今週は、ミスや混同しやすい言葉について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                         < 気になる表現(2)
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                     「立ち会い」と「立ち合い」

今週は、さまざまな角度から、
気になる言葉を紹介しています。

「たちあい」と書こうとして
どちらの漢字にすべきか、一瞬迷いました。

「立ち会い」と「立ち合い」。

立ち会い」は、同席、列席すること。
例)立ち会いのもとに契約する
手術に立ち会う

なお、「立会演説会」「立会人」には
送り仮名の「ち」「い」は付けません。

「立ち合い」は、互いに立つこと。相撲や武道で、よく使われます。
例)剣道(相撲)の立ち合い
堂々と立ち合う

同様に使い分けを迷う言葉としては

「意志」=積極的に「~したい」と思う気持 例)意志が強い 意志薄弱
「意思」=考え 例)意思の疎通 本人の意思を尊重

「異常」=正常の反対 例)異常気象 異常に緊張する
「異状」=ふだんの状態と違う様子 例)体の異状、異状なし

などがあります。

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今週は、ミスや混同しやすい言葉について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                < 気になる表現
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                          「継続を続ける」

同じ意味の語を重ねた言い方を「重言」と言います。

意外と無意識に使っているもので
例えば……

「大きな粗大ごみ」
もその一つですね。

大型のごみのことを指す「粗大ごみ」に
「大きな」が付くと、意味が重なります。

「継続し続ける」
というのも、「継続」はそのまま続くことを指しますから
後に「続ける」がくると、同じ意味になってしまいます。

同様に
「次の後継者」
も、事業や地位を次に受け継ぐ人を指すのが「後継者」なので
意味が重なる「次」は不要となります。

意外と気づかず使っていることもあるのでは?

微妙なのが
「むやみやたら」。

善悪やあとさきを考えないで事を行う点に重点があるのが「むやみ」。
理由やけじめもなく繰り返すことを「やたら」。

意味としてはかなり近いため、
「むやみやたら」を重言とする説もあります。
が、ほとんどその意識なく使っていることが多い
言葉でもあり、解釈が分かれるところです。

今週はこのように
言葉の雑学っぽく、
さまざまな角度から、気になる言葉を
紹介していきます。

<追記>

上記の重言を言いかえると

「大きな粗大ごみ」
⇒「大きなごみ」「粗大ごみ」

「継続し続ける」
⇒「継続する」「し続ける」

「次の後継者」
⇒「後継者」「後を継ぐ人」「○○を受け継ぐ人」

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 読者からの質問(5)>
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「サイトでご案内しておりますように」

7月10日配信の
「ご案内のように」< 気になる敬語(4)>VOL.2218
について、いただいた質問です。

<読者からの質問>————————————————

本日の「サイトでご案内しておりますように」について、
日ごろ気にしてきたことがあります。

それは、「お客様」に対して失礼な表現ではないかと
いうことです。

「サイトでご案内しておりますように」は裏返すと
「サイトで案内済みなのに、あなたは見ていないのか?」
と取れるからです。
神垣様はどうお感じになりますか?

敢えて書くなら、
「今回ご注文いただきました商品は入荷が8~9月の予定です。
ちなみに、最新情報については、
弊社サイトでもご案内しておりますので、
ご参照いただけると幸いです」
でしょうか?

その逆に、当然常識として知っていてほしいことを聞かれたら、
「ご承知のことと思いますが」
とか書いてしまいます。
(読者 R.Sさん)
—————————————————————–

「サイトでご案内しておりますように」は裏返すと
「サイトで案内済みなのに、あなたは見ていないのか?」
と取れる、というR.Sさんのご意見

その通りだと思います。

この記事で挙げた文例
実は、あるネットショップから
わたし宛に送られてきたメールの一文です。

該当する記述を、わたしは見逃していたのですが
わたしが店側なら、こういう書き方はしないな
と思いました
(が、メルマガではそこまで言及せず
あくまで敬語にフォーカスし、文例として取り上げました)。

こうした記述
おそらく、書く側(店)は、さほど気にかけてはいないと思います。
でも、読む側(客)は、気に障る表現です。

では、どう書きかえるのがよいか。

上記のR.Sさんが書いてくださった文面
が模範の文例になっています。

書く側(言う側)は気にしてないが
読む側(聞く側)は気になる表現としては、ほかに
「以前にも言ったとおり」
があります。

自分は伝えたつもりでも
相手は忘れていたり、気に留めてないことが往々にあるので

自分が相手に指示するような場合は
「以前にも言ったとおり」
「前にも言いましたが」
といった表現は使わないようにしています。

「ご承知のことと思いますが」とか
「ご存じとは思いますが」という表現も

自分はへりくだったつもりで使っても
相手は、見下されたという捉え方をすることもあるので
なるべく避けるようにしています。

が、口頭では言ってしまってますね。
気をつけなくては……。

 

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会 場  「キッシュ グラン・ココ」
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参加費  一般 ⇒ 3000円   ※ 飲み物とおいしいスナック 付

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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 仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(4)
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                      名前入りの件名への返信

<読者からの質問>————————————————

客先からのメールの件名で
「○○様【用件】(担当者名)」
と私の名前が入っています。

返信する時は、自分の名前を消しているのですが、
相手からのメールには毎回、件名に私の名前が入っています。

このような場合、返信するときの件名はどうすればいいでしょうか?

