔵でもあります。
　山陽盃酒造が配信するメルマガはこちら
　

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2008年5月21日

【仕事のメール作法】長い一文をすっきりと＜ 書き換える技術（3）＞VOL.818

今週は、すっきり的確な文章にするためのポイントをご紹介。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　 ＜ 書き換える技術（3）＞
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長い一文をすっきりと

ある会社の説明文です。
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●●●（社名）は、システムプロデューサーとして、30年にわたる長年の
ノウハウと経験をベースにした数多くのソリューションに加え、グループ
各社や多くのアライアンスパートナーの製品やサービスを組み合わせた、
お客様にとってのベストプラクティスをご提供いたします。
—————————————————————–

一文が長いうえに、カタカナ用語がやたらと出てくるため
読みづらさを感じます。
読みやすく上記の文章を書き換えてみましょう。

—————————————————————–
●●●は、システムプロデューサーとして、30年にわたるノウハウと
経験をもとに数多くのソリューションを提供してまいりました。
グループ各社や多くの業務提携先の製品やサービスを組み合わせ、
お客様にとってより効率的で効果のある業務システムをご提案いたします。
—————————————————————–

まず、長い一文を途中で切ります。
「30年にわたる長年の」は意味が重複しているので
「30年にわたる」にカット。

最初の一文の文末は「提供」と体言止めにしてもテンポよく
文章が展開します。

次の文章の文末は「提供」が重ならないように「提案」に書き換えました。

カタカナ用語は次のように書き換えています。
ベース　⇒　もとに
アライアンスパートナー　⇒　業務提携先
ベストプラクティス　⇒　より効率的で効果のある業務システム

カタカナ用語を減らすことで、企業の特徴でもあり、強調したい
キーワード「システムプロデューサー」や「ソリューション」が際立ちます。

専門用語やカタカナ用語を多用すると意味がわかりづらくなるので、
文章全体のバランスを考え、強調したい部分を絞って使うと効果的です。

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【しごび】 の お す す め
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「端座位」ってご存知ですか？

介護用語のひとつで「たんざい」と読みます。
ベッドの端に腰をかけ、横に足を下ろした体位
のことです。

寝たきりの状態から
少しでも座れる状態をつくることは
とても大切。

ベッドに座れる状態を補助してくれるのが
これです。

介護職のかた、介護をされているかた
ぜひ、お試しください！

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2008年5月20日

【仕事のメール心得帖】否定か肯定か＜ 書き換える技術（2）＞VOL.817

今週は、すっきり的確な文章にするためのポイントをご紹介。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　 ＜ 書き換える技術（2）＞
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否定か肯定か

前回に引き続き、ネットオークションに出品された商品の説明文です。
次の二つの文を比較してみましょう。

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中古品です。一度着たきり＆自宅保存になります。
美品だと思いますが、usedということで、
見落としがあるかもしれませんことをご了承の上、ご入札下さい。
—————————————————————–

—————————————————————–
新品ではありませんが、美品です。
これからの季節にちょうどいい、とっても春らしい綺麗なお色です。
この値段でオークションに出ることはないと思います。
—————————————————————–

いずれも「中古品」であることを述べているのですが
その表現の仕方に違いがあるのが分かります。

上の文の「美品だと思いますが、usedということで・・・」より
下の文の「新品ではありませんが、美品です」という書き方のほうが
商品の印象はよく感じられます。

キーワードとなる「美品」の使い方が
上の文は「～だと思いますが」と打ち消しているのに対し

下の文は「新品ではない（つまり、中古品）」ことを先に挙げ、
「美品」である点がメリットとして強調されています。

ちょとした書き方の違いですが
「美品」というアピールポイントをうまく前面に出せば
同じ商品でも印象がアップするという一例です。

打ち消しでなく肯定的に表現することが大切です。

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2008年5月19日

書き落としを防ぐ＜ 書き換える技術 ＞VOL.816

今週は、すっきり的確な文章にするためのポイントをご紹介。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 　 ＜ 書き換える技術 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　書き落としを防ぐ

　ネットオークションに出品された商品の説明文です。
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　「定価7万！　●●●（ブランド名）の最高級ラインのジャケット」

　　路面店でしか扱っていない、●●●の【MADE　in　Italy】のラインで、
　　青山店で購入致しました。●●●の最高級ラインのものなので、
　　生地や裁縫にとても品があります。生地は細いストライプの紺色で・・・

　（中略）
　
　　今の時期なら、上に羽織る感覚で着るといいと思います。
　　未使用で、ポケットの仮どめもそのままです。
　　が、個人保管なので、格安でお譲りします。
　　この機会にいかがでしょうか？　他にも●●●のトレンチを出品中です。
　　発送はゆうパック着払いで、土日となります。よろしくお願い致します。

