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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(5)
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                           返信が要らないときの対応

次にご紹介するのは質問ではないのですが、

6月2日配信の<切りあげるひと言>にいただいた読者のかたからのメールです。

<読者からの感想>————————————————

私が【しごび】から教えていただいたことの一つで、
大変重宝させていただいているのが、
この「メールの終わり(終わらせ?)方」です。

返信のやり取りをスムーズに終わらせる為に
『メール末文に「返信はご無用です」 のひとことを添える』
というのは、常々活用させていただいております。

また、その一文の頭に、時期に応じて様々な応用文を付ける
ようにしています。
例えば、
「年度末につき、ご多忙中と存じますので~」 とか
「締切も近く、優先事項もあると思いますので~」等々
です。
(友達・知人であれば「返信ご無用よん」でOKですね)

読者 A.Yさん
——————————————————————

私がA.Yさんのメールを読んでうれしかったのは、
【しごび】で読んだことをご自分で応用して使ってくださっていることです。

当メルマガは、私自身が日々、メールのやりとりで
気づいたこと、失敗して反省したこと、改善したことなどをもとに
構成し、書いています。

私が書いていることは「絶対的なメールのルール」ではなく
メールを書く際の一つの考え方、ヒントとして
あなたの仕事のメールのやりとりで活用してもらえたら
という気持ちで書いています。

A.Yさんのように
「なるほどね~。じゃ、今度はこうしてみよう!」と
【しごび】を読んで、自分なりのメールのルール、メール作法を
つくっていってもらうことが私の一番の喜びであり、願いです。

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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(4)
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テンプレートの活用

<読者からの質問>————————————————

例えば「いつもお世話になります」のように、
通常のメールで必ずといっていいほど使用する一文や決まり文句は
テンプレート化しておく方がよいのでしょうか?
テンプレートの活用法など、あれば教えてください。

読者 T.Uさん
——————————————————————

挨拶、会社名や名前を名乗る、といったメールの前文、
あるいは締めくくりの結びの文など、ある程度パターン化した文章は、
使用する場面を想定していくつかテンプレートを作り、
メールソフトの「下書き」に保存。
必要に応じて取り出して使用するという方法があります。

文例集の類はインターネットで多数検索できるので、
活用するのもよいでしょう。

私自身はある程度まとまった定型文をテンプレート化するより、
頻繁に使うフレーズを辞書登録して活用することの方が多いです。

テンプレートを取り込んで文章を書くのが面倒なのと、
定型文をそのまま流用することがほとんどないからです。

辞書登録しているのは、短いものでは自分の名前やメールアドレス、電話番号など。
これらは主にネットオークションの落札後のやりとりで使うことが多いです。

「コミュニティ」「Webサイト」のようにその都度入力が面倒な単語、
「投資信託」のようにあるテーマで文章を書くとき、頻繁に登場する単語、
「宇江様」「GAMAN貿易」のようにすぐに文字変換されないような固有名詞
なども辞書登録しています。

例えば、「こ」と入力すれば

こんにちは。【仕事美人のメール作法】発行人の神垣です。
今後とも【しごび】をどうぞごひいきに!
こんにちは。神垣です。

と「こ」で始まる複数のフレーズを辞書登録して、
用途に合わせ使い分けています。

テンプレートそのままの文章は、相手にも伝わってしまいやすいので、
それよりもワンフレーズを辞書登録して、その時々でアレンジしたり、
自分の言葉を添えて文章を作るようにしています。

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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(3)
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                        添付ファイルのサイズ

<読者からの質問>————————————————

添付ファイルは、何メガ以上だと
相手に迷惑をかけてしまうのでしょう?
読者 K.Sさん
——————————————————————

拙著『仕事で差がつくできるメール術』では「1MB未満」と
しているのですが、5MB程度は許容している企業などもあり、
ネット環境の変化に伴い、刻々と変わっているのが現状だと思います。

私は、Gmailも併用していますが
こちらは上限サイズは 20 MBまでOKです。

ですから、大きめのデータを送るときは
確実に届くようにGmailで対応することが多いです
(相手もヤフーのフリーメール等、容量の大きいメールで
送受信していることが多いので)。

企業や個人によって、添付ファイルの容量に制限をつけているところも多く
一定の基準がないのが現状なので
メールでやり取りする際、相手の容量を事前に
確認するとよいかもしれません。

