今週は、「私ならこう書く」というメールの実例をご紹介。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 書き換える技術(3) ＞
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相手のミス

＜文例＞
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お世話になっております。
本日2回ほどお電話さしあげておりましたが、
ご連絡いただけなかったので、メールにて失礼いたします。

お申込みいただいている○○○の料金なのですが、
ご記入いただいていた料金はお間違えになられているようで、
実際は基本代金がXXXXX円で
追加料金がXXXX円となります。

恐れ入りますが、ご検討いただきご連絡いただけますよう
よろしくお願いいたします。
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ある販売会社からの連絡メールです。
書かれていることに間違いはないのですが
私が担当者だったら、こう書くな～という事例を
下記に挙げます。

＜書き換え例＞
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お世話になっております。
本日2回ほどお電話をさしあげたのですが、
ご連絡がとれなかったため、メールにて失礼いたします。

お申込みいただいている○○○の料金についてですが、
ご記入いただいた料金の内訳は
基本代金XXXXX円に追加料金がXXXX円となります。

恐れ入りますが、再度ご確認いただき
ご連絡いただけないでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
——————————————————————

連絡できなかった事実に変わりないとしても
「ご連絡いただけなかったので」とするより
「ご連絡がとれなかったため」の方が
メールを受け取る側としては
抵抗がありません。

もう一点
「ご記入いただいていた料金はお間違えになられているようで」
という一文も、
事実だけを伝える
「ご記入いただいた料金の内訳は
基本代金XXXXX円に追加料金がXXXX円となります」
という書き方もあります。

相手の間違いの指摘の仕方としては
「あなたが間違っているので」ということを前提にするより
「間違いはこうなので、もう一度確認してみてください」
という文書の運びの方が、感じがよいと思うのです。

言い回しによって
与える印象が変わる例として取り上げてみました。

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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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★PHP研究所の月刊誌『ＴＨＥ21』の取材を受けました。

6月10日発売の2009年7月号
好感度倍増！「ひと言添える」技術

という記事で紹介されます。

好印象を与える
メールに添えるちょっとしたひと言について
語っています。ぜひ、読んでくださいね。

今週は、「私ならこう書く」というメールの実例をご紹介。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ 書き換える技術 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　やる気を伝える
＜文例＞
——————————————————————
○○部門でチームリーダをしております、△△と申します。
今回のプロジェクトでは私がチーフをすることになりました。
ご迷惑をかけることもあるかと思いますが
一生懸命がんばりますので、ご安心ください。
これからよろしくお願いします。

以上です。
よろしくお願いします。
——————————————————————

上司から先方へ、自分を紹介するメールがあった後
改めて自分からも担当者に直接メールを送るときの文面です。

上記の例文で気になるのは
「ご迷惑をかけることもあるかと思いますが」
のくだりです。

初めて担当する仕事で、先方に何か迷惑をかけるかもしれないから…
という気持ちからの一文だとは思うのですが
相手に不安を与えるようなことを、
自分から伝えることはないと思います。

＜書き換え例＞
——————————————————————
○○部門でチームリーダをしております、△△と申します。
今回のプロジェクトでは、私がチーフを務めます。
ご期待に添えるよう精いっぱい対応してまいりますので
どうぞよろしくお願いいたします。
——————————————————————

「一生懸命がんばりますので」というフレーズも悪くはないのですが
仕事への取り組みとして、一生懸命にするのは当たり前のことでもあるので
「ご期待に添えるよう精いっぱい対応」という言葉に替えてみました。

「早速、準備を進めております」という実作業を伝える一文に
置き換えてもよいでしょう。

自信のなさや、相手に不安を与える内容はできるだけ避け
前向きに取り組む姿勢をアピールできる文面にしたいですね。

 

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今週は、メールの使い方について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 好印象を与えるメール術（4）＞
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メールを早く返すコツ

地元テレビ局の情報番組で「好印象を与えるメール術」というテーマで
取材を受けた際、局から受けた質問への回答に加筆して
当メルマガで再録します。

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質問　4）メールを早く返すコツ
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ひとつは、無駄なことをだらだらと書かず、
要件のみを簡潔にまとめて書くことが挙げられます。

もう一つは、よく使うフレーズを登録しておき、
入力する手間を省くことです。

「お世話になります」「よろしくお願いいたします」などの定番フレーズ
入力に時間がかかる特別な言葉や固有名詞、専門用語などです。

メールを早く返すことも必要ですが
本当に急ぐ用件のときは、メールを使わず電話や対面で直接話をするほうが
早く解決することもあります。

なんでもかんでもメールで片付けようとすると誤解を招いたり、
話がこじれやすく、トラブルを招きかねないので注意しましょう。

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質問　5）メールを早く返すメリット
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用件が早く処理できるというのが一点ですが、
すぐに返信をしておくと、そのまま返信しそびれる、忘れる
ということも防ぐことができます。

ただ、早く返信がないからといって相手が自分に関心がないとか、
冷たいと捉えるのは少し違う気がします。

相手にも都合があり、必ずしも即レスできない状況もあると
寛容に受けとめることも必要。

特に携帯メールの場合、
メールの返信のスピードが親密度を計るバロメーターではありません。

それよりも、相手の状況や気持ちを推し量った
配慮のあるメールを送ることのほうが重要ではないでしょうか。

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