今週は、メールで説明する時のポイントについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 伝わる説明メール（3）＞
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意見より事実を先に！
今週は、メールで説明するとき、
きちんと意図が伝わるメールにするための
ポイントを挙げています。
▼ポイント その3
「事実と意見を分ける」
メールで説明をするときに気をつけなければならないのが
「事実」と「意見」を混同しないことです。
「事実」とは、実際に起こったこと。
誰が見ても同じ認識・判断をする事柄を指します。
「意見」とは、主観的に感じたこと。
思ったこと。人によって見方、感じ方が違います。
「日中の気温が30度だった」というのは「事実」ですが
「溶けそうなほど暑かった」というのは「意見」です。
「客先からクレームがあった」というのは「事実」ですが
「感じの悪い客先から意味不明なクレームがあり、むかついた」
というのは「意見」です。
状況や経過をメールで説明する時
「大変だった」「焦った」「気持ちよかった」といった感想や
「私はこうすべきと思います」といった所感を
聞かれもしないのに長々と述べるのではなく
まずは、どんなことがあったのか、
どのように対応・対処したのか
何が問題なのか
という「事実」の説明を優先します。
「意見」と「事実」がごちゃ混ぜになった説明は
説明を受ける側に、現場で何が起こり、どうなったかが
正確に伝わらず、適切な判断をにぶらせます。
特に、トラブルやアクシデントに巻き込まれ
その渦中に自分がいると、感情が先走り
説明も主観が先行してしまうことが多くあります。
そのようなときほど、
冷静に「事実」を客観的に説明し、その後、
自分の「意見」を述べるようにしましょう。
説明に限らず、メールで報告や連絡、相談する時も
「事実」を先に伝え、その後、「意見」を述べることを
心がけると、それを読む相手が混乱せずにすみます。
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【しごび】 の お す す め
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