今週は、メールをわかりやすく書き換えるポイントをご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 書き換える技術 ＞
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目的をはっきり書く
先日、ある商品を紹介したプレスリリースをFAX送信した先から、
次のような文面のメールを受け取りました。
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（件名）ABC社の●●と申します
（本文）いつもお世話になります。
FAXありがとうございました。
ぜひ一度、拝見させていただきたいです。
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件名から、どこの会社のだれということはわかるのですが、いきなり本文
が始まり、最後に署名もないため、最初、このメールを受け取ったときは、
単なる「FAXを受信しました」という確認メールかと思いました。
翌日読み返してみて、ひょっとしてプレスリリースの内容に関してもっと
知りたいという意思表示かも…と気づきました
（そこで気づく私の反応も鈍いのですが）。
そこで
「もし、興味をお持ちいただけたのなら、見本をお送りします」
という旨の返信をしました。
すると、やはり相手は見本を見たかった様子で、次のメールには
「では、こちらの住所にお送りください」
と資料の送付先が記されていました。
最初に受け取ったメールがあまりに簡潔だったため、真意を図りかね、
対応が遅れた事例です。
簡潔すぎるメールも誤解を招きやすいものです。この事例をサンプルに
次のように書き換えてみました。
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（件名）プレスリリース拝見しました。
（本文）神垣あゆみ企画室 御中
プレスリリースをお送りいただいたABC社の●●と申します。
当社の媒体でどのように取り上げるか検討したいので
見本をお送りいただけないでしょうか。
送付先はこちらです。
（以下、送付先住所、電話番号、受取人名）
それでは、よろしくお願いいたします。
（署名）
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ポイントは、
・件名にプレスリリースを読んだ旨を書き、名乗るのは本文で
・相手に何を要求したいのか、具体的に書く
・この場合、送り先まで明記しておけば、一回のやりとりですむ
この事例では、「ぜひ一度、拝見させていただきたい」の一文を「です」
で終わらせず「ので…」とし、「見本をお送りください」とつなげれば、
要求の内容が具体的にわかります。
最初のあて先も忘れず入れとおくと確かです。
