今週は、メールの送信ミスを防ぐ対策についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの確認（4）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 間を置く メールを書き終えた後 文面を確認する際 ネックになるのが 自分で書いたものを 自分で確認しなければならないことです。 同じ人物が書いて読むのですから 書き上げて、慎重に読み返したつもりでも 間違いに気づかなかったり 見落としていることがあります。 その解決策のひとつが 前回、書いた「音読」すること。 それができない場合は 少し時間を置いてから 読み返します。 特に、クレーム対応、 苦情や反論といった 通常より感情的になりがちな内容のメールほど 書いてすぐ送るのではなく 少し時間を置いて もう一度読み返すことを お勧めします。 書いてすぐは 主観が勝って、メール文が「自分寄り」になっていることが多いので 気持ちを静めてから 客観的な目で もう一度読み返してみるのです。 すると、 「この表現ではきつすぎる」とか 「この書き方では誤解されそうだ」という箇所が 見えてきます。 メールで互いを攻撃し合うのが目的ではなく 相異点を確認し、次にどうすべきかを考えることが 目的ですから お互いの事情を汲み取り、歩み寄る姿勢が必要。 感情が先立つようなやりとりのときほど 書き上げたメールは 一度「保存」して 気持ちを切り替えてから 相手の立場で読み返し、整える という作業をしてみてください。 書くことは「内省」につながります。 自分のの主張や意見ばかり押し通していないか きちんとした理由や根拠なく 一時の感情で相手を責めていないか 書いて、読むことで 確認してみましょう。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 価格のことではありません。 能力のことです。 第192号 本当に高いのはどっち -------------------------------------------------- 【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】 -------------------------------------------------- 「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・ その答えが、このメルマガを読めば分かります。 ★お申し込みはこちらから ▼河村さんのFacebookはこちら
今週は、メールの送信ミスを防ぐ対策についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの確認（3）＞
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音読のススメ
今週は、文字の打ち間違いや添付のし忘れといった
メールの送信ミスを防ぐための対策についてです。
メールを書き上げて終わり、ではなく
書き終えたら必ず読み返す。
読み返して、
間違いや文の通りが悪い箇所は
直してから、送信。
これが、ミスのないメールを送るための
一連の流れです。
このとき、可能であれば
声に出して読み返してみてください。
大きな声で読み上げる必要はありません。
周りの邪魔にならないよう
ぼそぼそっと
自分に聞こえる程度の声で十分です。
声に出して読み返し
読みにくくて詰まるようであれば
文の流れが悪いということですから
手直しします。
目で読み返すだけでも
確認はできますが
声に出して読むことで
間違いや文の流れの悪さに
気づく度合いが高まります。
何度も黙読するより
一度の音読で
確認する方が効率も良いので
ぜひ、試してみてください。
音読で読み返すのは
メールに限らず
手紙や長文の文章を書くよう場合にも
お勧めの文章確認法です。
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今週は、メールの送信ミスを防ぐ対策についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの確認（2）＞
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送信前に必ずすること今週は、文字の打ち間違いや添付のし忘れといった
メールの送信ミスを防ぐための対策についてです。メールを書き上げた＝完成 → すぐ送信
という流れになりがちですが
メールは「書き上げ」て、終わりではなく
むしろ、そこからが本番です。書き上げたメールは
送信する前に必ず
読み返しましょう。読み返すときは下記の項目をチェック！
□ 宛先の社名や人名は間違っていないか？
□ 誤字・脱字はないか？
□ 文の通り、流れは良いか？
□ 「よろしくお願いいたします」など、
同じ言葉を繰り返し使っていないか？
□ 無駄な表現はないか、誤解を招く表現になっていないか？メールに限らず
文章をどう書いていいか迷ったり悩んだりして
書き上げるのに時間がかかる
という声を聞きます。そういうケースでは
書くのが遅いという以前に一回で完璧な文章、
直さずに済む文章を書こうとして書き出す前に、あーでもないこうでもない
と、頭の中で文章を考え過ぎているのが
一因。最初から完成させようとするのではなく
まず、頭の中を整理するつもりで
考えや伝えたいことを
書き出してみます。次に、読み返して
言い回しや文の通りが悪いところを直し
「整えて」いくのです。文章を頭の中で完成させて書き出すより
ひとまず書いてから、読み返し、整える方が
時間もかかりません。◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 か ら の お 礼
◆─────────────────────────────────◆早速、【まぐまぐ大賞2015】に
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今週は、メールの送信ミスを防ぐ対策についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの確認 ＞
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後で気づく間違い
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの確認 ＞
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後で気づく間違い
急いで書いて、慌てて送信したメール。
送信後に読み返すと
誤字脱字があったり
文の意味が通らなかったり
ファイルを添付し忘れていたり……
ということに気づき
再度、メールを送り直す。
こうした経験は
誰しもあると思います。
かくいう私も
10年も当メールマガジンの配信を続けていながら
未だに、文字の入力間違いを
読者の方から指摘される始末。
言い訳にしかなりませんが
メルマガ記事を配信する際は
毎回、必ずテスト送信をし
1回以上、読み返してチェックするのですが
直したつもりの文字が直っていなかったり
間違いに気づかないまま配信してしまう
