今週は、メールを含む伝達手段の選択についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 何で伝えるか（3）＞
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電話できないとき
移動中の連絡。
その場で電話できない状況だと
スマートフォンやタブレットから
メールを送信することもよくあります。
例えば、乗り物に乗る前。
移動に使う乗り物に乗る前にメールで連絡し、降りてから電話で確認をとる。
そうすると、自分が電話連絡できない間も
相手は作業ができたり、次のアクションの予測ができたりします。
パソコンのメール対応の場合でも
自分がこれから外出するようなときは
外出前に相手に用件を伝えておき、出かけます
そうすれば、自分が外出中に
相手は用件の確認や作業できるので
外出から戻ったら、何かしらの返答があり
すぐに次の手が打てます。
▼ 携帯電話に出ることがすべてか？
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以前、打ち合わせ中でもスマホの電源をオンにして
電話がかかるや、その場で電話に出て
まったく別の客先と話し始めた営業マンと同席したことがあり、
びっくりしました。
仕事柄とはいえ、どんなときも
電話に出なければいけないのでしょうか。
スマートフォンやタブレット、
ノートパソコンを持って移動していても
それが使えない時間や状況は発生します。
確かに、かかってきた電話にすぐに返答することも大切ですが
連絡できない状況で、どう段取りし、対処するか
智恵を働かせるのも大事なことではないでしょうか。
＜追記＞2022.12.19
今は、電話よりメールやチャットで対処できることが増えました。
ただ、打ち合わせ中に
かかってきた別件の電話に出る必要がある場合もあります。
そんなときは
打ち合わせに入る前にひと言、
かかってきた電話に出る必要がある旨を相手に伝え、断りを入れておけば
失礼にはならないでしょう。
こうした対応は知恵というより礼儀の問題。
打ち合わせ中に別件の電話に平気で出て対応する相手とは
私は今でも仕事はしたくない、と思いますし
実際に、しません。
多分、そういう相手との仕事は
うまくいかないと想像できるからです。
