今週はGmailの活用法について紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 　 ＜ 私のGmail活用術（4）＞
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スレッド表示

Gmailでメールのやりとりをする際、気をつけなければならないのが
件名です。

Gmailの場合、件名は変えずにそのまま返信する方がよいです。
なぜなら、Gmailでは「スレッド」方式で、関連するメールがカードを
重ねるように時系列で順番に表示されるため、
件名を一文字でも変えてしまうと、別のスレッドが立ってしまうからです。

同じ相手と同じ用件でやりとりする場合は、最初の件名をいじらず
「返信」ボタンを押してメールを書くほうが自分が見るとき混乱しません。

▼　スレッドを生かすなら、件名はそのままに
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スレッド表示では、件名の下に古い順にメールが重ねられ、
最新のメールだけが画面手前に全文表示されます。

スレッドの左側に送信者名、右側に送受信時間が表示されますが、
Gmailでは何時間前に来たメールかもカッコ書きで表示されるので便利。

スレッド内のメールを全部開いて読みたいときは、
画面右の[すべて展開] をクリックすると、
やりとりしたすべてのメールが全文表示されます。

私が通常、利用しているメールソフト「Mozilla Thunderbird」も、
同じ件名のメールはスレッド表示されます。
スレッドでメールをまとめる場合は、件名は変えずにそのまま返信
することにしています。

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【しごび】 の お す す め
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今週はGmailの活用法について紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 　 ＜ 私のGmail活用術（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ラベルとスター

Gmailの便利機能の一つに「ラベル」があります。
ラベルは、メールにくっつける付箋のようなものです。

Gmailでは、受信ボックスにフォルダがないので、ラベルを使って
メールを整理します。

受信したメールにラベルを付け、「アーカイブ」へ格納しておくと、
過去のメールをラベルごとに取り出すことができます。

ですから、私は定期で扱う案件については
「CN08-06」（社名＋2008年6月分）とか、
「社内報74」（原稿名＋号数）のように
通し番号風なラベルをつけてアーカイブ行きにしています。

▼　重要なメールにはスターを付ける
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仕事の発注のメールであれば、ラベルに加えて「スター」という
黄色い星のマークを付けておきます。
その仕事が完了した時点で、スターをはずし、アーカイブへ格納。

このように処理すべき重要なメールには、スターを付けておくと、
すぐに目が行き、見落とすこともありません。

私は受信したメールに必要に応じてラベルを付け、アーカイブに保存
していく整理方法をとっていますが、
受信した時点で、先にラベルを付けることもできます。

「フィルタ」で条件を設定しておけば、所定のメールに自動的に
ラベルを付けて受信できます。

フィルタの設定はこちら