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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 返答に困るメール（3）＞
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はっきりしないメール
今週は「返答に困るメール」とその対応策について紹介しています。
それはどういう意図で書かれたのか？
すぐには分からない
どのようにでも受け取れる
はっきりしないメールは困ります。
「先ほどご連絡いただいた内容は、Aさんへも伝わっていますか？
そうであれば、Aさんに連絡をして作業を進めてよろしいですか？」
という確認メールを入れたところ
先方からは
「大丈夫です」
という返信。
てっきり、Aさんへ連絡が行っている「大丈夫です」と思い、
Aさんに連絡すると「何も聞いてません」という返事。
返信の「大丈夫です」は
「Aさんには連絡してないけど、進めてもらって大丈夫です」の
「大丈夫」だったのか、と後で気づきました。
上記のケースでは
「Aさんへも伝わっていますか？」
の返信を待ってから
「では、Aさんに連絡をして作業を進めてよろしいですか？」
とやりとりをすればよかったのですが
気を利かせたつもりで
「であれば」と一度に2つの質問をしたのが失敗でした。
けれど、
「大丈夫です」のように、どうにでもとれる表現ではなく
「Aさんへはまだ連絡してないので、連絡の上進めてください」とか
「Aさんへは連絡済みなので、大丈夫です。進めてください」という
返信であれば、状況が分かったのにな、とも思います。
「大丈夫です」という表現は特に
それだけを単独で使うと、
「何が」大丈夫なのかわからないことがあり、注意が必要です。
どちらがいいのか尋ねているのに「どちらでもいいです」とか
可否を聞いているのに「多分、大丈夫だと思います」といった
はっきりしない返答も、再度、打診する必要があり
二度手間になります。
はっきり言い切るか
そうできないときは、検討していつまでに返信するかを
相手に知らせる方が親切です。
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神垣あゆみ企画室