(読者 E.Kさん)
—————————————————————–

相手からのメールの件名に
自分の名前が入っているケース
確かにあります。

E.Kさんの質問では
自分から返信する際、件名にある自分の名前を消して返信しても
相手からの次の返信には、件名にまた自分の名前が入っている
ということですから

「件名には、相手の名前を入れる」
という習慣なのか
そういうフォーマットにしているのか
ということかもしれません。

例えば
「神垣様 追加資料について(ABC商事 佐藤)」
という件名の返信パターンとしては
次の3つがあります。

<パターン-1>
Re: 追加資料について(ABC商事 佐藤
↑                        ↑
返信時には自分の名前を取る    相手の名前に「様」を付ける

<パターン-2>
Re: 追加資料について(神垣)←相手のパターンに倣い、自分の名を入れる

返信時に自分の名前を取る

<パターン-3>
Re: 神垣様 追加資料について(ABC商事 佐藤)
→ 件名を書きかえず、そのまま返信

わたしは「パターン-1」の応用として

Re: 追加資料について(ABC商事 佐藤様)←神垣

としています。

最終的に、件名を見て
「誰との」「何について」のやりとりか
が分かればいいのですから
急ぐ時などは「パターン-3」もありと考えます。

実際、件名にある自分の名前を取ったり
相手の名前に「様」を加えるのは
手間と時間がかかりますから。

どれが正しいということではなく
その時の状況、相手に合わせて
自分がやりやすい返信のしかたでよいのではないでしょうか。

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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(3)
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                          「ご教示ください」

<読者からの質問>————————————————

お客様に
「必要か必要でないか、教えてください」と聞きたい場合、
メールで
「○○の要否をご教示ください」
という表現は問題ないでしょうか?
(読者 M.Oさん)
—————————————————————–

「要否」は、必要か否かということ
を意味する言葉なので、問題ありません。

それよりも、「要否」に続く「ご教示ください」が
この場合は問題で、少々、大げさな表現と感じます。

「教示」とは、知識や方法などを教え示すこと。

ですから、単に「必要かどうか」を確認する場合に使うときは
「ご教示」の代わりに「お知らせください」
で事足ります。

「○○の要否をお知らせください」

あるいは

「○○が必要か否かをお知らせください」

文末の「お知らせください」は
「お知らせいただけますか」と問いかける形にしてもよいでしょう。

単に確認するだけ、連絡してもらうだけの用件で
「ご教示ください」
を使っている文面を時折、目にします。

相手にノウハウや極意を詳細に尋ねる場合には
適した言葉ですが、
日程や都合を「教えてください」というような場合は

「お知らせ(ご連絡)ください」
「お知らせ(ご連絡)いただけますか」

という表現で差し支えありません。

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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  仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(2)
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                       「部長様」という表記

VOL.2201で配信した「各部門ごと」< うっかり重複(2)>

に関連した質問をいただきました。

<読者からの質問>————————————————

重複とは直接関係ないのですが、
本日配信のメルマガを拝見して考えてしまいました。

「各位殿」や「各位様」はやっぱり違和感があります。
ただ、最近は言葉の使い方に変化があるのではないでしょうか?

社内外問わず、
○○課長(部長)様(殿)
という記述を見かけることが多くなりました。

それなりに年を重ねた人も使っているので、
単に「言葉に慣れていない」ということでもないようです。

言葉の使用法の変化について、神垣さんのお考えにも関心があります。
(読者 K.Mさん)
—————————————————————–

当メールマガジンでも
「課長」とか「部長」は敬称になるので
「様」や「殿」を付ける必要はない、と一貫して述べてきました。

わたし自身も、役職のある相手へのメールでは
「佐藤部長」「高橋課長」と宛名に書き
役職の後に「様」「殿」は使わないようにしています。

しかし。

K.Mさんからいただいた質問
実は、メール講座でもよく尋ねられるのです。

「役職に『様』を付ける必要はないと分かっているが
いざ、自分がメールを送るときは、相手に失礼な気がして
『部長様』『課長様』としてしまう」
と。

そして、メールを受ける側の方たちにも実際に聞いてみると
自分宛てのメールが役職名だけで『様』がないと
(つまり、「田中社長」という表記)
違和感がある、という声があります(特に男性管理職に多いです)。

実際のメールのやり取りでは
「役職+様」でメールを送り
受ける側もそれを望んでいるケースが
少なくないということです。

理屈は分かっていても
気持ちとして抵抗がある、ということなのだと思いいます。

慣習として
「役職+様」が定着している感もあり
この流れは止められないのかもしれません。

対処法としては
ファーストコンタクトでは宛名を
「ABC株式会社 総務部長 小林様」
「社名+役職+名前+様」とフルで表記

2回目以降のメールでは
「ABC 小林様」
と、「社名+名前+様」で統一するという方法があります。

「様」はもっとも一般的な敬称で
役職にかかわらず使えます。

ですから、メールのやり取りでは
宛名の敬称を「様」に統一しておけば
失礼にはなりません。

というのが、現時点でのわたしの見解です。

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