今週は、メールの見た目についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールのレイアウト(4) ＞
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箇条書きと見出し

メールの見た目をわかりやすく整理するうえで有効なのが
「箇条書き」や「見出し」です。

訪問や会合など、日時の確認メールでは
下記のように箇条書きを使うと見た目にわかりやすいだけでなく
返信もしやすいです。

例-1
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1）6月18日（木）　13：00
2）6月19日（金）　13：00
3）6月22日（月）　13：00

上記の日程でご都合の良い日をお知らせください。
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修正の指示を出すようなとき私は
次のような箇条書きで示すようにしています

例-2
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▼表4　修正2カ所

・サブタイトルの書体を太くして目立たせてください。

・文字の修正（本文上から3行目）
寄与してまいりました。
↓
寄与して参りました。
———————————————

長文になるときは、見出しを入れて
文章を大きなまとまりで区切っていくと見た目を整理できます。

このメールマガジンでは
本文が10～15行程度で、ひとつ見出しを入れるようにしています。
15行以上文が続くと文字量の多さに圧迫され、読みづらくなるからです。

見出しは、下記のように記号や罫線を利用して
通常のメール文より目立つ工夫をするとよいでしょう。

●見出しの書き方

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見出しの書き方
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▼　見出しの書き方
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今週は、メールの見た目についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールのレイアウト（2）＞
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段落のとり方

通常、文章を書くときは、段落ごとに最初の書き出しは
一字下げて書いていきます。

しかし、メールの場合は、行頭を一字下げるより、
詰め打ちにして、段落と段落の間を1行空けて書き進める方が、
見た目は読みやすくなります。

これは、Wordとメールで文章を比べてみると分りやすいのですが、
両者では行間の間隔が異なるからです。

Wordの文書は書籍などの印刷物同様、行間に一定の間隔が空いていますが、
メールの場合は行間がほとんどありません。

ですから、メールの場合は
段落と段落の間を空ける方が、目に圧迫感がなく読みやすいのです。

さらに、2～3行を1段落として書き進めると、
より見やすいメールになります。
1段落が5～6行になると、段落分けしても読みにくい印象を持ちます。

逆に、1行ごとに行間をとると、メール全体が冗長な感じになり
私はあまり好きではありません。

▼　「行間」の違いを意識する
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ただ、これだけメールが浸透してくると、
メール用の文章の書き方に慣れてしまい、
通常の文書を作成するときにも、無用に段落間を空けたものを
見かけるようになりました。

一般文書でメール流の段落のとり方をすると、
見た目がパラパラして読みづらくなります。

一般文書とメールの「行間」の違いをまず理解し、
それに合わせた適切な段落のとり方をすると、
読みやすくなることを覚えておきましょう。

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今週は、数字の表記の仕方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 ＜ 洋数字か、漢数字か（5）＞
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数字表記の考え方

メールは横書きなので、漢数字よりも洋数字を使うことが
圧倒的に多いと思います。
ですが、特定の意味を持つ言葉には漢数字を使って区別する
ということも覚えておいてよいと思い、今回、取り上げてみました。

同じ洋数字表記でも気になるのが、西暦表記か、元号表記か、です。

企業の会社案内などでも西暦を使うところが増えてきたように思います。
これはどちらが正しいということではなく、
どちらかに統一されていることが大事だと考えます。

新聞の日付は

2009年（平成21年）

と西暦と元号が併記されていますが、文書などでも

平成21（2009）年

のような併記を使う場合もあります（記録を目的とする文書では、
こうした併記のスタイルが多くみられるようです）。

▼　単位記号の表記
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メールや横書きの文書で戸惑うのが
単位記号の表記です。

m（メートル）やkg（キログラム）などは特に問題はいのですが
平方メートルや立方メートルとなると
単位記号は依存文字になるため
メールでは「m2」「m3」としか表記できません。

見た目にわかりにくいので、
「平方メートル」「立方メートル」と表記することが私は多いです。

新聞表記の場合は、縦書きが基本なので、それに合った洋数字表記の
ルールが定められています。
横書き、縦書き、いずれにせよ、読みやすくわかりやすい表記を
考慮していく必要があるのではないでしょうか。

※今週、ご紹介してきた内容は、新聞表記にのっとったものです。
「朝日新聞の用語の手引」を参考にしました。

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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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今週は、数字の表記の仕方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　＜ 洋数字か、漢数字か（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　表記の違い

日時、年齢、金額、数量などを表記する場合と
そこから派生して別の意味を含むので漢数字で表記する場合
同じ言葉でも表記を区別して使う事例をご紹介します。

（漢数字）　　　　　　　　　　（洋数字）
一個口で発送　　　　　　　　　1個の荷物
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一人前の料理人　　　　　　　　1人前の料理
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一番乗り　　　　　　　　　　　社内で1番
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日本一周　　　　　　　　　　　館内を1周
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創業時を知る一人　　　　　　　社員が本社に1人、会場に1人います
ビジネスマンの一人に聞く
（不特定の人を指す場合）
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二大政党制　　　　　　　　　　自民、民主の2大政党
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二本立てで特集を組む　　　　　映画の2本立て
（二つを並行して行う場合）
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三色旗　　　　　　　　　　　　赤白青3色の旗
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三度の飯　　　　　　　　　　　1日に3度以上食事をする
（回数を示す場合）
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百八十度の転換　　　　　　　　180度可動する
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丸一日を意味する「一昼夜」は、それ以上の日数を示す時は
「2昼夜」「3昼夜」と洋数字になります。

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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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