今週は、返答に困るメールの対応についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 返答に困るメール（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　質問があいまいなメール

　今週は「返答に困るメール」とその対応策について紹介しています。

　どこまでが質問か、はっきりしないメール
　は返答に困ります。

　相手に質問するとき
　前文で別の話題を挙げ、

　「ところで、○○についてですが、
　　提出期限は来週の木曜日でよかったでしょうか？
　　ひょっとしたら、出張が入るかもしれなので
　　できれば、もう3日ほど猶予をもらえると
　　ありがたいのですが…。
　　そういえば、△△の件は、その後どうなりましたか？」

　といった、相手に問いかけているけれど
　日時が曖昧だったり、思いつくまま質問しているメール文。

　このように行き当たりばったりでメールを書いてしまうと
　書いた方は「伝えた」つもりになっていても
　読む方は質問のポイントが定まらず、返答しにくいものです。

　見落としたり、十分に回答できなかったりして
　何度もメールのやり取りをすることになります。

　質問する場合は
　・まず、幾つ質問事項があるかを伝える
　・質問を箇条書きにして、1つずつまとめる
　という手順でメールを構成します。

　———————————————————–
　2点質問があります。

　1）○○の提出期日について
　○○の提出は1月30日（木）までとのことですが
　今週末から来週半ばにかけて出張の予定があり、立て込んでいます。
　2月3日（月）まで延長していただくことは可能でしょうか？

　2）△△進捗状況について
　△△の状況は、その後、いかがでしょうか？
　問題点があれば、お知らせください。
　———————————————————–

　返答に期日がある場合は
　返答期日も明記します。

　1つの質問が長くなったり
　返答に時間を要するような内容の場合は
　複数の質問をまとめて送らず
　1件1メールと、独立させる方がよいでしょう。

　相手が回答しやすい体裁のメールにすることは
　結局、やりとりがスムーズなだけでなく
　見落としや間違いのない、正確な情報の伝達につながります。

◆─────────────────────────────────◆
　【しごび】 か ら お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

　いよいよ、今週金曜日の開催で～す！

　☆————————————————–☆
　　 　　　第１４回　【仕事美人　トーク・カフェ】
　　　　 　————————————–
　　　　ヘア＆エステ かみゅ代表　　川上　ひとみさん　　
　☆————————————————–☆