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今週は、慣用句の誤用についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 間違いやすい慣用句
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                            誤用の実態

9月7日に文化庁から発表された2006年度「国語に関する世論調査」。
8日の新聞各紙で報道されていたので、目にしたかたも多いのではないで
しょうか。

今回の調査では、慣用句などの誤用の実態調査も報じられていました。
私も誤って使っていた慣用句があり、軽くショックを受けました。
その慣用句とは…

「役不足」「流れに掉さす」「ぞっとしない」の三つです。

次の例文に使われている慣用句の意味、あなたはどちらだと思いますか?

1)「彼には役不足の仕事だ」
A)本人の力量に対して役目が重すぎること
B)本人の力量に対して役目が軽すぎること

2)「その発言は流れに棹さすものだ」
A)傾向に逆らって,勢いを失わせる行為をすること
B)傾向に乗って、勢いを増す行為をすること

3)「今の映画は、余りぞっとしないものだった」
A)面白くない
B)恐ろしくない

▼ 感覚で捉えず調べて意味を知る
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
正しい使い方は

1)役不足 = B)本人の力量に対して役目が軽すぎること
2)流れに棹さす = B)傾向に乗って、勢いを増す行為をすること
3)ぞっとしない = A)面白くない

上記の三つの慣用句の意味を、私は完全に取り違えていました。

謙遜したつもりで「今回のご依頼は、私には役不足です」と発言し、
「流れに掉さすようなことはしないほうがいいでしょう」と止めに入り
「ぞっとしない」にいたっては「ぞっとする」の反対語と思い込んでいま
した。あ~恥ずかしい!

今週は、このように意味を取り違えやすい慣用句について取り上げてみた
いと思います。

※参考 文化庁 平成18年度「国語に関する世論調査」の結果について

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今週は、メール作法の基本を諺に絡めてご紹介します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法          < 諺に見るメール作法(5)
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                       中身より言い方が大切

「歌を作るのはメロディである」

これはフランスの諺で、「中身より言い方が大切」ということを指します。

書き方ひとつで印象が変わるのらば、ひと手間かける労を惜しまず、読
んだ相手が不快に思わないような表現を工夫したいもの。

例えば、書類の確認を相手にお願いする場合
「あとで見てもらえますか」とメールに書いても意味は通じますが
「後ほどご覧いただけますか」とすると丁寧で、社外の相手に送っても感
じの良いメールになります。

「確認しておいてください」でもいいのですが
「お手数ですが、ご確認をお願いします」
「ご確認いただけるとうれしいです」
とすると、相手への気遣いが感じられます。

文章を書いた後「これを読んだ人はどう思うだろうか?」と自分に投げか
けて読み返す習慣をつけることが、感じのいい文章を書く第一歩です。

▼ 書くことで書けるようになる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
最後に、これは諺ではありませんが…

「失敗は、成功を味わい深くする調味料」

『ティファニーで朝食を』『冷血』で知られる作家、トルーマン・カポー
ティの言葉です。

メールを書くにあたり、私も何度となく失敗を重ね、恥をかき、後悔して
きました。メールは送信ボタンを送ったら最後、とり戻すことはできませ
ん。それこそ「覆水盆に返らず」「あとのまつり」です。

でも、失敗した数だけ文章も上達する、うまくなれると、気持ちを切り替
え、気をつける。この繰り返しで今に至っています。

「場数を踏む」つまり、経験した数だけ、こんなときはこういう書き方と
応用がきくようにもなります。文章に自信がないという人ほど、どんどん
書いて場数を踏んでほしいです。

文章上達は、才能ではなく訓練なのですから!

 
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今週は、メール作法の基本を諺に絡めてご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 諺に見るメール作法(4)
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終わりよければすべてよし

良いところを誉めて、悪いところを注意する。
悪いところを注意して、良いところを誉める。

部下や外注先とのメールのやりとり。あなたは上記のどちらのタイプです
か?

私は後者「悪いところを注意して、良いところを誉める」ようにしていま
す。なぜなら、自分が逆の立場だったとき、先に良いところを誉められ、
あとから悪いところを注意されるとがっかりするからです。

「なかなかいいじゃないですか」と言われ、内心「やった~!」と思って
いたら、「でも、こことここの表現がちょっとねぇ」と言われると
「なんだ、言いたいのはそこか…」と気づき、しょんぼり。ぬか喜びだっ
たことを悟ります。

こういう経験があるので、私からメールで指摘する場合は、最初から誉め
ず、ずばっと問題点を先に挙げます。その後、「でも、全体的にすごくよ
くまとまっています。特に○○の表現がうまいと思いました。さすがです
ね」と良い点を具体的に挙げて誉めるようにしています。

