今週は、基本的なメールのマナーについての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ メールのマナー（5）＞
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打診の仕方

下記は訪問の日程を打診するメールです。
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（前略）

○○様からご紹介を頂きました、△△と申します。
早速ですが、御社を訪問させていただき
XXXXの件についての打ち合わせをお願いできればと存じます。
つきましては、ご都合の良い日程をご指示頂けないでしょうか。
ご検討の程、よろしくお願いいたします。

用　件　　XXXXの件についての打ち合わせ
日　時　　下記の日程のうち
ご都合の良い日をお知らせください。

1案　　4月　28日（土）
2案　　5月 　1日（火）
3案　　5月　 2日（水）

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このように日程などの打診をする際は、幾つか候補日を挙げて相手に選択
してもらう書き方をすれば、受けとった側は希望の日程を返信するだけで
よく、さっと用件が片付きます。

日程に限らず、例えば、上司から仕事の指示があった場合「これはどうし
ましょうか」「あれはどのようにしたらいいのですか」といちいち尋ねな
がら進めるより、企画書をまとめるなりしてある程度自分で形にし、上司
に全体像を確認してもらうという進め方にすると、事がスムーズに運びま
す。

メールも同じ。相手が望む形を想定し、確認するだけでいいようにまとめ
たり、イエス・ノーで答えられるように持っていく配慮があると歓迎され
ます。

メール以外の仕事のやりとりでも、大切なのは想像力。自分で考え、相手
の望む形に工夫し提案することで、お互いの仕事の効率がアップし、生産
性も上がります。

自分勝手に先走りすぎてはいけませんが、常に「一歩先を見る」視点を持
つと得るものが多いのではないでしょうか。

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