今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ 読み返す際のポイント（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　件名と本文は合っているか

用件を書き終えた後、必ずチェックしておきたいのが
「件名と本文の整合性」。

件名と本文がマッチしているか
という点です。

最初に件名を入れて、本文を書き出す…
または、本文を書き終えてから、件名を入れる。

あなたは、どちらですか？

圧倒的に、件名を先に入れる人の方が多く
後で件名を入れる人は少数派でしょう。

前者の場合、すでに書くべき内容が
頭の中で整理できていればいいのですが、
最初に思いついた件名が、本文を書いているうちに
合わなくなっていた…ということもあります。

メールを書き終えたら
最初に自分が意図した件名と
それを記述した（はずの）本文とで
矛盾がないかを確認してみましょう。

「あれ？　最初に書いた件名と本文の内容が合ってないぞ」
と気が付いたら、件名を再考すればよいだけのことです。

だ～っと一気に書いたメールの場合
意外とこの「件名と本文の整合性」が取れていない場合もあるので
気をつけましょう。

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若い人だけでなく“大人”にもおススメしやすいのは、タイトルのせい？
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今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 読み返す際のポイント ＞
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後悔や反省をする前に…

すでに新しい職場で、研修や実務にとりくんでいる
新社会人も多いことと思います。

社内、社外をとわず、ビジネスメールは
うまく書けていますか？

仕事でメールのやり取りを行ううえで
新社会人の皆さんにぜひ、身につけてほしい
と思う習慣が「読み返す」ことです。

相手に対して失礼のないように
敬語や表現に気をつけ、適切な内容にまとめるのに
精いっぱいで、書けたらすぐに送信ボタンを押してはいませんか？

送信した後に「しまった！」と
後悔や反省をしても、送ったメールは取り戻せません。

場合によっては、うっかり送った1通のメールが
会社の業務や今後の取引に大きな支障をきたす
事態を招くこともあります。

メールの文章の精度を上げることも大切ですが
メールの誤送信や不適切なメールを送ることの防止策として
今すぐ、誰にでもできる大切なことが
「読み返す」ことです。

書くよりもはるかに短時間で済む
「読み返す」行為をおろそかにせず、
新人の今の時期に、習慣として身につけてしまうことを
強くお勧めします。

では、どのような点に気を付けて
読み返せばよいのでしょう。

今週は、メールを送信する前に読み返す際の
ポイントについてご紹介していきます。

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　長文のメールは、読み進めていくうちに疲れてしまうものです。

　改行に気を付けたとしても
　単調な文字の羅列が延々と続いていくと、
　読んでいくうちにダレてきて、要点が印象に残りにくいのです。

　そのためにも「見出し」を付けることが有効になってくるわけですが
　そのほかに読みやすくする工夫としては

　記号や罫線を使って文章を区切り、見た目に変化を付けていく
　方法があります。

　4～5行ごとに
　———–　や　＊＊＊＊＊＊　といった区切りの印を
　挿入していくのです。

　ビジネス文書の「記書き」の部分
　（「記」としてその下に箇条書きで日時などの要点を記すこと）を
　罫線ではさんで強調するのもよいでしょう。

　例えばこんな感じ

（例文）

　下記の通り、上映会を開催します。
　上映後、この映画の監督マット・テイラー氏の講演がありますので
　奮ってご参加ください。

　＜＜「GATE」上映会 ＞＞————————————-

　　　●日　時：5月28日（金）
　　　　　　　　18：00　開演　　18：30～　上映
　　　●会　場：広島市県民文化センターふくやま
　　　　　　　　（広島県福山市東桜町1-21）
　　　●入場料：一般 999円

　————————————————————

　このように記号や罫線、余白の行を取り入れて
　読みやすく、印象に残るようなレイアウトを考えるのも
　長文のメールを送る際には気に留めておきたいポイントです。

　長文のになると書くので手いっぱいになりがちですが
　その文を読む側の視点で、もう一度、読み返し
　読みやすく整えて送信する習慣をつけたいですね。

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　長文のメールを送信する際の留意点は
　まず、長文であることの断りを入れることです。

　例えば
　「お問い合わせいただきました○○についての
　　詳細な仕様をお知らせいたします。
　　少々長文になりますが、ご一読のうえ
　　ご検討のほどお願いいたします」

　次のように、件名に長文であることを明記する方法もあります。
　「○○についての回答（長文です）」

　メールの件名や冒頭に長文である旨が述べてあれば
　読む側は後で読んだり、そのつもりで読む心構えができます。

　昨日も述べたように
　メールの適切なボリュームはスクロールせずに読み切れる
　範囲内。

　詳細な内容や込み入った事柄を伝える場合は
　Wordなど別のファイルにまとめ、添付したり
　メールではなく、相手に直接電話して説明するほうが得策でしょう。

　メールの基本として「結論を先に書く」ことが
　ポイントの一つとして挙げられますが、
　長文であるという「どのようなメール」であるかを
　先に相手に知らせることも
　メールを送信する際の配慮と言えます。

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