実際に、私の客先でも
「添付するファイルは1MB以下でお願いします」と指定される所もあります。

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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 読者からの質問(2)
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開封確認付きメール

<読者からの質問>————————————————

たまに開封確認のメールを受け取ることがあります。
内心、わずらわしいなと思いつつ
客先からのメールだと開封しないわけにもいかず・・・。
開封確認のメールを受け取ったとき
神垣さんはどのように対応されていますか?
読者 T.Kさん
——————————————————————

当メールマガジンを創刊した当初は、よく目にしていた開封確認付きの
メールも、最近では受け取ることが少なくなりました。
それでも、時折届くことがあります。

私の場合は、客先であるなしに関わらず、開封確認メールを受け取っても
「開封確認のメッセージ」は送信しません。
つまり、表示が出たとき「はい」ではなく「いいえ」のボタンを選びます。

そして、すぐに受信したメールのあて先に
「ご連絡、ありがとうございます」と返信を出します。
そうすれば、開封確認で「いいえ」にしても、相手にはメールを読んだ
ことが伝わるので、それでよしとしています。

開封確認で「はい」のボタンを押すより、
どっちみち開封してメールを読むのだから、
用件について何らかの返信をする方が話が早いと思うからです。

一日のメールの取り扱い量が多いと、開封確認メールはわずらわしい
と感じるのが正直なところですが、会社でそのような設定にしている
ところもあるので無下にもできません。

送信した相手は「メールが読まれたか」を確認したいわけで、ならば
用件についてメールで返信する、あるいは直接、電話で対応するなど、
メールに書かれた内容について何らかのアクションを起こすことが
肝要と考えます。

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夜書くメール

<読者からの質問>————————————————

夜書くメールは、重たい内容になりやすいので避けているのですが、
他の人はどうなのでしょうか?
読者 K.Sさん
——————————————————————

上記と同様の質問を他の方からも相次いでいただきました。

K.Sさんが書いておられるとおり、夜、ことに深夜にメールを書くと、
必要以上に「重く」なってしまうんですよね。

夜は、昼間ほど電話がかかってきたり、来客があるわけではなく
自分の世界に入り込みがちになるため
別段、書かなくてもよいような余計なことまで書いたり
妙に深刻な内容になってしまいがちです。

翌朝読み返して、赤面
という経験を私も何度となくしました。

深夜のメールは意識的に控えるか
メールの内容は必要事項のみ、あっさりと書くのが得策と思います。

私は朝型で4時ごろ起きてメールチェックし、返信することがあるのですが
自分では日課になっていても、早朝すぎて相手にびっくりされることが
あります。

そのため、親しい仲間以外は時間帯をずらし
一般的な時間帯に返信するように心がけています。

バックナンバーでも取りあげています。ご参考まで

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今週はメールのやりとりの終わらせ方についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法            < 切りあげるひと言(5)
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                            心地よい余韻

手紙や文書であれば、末文に「時節柄、くれぐれもご自愛ください」
のようなフレーズが添えられたものですが、
メールでは前段の時候のあいさつとともに、相手の健康や様子を気遣う
ような末文も省略されることが多くなりました。

メールを始めたころは、まだまだ「メール=手紙」という感覚があり、
やたらと長い文章を書きしたためていた時期もあり(私だけ?)ましたが、

メールは伝えたい用件だけを簡潔にまとめ即座に伝えるツール
という認識が広まるにつれ、手紙調のあいさつの類は不要なものとして
姿を消しつつあります。

特に、ビジネスメールでは、
「了解しました」「以上、よろしくお願いします」で完結するのですから、
末文をあれこれ考える必要もないのかもしれません。

▼ 相手への気遣いを言葉に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ただ、人と人とがやりとりするものですから、
ビジネスライクな内容の中にも、相手を気遣うひと言があると、
メール一つで相手への印象が好転する、あるいは一歩深まることもあります。

「どうぞお元気で」
「これからも応援しています」

そんなひと言でも、メールの最後に添えられていると
うれしく感じられるもの。

夜のメールであれば「では、おやすみなさい」で
お互い、気分よく区切りがつけられます。

特別な言葉や飾り立てた言葉でなくても、
相手への気遣いを伝えるのは、日常使う言葉で事足ります。
要は、その気持ちがあるかないか。

お互いに心地よい余韻を残せる言葉でメールを結べたらいいですね。

 
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