　—————————————————————–

　あるブランドのジャケットが写真と上記の説明文で紹介されていました。
　ご覧の通り、途中で省略するほど、説明文が長く詳細に書かれています。

　生地やステッチ、裏地の様子にとどまらず、
　どんなコーディネートがよいかまで言及。

　確かにユニークなデザインで興味をそそるのですが、
　上記の説明文には落札者にとって重要な情報が足りません。

　それは……

　サイズの表記です。

　このように、特徴など、ある部分に焦点を当て力を入れて書き込んでいると、
　サイズや発送方法など、ほかの大事なポイントを書き忘れてしまう、
　ということがビジネスメールでもよくあります。

　こうしたミスを防ぐには、
　必要項目（この場合は、商品説明、サイズ、色、発送方法など）を
　先に箇条書きにして、順次詳細を書いていく方法があります。

　書く項目が決まっている場合は、必要項目を挙げたフォーマット（雛形）
　を事前に用意しておくのもよいでしょう。

　メールでも長い文章を書くような場合は、
　先にいくつか「見出し」を先に挙げて詳細を述べるようにすると
　書き落としがなくなります。

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2008年5月16日

【仕事のメール作法】情報の伝達、その前に＜ 何で伝えるか（5）＞VOL.815

今週は、メールを含む伝達手段の選択についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 　 ＜ 何で伝えるか（5）＞
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情報の伝達、その前に

資料の送付。

基本的に私はFAXで送ることが多かったのですが、
最近はPDF化してメールに添付して送ることも増えてきました。

例えば、取材先の図面をデザイナーに送る場合、
紺地に白い線で描かれたような図面は、
そのままFAXすると受信側は線がつぶれて見えない、読み取れない
という事態が発生します。

以前なら、線が分かるまで拡大コピーしてFAXしたりもしていましたが
今なら、PDF化して（あるいはスキャンして画像化して）
メールに添付する方が確実で分かりやすいです。

撮影した写真もデジタルデータとしてメールに添付したり、
「宅ふぁいる便」のようなファイル転送サービスを利用すれば、
即時に送れます。

何十枚にもおよぶ文書や書類関係も、
以前はすべてFAXで送っていましたが
今はメールに添付すればよく（容量が許す限り）、
随分便利になりました。

▼　情報の扱いに責任を持つ
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
短時間のうちに、画像や文書の資料を大量に送ることができ、
利便性は向上しましたが、情報の取り扱いに対する緊張感が
薄れている気もします。

FAXだけでなく、メールも自分と相手以外の人の目にさらされる
可能性はあります。

ちょとしたミスで、大事な情報が関係ないところに流出したり紛失
という危険も常にあります。

手間や時間がかかっても郵送や、手渡しにするほうが安全
という場面もありますよね。

時間に追われていると、つい、便利な伝達手段に依存してしまいがち
ですが、扱う情報の機密性を守る配慮は
これから先もますます重要になってくるのではないでしょうか。

情報の扱いが簡単で便利になった分、
情報の行方、情報が招く結果についても
思いをめぐらし、意識する必要があります。

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2008年5月15日

【仕事のメール心得帖】はがきか、メールか＜ 何で伝えるか（4）＞VOL.814

今週は、メールを含む伝達手段の選択についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　　　 ＜ 何で伝えるか（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　はがきか、メールか

お礼の連絡。
あなたは、はがき派ですか？　メール派ですか？

メールがこれだけ一般化すると、はがきで来た礼状というのは
却って新鮮に映ります。

手書きのものばかりとは限りませんが、
“ひと手間かけた感”がメールよりはがきの方が感じられるので、
丁寧さや相手への思いが伝わってきます。

手書きの絵手紙を春夏秋冬、絶妙のタイミングで送っている知人がいます。
営業の一環として客先を中心に送付するのですが、営業色はなく
あくまで季節の挨拶として、クリスマスシーズンや寒中見舞い、
暑中見舞いなど、季節の節目に絵手紙を送っているのです。

2年3年と続けていくうち、心待ちにしてくれる人や、
転勤などで担当者が替わっても次の人に引き継いでくれるなど、
生きた反応があり、仕事のご縁がいい形で続いているそう。

「礼状ははがきで」と説くビジネス書も多くありますが、
ありきたりの礼状では受け取る側も目が肥えているので印象に残りません。
送る時期や内容をひと工夫することが必要でしょう。

▼　相手への効果を考えて選択する
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
はがきにない魅力として、メールのスピーディーさも見逃せません。

名刺交換した相手には、メールで返礼することで
自分のメールアドレスや自社のサイトのURLを伝えることができます。

間接的にこんな仕事上の恩恵を受けました、というような報告を兼ねた
お礼はメールのほうが送りやすいこともあります
（私はそれを「おかげさまメール」と呼んでいます）。

はがきにしても、メールにしても、どちらが効果的ということではなく
相手への効果を考えてどちらにするかを考えることが
ポイントではないでしょうか。

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