ことがあります。
記事を書くのに時間がかかり
焦って配信したときや
途中で電話が入ったりして
集中力が途切れたときなど
気持ちにゆとりがないときに
うっかりミスが起こりやすいです。
では、どうすれば
こうした打ち間違いや
添付し忘れを防ぐことができるのか……。
特別なテクニックもマジックもなく
一にも二にも
メールを書き終えた後の「確認」を怠らない
ことに尽きると思います。
今週は、私自身の反省を踏まえ
メールの送信ミスを防ぐための対策を
考えていきたいと思います。
◇─────────────────────────────────◇ あ と が き ◇─────────────────────────────────◇ 今年もまた 始まりました！ 日本一のメルマガを読者の投票で決める 【 まぐまぐ大賞2015 】！ 昨年は、ご投票くださった読者の皆さまのおかげで 【仕事美人のメール作法】は 無料部門「ビジネス・キャリア」カテゴリで2位に 入賞することができました。 ありがとうございました。 とってもうれしかったです。 今年もぜひ、 当メールマガジンを応援してください。 【まぐまぐ大賞2015】のURLからも投票できますが、 【仕事美人のメール作法】の登録ページの 「投票ボタン」を押していただくと メルマガタイトルやマガジンIDが自動入力されて 便利です。 ちなみに メルマガタイトルは 「仕事美人のメール作法」 マガジンIDは 「0000146166」 です。 今年もどうぞよろしくお願いいたします。 推薦締切りは、11月30日（月）18:00 ですよ～！
今週は、読者の方からいただいた質問に回答します。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（4）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 「ご質問があります」
＜読者からの質問＞————————————————
最近ふと気になった敬語の使い方があり、お尋ねすることにしました。
まさに、この質問そのものの表現についてです。
基本的に、自分の行為を表すときは謙譲語で、
行為が相手に及ぶときは尊敬語と心得ていますが、
「質問」と「連絡」という名詞を扱う場合には、
何となく感覚で使い分けているような気がします。
例を挙げると、自分の方から相手に質問や連絡がある場合、
「ご連絡があります」とは言っても、
「ご質問があります」ではおかしいと思うのですが、
どちらも自分がする行為でありながら、
前者には違和感がなく、後者には違和感があるのは
どうしてなのだろうと、ふと疑問に思いました。
お時間のあるときに、神垣様の解説を聞かせていただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
（読者 M.Oさん）
——————————————————————
M.Oさんの質問にある通り
・自分の行為を表すときは謙譲語
・行為が相手に及ぶときは尊敬語
を使います。
ただし、
自分の動作でも、その行為が相手に及ぶ場合は
「お」「ご」を付けます。
例）連絡する → ご連絡（いた）します
このほかにも
・説明する → ご説明（いた）します
・報告する → ご報告（いた）します
・回答する → ご回答いたします
・礼を言う → お礼を申し上げます
なども同様です。
しかし、「質問する」は
自分の動作であり、その行為が相手に及ぶものですが
自分の疑問を明らかにするために相手に尋ねる、という
あくまで“自分のため”の行為です。
上記の「説明」「報告」「回答」が
“相手のため”の行為であることとの違いが
この点にあります。
したがって、
「質問する」に「ご」を付けて
「ご質問があります」
「ご質問いたします」
のように使うのは
敬語として適切ではないわけです。
前に「ご」を付けるより
「あります」の方を「ございます」と丁寧に表現すると
しっくりくるのではないでしょうか。
例）敬語について質問がございます
「ご質問があります」については
以前、下記のサイトでも述べているので
参考になさってください。
▼好印象で仕事上手！ ビジネスパーソン メール術（8）
間違いやすい敬語-2：「ご質問があります」
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【しごび】 の お す す め
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メルマガのバックナンバーが
「まぐまぐニュース」に取り上げられました。
気を遣いすぎるあまり、
結果的におかしな言い回しになっていないか……
確認する際の参考に。
▼「たびたびお世話になっております」はNG。ありがちなメールの間違い
今週は、読者の方からいただいた質問に回答します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（3）＞
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「ご返事」か「お返事」かビジネスメールを書くときに役立つ
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
このブログの記事を書いています。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（3）＞
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「ご返事」か「お返事」か
＜読者からの質問＞————————————————
「お」「ご」の使い分けについてですが
「返事」という言葉は、
通常は「お返事いただけますか」で
子供に言う言葉は「ご返事しなさい」とかの使い分けで
よいのでしょうか。
（読者 Hさん）
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一般に「お返事」を使うことが多いのですが
謙譲語の「お」と「ご」の使い分けの基準として、
・訓読みの和語の前には「お」
・音読みの漢語の前には「ご」
を付けます。
「返事」は音読みの漢語なので
本来は「ご返事」とするのが正しい使い方です。
ただ、「お返事」が一般化しており
実際には「ご返事」「お返事」が混在しているのが
現状です。
「ご返事」か「お返事」かについては
過去にメルマガでも取り上げたことがあるので
参考にしてください。
メルマガ詳細 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 中小企業経営者のためのビジネス情報誌 月刊「ビジネスサミット」2015年11月号 日本各地のユニークな企業を紹介する 【元気のヒントここにあり！】のコーナーで 東広島市安芸津町にある 株式会社コーポレーションパールスター様の 取材記事を神垣が担当しました。 同社製造の「転倒予防くつ下」は 介護予防だけでなく 足のむくみを対策にもなるスグレモノ。 「介護予防は美容と健康から」と題し 同社の取り組みを紹介しています。
月刊「ビジネスサミット」は定期購読誌ですが、 興味のある方は ぜひ、読んでみてくださいね。 ▼前回のフレスタ様の取材記事はこちらに掲載 3分で読める「現場を変えた社長の一工夫」