今週は、正確に相手に伝わる表現法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ はっきり書くには？（4）＞
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「思います」の多用
今週は、自信を持って、はっきり相手に伝えるための
表現の仕方について取り上げています。
週始めの配信で、相手にはっきり伝わらないNGワードの一つとして
取り上げた「～と思います」。
これも便利な言葉ゆえ
つい多用してしまいがちです。
でも
「お祝いを申し上げたいと思います」
「お詫びしたいと思います」
このように、文末が「～と思います」だと
どこか他人事のようで、
本気度は相手に伝わりません。
特に、お礼やお詫びをする場合は
「～と思います」は不要。
「お祝い申し上げます」
「お詫びいたします」
と言い切ることを心がけましょう。
「今後はこのような間違いがないように気をつけたいと思います」
「精いっぱい努力していきたいと思います」
このように意思表明する場合も同様に
「気をつけます」
「努力します」
と言い切った方がやる気が伝わりますね。
「多分、在庫はあると思います」
「納品は1週間ぐらいかかると思います」
という返答では
商品を確実に入手したい人や急いでいる人は
納得しません。
在庫はいくつあるのか
納品までに何日かかるのか
正確に把握したうえで
在庫がある場合は
「在庫は十分にございますので、お届けできます」
在庫がない場合は
「あいにく在庫がございません。
次の入荷は5日後ですが、いかがいたしましょうか」
納期については
「納品は10月10日です」
と明示すれば、相手は安心、納得します。
憶測や未確認のまま
「～と思います」
と数量や日数を伝えるのは避けましょう。
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