最初に問題点を指摘するときも、必要以上に相手を責めたり深入りせず、
率直かつあっさりと指摘し、改善の方法や考え方を合わせて書くように気
をつけています。

▼ あなたなら、どっち?
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「でも」に続く言葉が、誉め言葉のほうが私は単純にうれしいと感じます。
けれど、その逆の人もいるかもしれません。

ですから、メールのやりとりでも、ある程度、相手の性格を把握して書き
方を考える必要があるでしょう。

いずれにせよ、「終わりよければすべてよし」で、最後に気持ちよく読み
終えることができる書き方と心遣いを忘れたくないですね。

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 仕 事 の メ ー ル 作 法          < 諺に見るメール作法(3)
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                      求められてもいないのに…

ドイツのことわざに
「求められてもいないのにアドバイスはするものではない」
というのがあります。

メールでも、問わず語りに自分の知識や見解を書きたててしまうことがあ
ります。書く方は気分が乗ってきて、あれもこれもと聞かれもしないこと
を書いてしまいますが、それを読むほうは結構ツライものがあります。

得意げに書いたことが、実は相手も知っていたり、自分以上に詳しいとい
うことも…。アドバイスや意見は、相手に求められてから伝えるほうが的
も絞れて、的確な回答ができます。

▼ 先回りがアダとなる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
かくいう私も、サービス精神を発揮しすぎて幾度となく「求められてもい
ないアドバイス」をしてしまい、激しく後悔したこと数知れず…。

先んじてあれこれ書くより、
「○○についてはご存知ですか?」
「△△という事例もあります」
と、さわりだけ提示して相手の反応を見てから、詳細を述べても遅くはあ
りません。

「相手は知らないだろうから」ではなく、「相手は知っているかもしれな
い」というスタンスでメールのやりとりをするといいのではないでしょう
か。知識の押し売りにならないよう気をつけたいものです。

 
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 諺に見るメール作法(2)
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念には念を入れよ

メールを書き終えて、すぐに送信ボタンを押してしまうと…

・添付ファイルを添付し忘れていた
・相手の社名や名前を間違っていた
・書き忘れたことがあり、再度メール

こんな失敗を起こしやすいです。

添付し忘れを防ぐには、
メールの文章を書く前に所定のファイルを添付しておく、
送信前に添付ファイルを開いて確認する
という方法があります。

送信前に全文を読み返し、
文字の間違いがないか、表現の誤りがないかも確認したいですね。

特に社名、役職名、個人名は今一度確認を。
誤った名前のまま何度もメールのやり取りを続けて
「知らぬは本人ばかりなり」ということにならないように。

メールで伝えるべきことを、
整理して書き出すことも大切です。
メールを書く前に要点をメモに書き出しておくと、
慣れれば頭の中で整理できるようになります。
用件を箇条書きにすると、
読み手にも分かりやすく伝えることができます。

▼ メール本文以外に送信先の確認も!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
そのほか、

・CCで来たメールを「全員に返信」で返信しているか
・個人に宛てたメールがML宛てやCCになっていないか
・BCCで送信すべきメールをCCにしていないか

なども送信前のチェック事項です。

書き終えたメールは、
送信前にもう一度読み返し、
送信先なども確認してから送信ボタンを押す
ように習慣づけましょう。

うっかりミスが個人情報や機密事項の漏洩
につながることが無きにしも非ず。
メールの送信も念には念を!

<追記>

上記に述べたことは
メール対応の基本中の基本です。
「何を今さら」と思うかたもいるでしょう。
ただ、ミスによるトラブルは
基本をおろそかにする慢心から発生します。
自分自身を戒めるとともに
部下や部署内へも伝え、基本の見直しを行いましょう。

1通のメールで信用を損なうこともあるのですから。

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                        急いては事を仕損じる

慌てて出すメールはトラブルの元。

相手が感情的になって書いてきたメールにも即答は禁物です。「売り言葉
に買い言葉」で、こちらも感情的に応戦してしまい、解決の糸口が見つか
らないまま水の掛け合いになることが多いです。

そんなときはメールに目を通した後、すぐに返信をせず、少し時間を置い
て改めて読み返します。自分に否があれば認め、誤解があれば、その点に
ついて筋道を立てて説明します。

場合によってはメールで返信するより、電話や対面して話をするほうがか
いこともあるでしょう。

▼ すぐ対応できないときはその旨伝える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
悪意のある内容のメールも、まともに受け答えしていると、相手を増長さ
せるだけ。怒らせることでこちらの気を引こうとしていたり、自分の鬱憤
をこちらに投げかけ、憂さを晴らそうとしているだけなので、「ご指摘、
ありがとうございます」とかわして深入りしないことです。

確認に時間がかかったり、調べる必要があるような場合は「ただ今、立て
込んでおりますので、明日、改めてご返事いたします」というように、理
由を述べ、いつまでに対処するかを知らせておきます。

急いで生半可な対応をしたり、よく確認もせず適当に返信するより、ずっ
と親切ですし、ミスも防げます。

 
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