今週は「携帯電話 ⇒ パソコン」へのメール作法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 携帯電話のメール作法(3)
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内容は短く

今週の当メルマガでは、「携帯電話 ⇒ パソコン」へのメール作法につい
て、読者から寄せられたメール作法をご紹介しています。

携帯からメールを送る場合、文中で「携帯からのメールである旨を伝える」
配慮を昨日はご紹介しました。

続いて、本文についてです。携帯からメール送信する際は、手短に文章をま
とめるのもポイントです。短文で用件を伝える工夫として、次のような意見
がありました。
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私の場合、携帯で先方にご連絡することは緊急時を除いてほとんどないため、
テンプレートを簡略化して、通常時の対応とは異なることがメール本文で分
かるようにしています。

・文頭は「○○様」
・文末は「○○社 桜田」
※通常時はアドレス、部署名、フルネーム、社名、連絡先を明記した署名
を使用
・文中に「携帯からのため、見づらい点はご容赦ください」などのひと言を
添える
・これ以降の連絡先(携帯or通常)

「携帯からの急ぎメールなので、多少の失礼は許してね」的な含みをあえて
持たせます。                     (読者 A.Sさん)
——————————————————————–

携帯メールの場合、急を要して送ることが多いので、通常のメールのやり取り
以上に用件の核心部分から優先的に書いていくことになります。ですが、誰宛
で、誰からのメールであるかなど、最低限の情報は盛り込んでおくことも必要
でしょう。ほかにも次のような意見がありました。
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ひとつだけ、心がけているのは最初に名乗ることです。
上司でも取引先でも、挨拶は省いて最初に「○○です」と名乗ります。
自分もそうですが、携帯メールは最初の一行で用件が分かった方が便利では
ないでしょうか。
「お世話になっております」や「お疲れ様です」を後回しにしても、名前を
見た相手が「○○さんならこういう関係の用件だろうな」と予想してくれる
のではないかと思っているので。            (読者 F.Sさん)
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確かに、メールの送信者が先に分かれば、だいたいどういった用件か察しが
つきます。さらに次のような意見も。

携帯メールでは要点だけを送り、詳細内容はPCから送るよう連絡することが
多いです。急を要するものは、こちらからその後電話するようにしています。                             (読者 N.Yさん)

私も携帯からは最低限の連絡に留め、詳細はパソコンから改めてメールするこ
とが多いです。急ぐときは電話して話すほうが早いこともありますよね。
その状況に合わせ、最適な伝達ツールを活用することが大切ではないでしょうか。

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今週は「携帯電話 ⇒ パソコン」へのメール作法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 携帯電話のメール作法(2)
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ひと言添える

携帯メールを仕事で活用する場合、次の二通りに大別されると述べました。
・携帯電話 ⇒ パソコン
・パソコン ⇒ 携帯電話

今週の当メルマガでは、「携帯電話 ⇒ パソコン」へのメール作法につい
て、読者から寄せられたメール作法をご紹介しています。

携帯電話とパソコンでは画面の大きさからして違うため、送り先の媒体で
見やすくなるように改行したり、句読点を意識的に入れるというのが昨日
のお話でした。

「読みやすさ」への配慮と同様に、メールの文中で「携帯電話からのメー
ルである」旨を知らせるという心遣いも多かったです。

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冒頭に下記の一文を入れてから、要件を書いております。

御世話になっております。
携帯メールで送信してますので読みづらいことを
お許しください。

(本文)
(読者 トムさん)
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このほかにも・・・

文中に「携帯からのため、見づらい点はご容赦ください」などの一言を添
える。(読者 A.Sさん)

「ケータイにて用件のみ失礼します」「携帯からで失礼ながら」と書き添
えます。(前田めぐるさん)

このように携帯からのメールであるとひと言添えると、用件のみの簡略化
した記述も、読む側は“そのつもり”で読むことができます。

私はこの逆で、携帯で文字を入力するのが苦手なので、パソコンから携帯
へメールすることが多いのですが、やはり冒頭で「パソコンから返信です」
「PCにて失礼します」などと書き添えるようにしています。

パソコンからのメールは長くなりやすいので、携帯電話宛てに送信すると
きは手短にまとめるよう心がけています。

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今週は、携帯電話のメール作法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 携帯電話のメール作法
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読みやすく打つ

