2007年2月14日 | 神垣あゆみブログ

今週は、うっかりおかしてしまうメールのミスについてです。
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仕事のメール作法　　　＜ メールミスを防ぐには（2）＞
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添付のし忘れ

「添付します」と書いて、
該当するファイルを未添付のままメール送信
してしまう…。
似たような経験をお持ちのかたは
少なくないでしょう。

「早く送らなければ」と気持ちが急いている
ときほど、おかしやすいミスです。

「添付して送ろう」と思っていても、
本文を書くことに集中すると、
書き終わった時点で気が緩んで
「添付したつもり」になっていることが
あります。

▼　手間を惜しまず確認あるのみ
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添付のし忘れを防ぐ対策として、考えられるのは
次の2点です。

1）該当するファイルを先に添付してから
　本文を書き始める

2）メールを送信する前に添付ファイルを
　　もう一度開いて確認

メール本文にある「添付」という言葉に反応し、
送信前に確認のメッセージが表示される
メールソフトもあります。

添付し忘れの自衛策としては、
メール本文を書く前にファイルを添付し、
書いた後に再度開いて確認すれば、
まず間違いないでしょう。

複数のファイルを添付送信するとき、
同じファイルを重複して送ってしまうこともあります。

添付ファイル名に通し番号を付けるなど
ファイルの区別がつく工夫も必要でしょう。

こうしたうっかりミスをなくす一番の解決策は
「時間」。

焦って送ると間違う確率も高くなるので、
時間のゆとりを持って確認する手間を
惜しまないことが大切です。

と、反省を込めて思います。

（VOL.519 2007年2月14日　配信分より）

＜追記＞
添付ファイルを開く際に
パスワードを付けるケースが増えてから
添付し忘れが減ってきたと感じます。

また、多くのメールソフトで
本文の「添付」という言葉に反応し
送信前に確認メッセージが出ます。

それでも、なくならないうっかりミス
なので、送信前にチェクを忘れずに。

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【仕事のメール心得帖】添付のし忘れ＜ メールミスを防ぐには（2）＞VOL.519