以前、このメルマガで読者の方々から情報をお寄せいただいた「携帯電話
のメール作法」について、今週はご紹介してまいります(情報提供してく
ださった皆さま、大変お待たせしました)。

ビジネスの場で使用する携帯メール。私は事務所や自宅のパソコンからの
メールのやりとりが大半で、携帯メールを仕事に使うのは緊急時だけだっ
たのですが、営業担当者など、外出の多い人は携帯メールをフル活用して
いることが分かりました。

携帯メールを仕事で活用する場合、大きく二つの状況に分けられます。
・携帯電話 ⇒ パソコン
・パソコン ⇒ 携帯電話
この二通りです。

今週の当メルマガでは、まず「携帯電話 ⇒ パソコン」へのメール作法に
ついて、読者から寄せられたメール作法をご紹介していきたいと思います。

▼ 「携帯電話 ⇒ パソコン」の場合、読みやすさに配慮
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
留意点として多かったのが、携帯電話の画面とパソコン画面という環境の
違いから来る「読みやすさ」に配慮するという意見でした。

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ここ数年、産休だ、入院だ、と長期にわたって仕事を空けることが多かった
私。特に入院中は、会社からの連絡メールが携帯に入ってきました。

返信する相先手が会社PCの場合、携帯メール感覚で続け打ちをしないよう、
適度に改行を入れることを心がけていました。
自分が会社PCに届いた携帯メールを読むとき非常に読みにくかったので…
(読者 M.Y さん)
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このほかにも、携帯からパソコンへメール送信する際は「句読点を必ず入れ
る」、パソコンで受信した場合、文字化けする可能性のある「半角カナ・絵
文字・顔文字は使用しない」(読者 N.Yさん)という配慮をしている方もい
ます。

携帯慣れしていると、ツメツメきちきちに文字を打ってしまいがちですが、
送信先がパソコンの場合は、改行や句読点を意識的に入れるほうが読みやす
くなりますね。

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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 定番のフレーズ(5)
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「申し訳ありません」

お詫びや謝罪のメール。ビジネスメールの場合、「すみません」「ごめん
なさい」より「申し訳ありません」「申し訳ございません」が適切です。
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返信が遅れ、申し訳ありません。
ご要望にそえず、申し訳ございません
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お詫びのフレーズが続くような場合は「申し訳ありません」を重ねて使う
より、「大変失礼いたしました」「ご迷惑をおかけしました」「お詫びい
たします」と別の言葉に置き換えるようにしています。

お礼の「ありがとうございます」も謝罪の「申し訳ありません」も繰り返
し使うと、気持ちが薄れて感じられるからです。

ただ、私信などで親しい間柄の相手にお詫びのメールを送るときは「申し
訳ありません」より「ごめんなさい」を使うことが多いです。懇意な相手
には改まった言い方より「ごめんなさい」と素直に書くほうが真意が伝わ
る気がするからです。

▼ 表現を和らげる緩衝材にも
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「申し訳ありません」は、表現を和らげる緩衝材の役割を果たすフレーズ
でもあります。

昨日ご紹介した「いたしかねます」「分かりかねます」といった断りのフ
レーズの前に「申し訳ありません」を持ってくると、表現がやわらかくな
ります。お願い事をするときも同様で、相手の手間を取ることに恐縮する
気持ちが伝わります。
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申し訳ありません。当方では対応いたしかねます。
申し訳ありません。再度、ご送付いただけないでしょうか。
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このように定番のフレーズを押さえておき、その都度、状況に応じた言葉
を添えて使うと表現が広がり、紋切り型でない心遣いの感じられるメール
になります。

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メルマガ詳細

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【しごび】 の お す す め
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読者からのコメントです。
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購入してチームのメンバーに配りました。
本来ならば、メールの書き方も指導しなければいけないのですが、
手がまわらず、神垣さんの著書に頼る結果となってしまいました。
21歳から34歳までの女性4名に渡したところ、皆、真剣に読み始めて
いました。本当に助かっています。ありがとうございます。 (M.Cさん)
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職場の皆さんに読んでいただけてうれしいです!
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本メルマガをもとに書きました『 仕事で差がつく できるメール術 』

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