今週は、相手に対して失礼になる表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法               < 失礼な表現
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                           「部長なりの」

普段から使っている表現も
使い方や使う相手を間違えると
失礼になることがあるので注意が必要です。

例えば「~なりの」という言い回し。

「話し合えば、それなりの成果はあるものです」
「彼には彼なりのやり方があるのでしょう」

のように使い
「(それ)相応の」という意味があります。

▼ 敬意を示す相手には使わない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
では、次のような使い方はどうでしょうか。

部長なりのお考えをお持ちだと思いますが…」

敬意を示す相手に対して
「部長なりの」といった使い方は失礼になります。

敬意を示す相手に対して
「部長なりの」といった使い方は失礼になります。

「それ相応の」という意味の「~なりの」を
目上の相手に使うと、
見下したような印象を与えるからです。

「部長のご意見をお聞かせください」
「部長はどのようにお考えですか」
「部長はいかがでしょうか」
などの表現の方が適切です。

<追記>
 自分から目上の相手に対しては
「私なりに考えてみたのですが(ところ)……」
 といった使い方ができます。

 自分には使っても
 人には使わない方が無難ではないでしょうか。

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今週は、無駄を省いたスッキリメールについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールのぜい肉を取る(4)
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                          「無駄な語尾」

 読みやすいスッキリしたメール文にするには
 ぜい肉となる「無駄」な文章を取り去ることが必要です。

 文の「語尾」もぜい肉になりやすいです。
 ダラダラと言葉をつなげず、スッキリ簡潔にすることが肝要。
 「語尾」に付けやすいぜい肉表現を下記に挙げました。

 ・活動を行う         ⇒ 活動する

  「~を行う」という表現が一つの文に何度も出てくると
  まわりくどい印象を与えます。

 ・閲覧することが可能です   ⇒ 閲覧できます

  「~することが可能」も無意識に使いがちなフレーズ。
  「~できる」と書き替えるとスッキリします。

 ・といえないこともありません ⇒ ともいえます

  「否定+否定」は「肯定」。もったいぶらず、簡潔に。

 ・危険といっていいでしょう  ⇒ 危険でしょう

  「~といって」が付くと、まわりくどい表現に

 ・というふうに考えました   ⇒ と考えました

  「~というふうに」もつい使ってしまいがち。
  同様に「~というように」もぜい肉表現です。

 今週紹介した
 ・重複した表現
 ・過剰な修飾語
 ・余計な接続詞
 ・無駄な語尾
 は、文章をまわりくどくしたり、もたつかせたりする
 「ぜい肉」表現です。

 意味もなく、なんとなく使っていることも多いので
 読み返し、これら文の「ぜい肉」を削って
 すっきりスリムな文章に仕上げましょう。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、無駄を省いたスッキリメールについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールのぜい肉を取る(3)
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                         「余計な接続詞」

 読みやすいスッキリしたメール文にするには
 ぜい肉となる「無駄」な文章を取り去ることが必要です。

 使い方を気をつけないと
 ぜい肉になりやすいのが「接続詞」です。

 「そして」「それから」などの順接の接続詞
 「また」「および」などの累加の接続詞
 は、文と文の合間につい使ってしまいがちですが
 なくても、意味が通ることも多くあります。

 ————————————————–
 昨日は、部長とともに広島支店へ出張でした。
 そして、午前中は営業会議に出席しました。
 また、午後からは福山営業所でも打ち合せがありました。
 だから、一日中広島県を西から東へ移動する状態でした。
 そして、夕方には本社へ戻りました。
 ————————————————–

 上記の例文から、不要な接続詞を取り
 整理してみましょう。

 ————————————————–
 昨日は、部長とともに広島支店へ出張でした。
 午前中は営業会議に出席し、
 午後からは福山営業所で打ち合せがありました。
 一日中、広島県を西から東へ移動する状態でしたが、
 夕方には本社へ戻りました。
 ————————————————–

 このように、接続詞を省いてみると
 文面がスッキリします。

 メール文を書き終えたら、読み返し
 「しかし」「けれども」といった逆説の接続詞以外は
 思い切って接続詞を削ってみてください。

 接続詞がなくても意外と意味が通ることが多いです。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、無駄を省いたスッキリメールについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                       < メールのぜい肉を取る(2)>
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 「過剰な修飾語」

読みやすいスッキリしたメール文にするには
ぜい肉となる「無駄」な文章を取り去ることが必要です。

無駄の一因となっているのが
「過剰な修飾語」
です。

形容詞や副詞は、
書き手がどのように感じたか、感じているかという
「主観的な意見」を述べるときに使われることが往々にしてあります。

例えば
「とてもきれいな部屋」
という一文。

「部屋」は実在するものですが
副詞「とても」や、形容詞「きれいな」は
書き手の主観で感じたことです。

ほかの人が見れば
必ずしも「とてもきれいな」部屋に見えるとは限りません。

▼ 盛らずに書く
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「緑豊かな公園に隣接し、光にあふれた
南向きのとてもきれいな部屋」

広告文のようなこの一文
修飾語があまりにも多く使われているため
本来、伝えるべき「事実」が分かりにくくなっています。

文の「ぜい肉」となっている修飾語を取り除いてみましょう。

「公園に隣接した、南向きの部屋」

このように、過剰な修飾語で「盛った」一文は
余計なイメージを与え、読む側を惑わせます。

事実を正確に伝える必要がある
ビジネスメールの場合、
客観的な事実を伝わりにくくする
修飾語の使いすぎに注意しましょう。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < メールのぜい肉を取る
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                         「重複した表現」

 読みやすいスッキリしたメール文にするには
 ぜい肉となる「無駄」な文章を取り去ることが必要です。

 スリムな文章を書くために、
 まずチェックしたいのが
 「重複した表現」
 の使用です。

 「上に上がる」といった
 重複した表現を使っていませんか?

 無意識に書いてしまいがちな重複表現を下記に挙げました。

 ・まず、第一に    ⇒ まず
              第一に

 ・最終結論は…    ⇒ 結論は
 
 ・一緒に協力する   ⇒ 協力する

 ・補足説明を追加する ⇒ 補足説明をする
              説明を補足する

 ・再度、繰り返すことがないよう
            ⇒ 繰り返すことがないよう

 ・はっきりと明記する ⇒ 明記する

 ・例えば、こうした施工がその一例です
            ⇒ 例えば、こうした施工があります
              こうした施工があります
              これが施工の一例です

 こうした重複表現は、文字数ばかり増えて
 新たな意味が追加されるわけではないので

 読み返して、意味が重なった表現は省いて
 スッキリさせましょう。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 先週、10月5日に配信した
 VOL.1811 < 読者からの質問(5)>「ご案内申し上げます」
 の質問への神垣の回答に、読者のかたから指摘がありました。

 バックナンバーのブログに追記し
 訂正のコメントを掲載していますので
 ご覧ください。

 「ご案内申し上げます」< 読者からの質問(5)>VOL.1811
 

記事全文を読む

今週は、読者のかたからの質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問(5)
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 「ご案内申し上げます」

<読者からの質問>————————————————

先日お客様にお送りしたメールの内容で上司から指摘を受けました。

私はお客様に連絡する用件があったので
「ご案内申し上げます」
という文章からメールを作ったのですが

案内ではなく
「ご報告申し上げます」か
「ご連絡申し上げます」
だろう! とのこと。

案内という言葉を使うのは間違いなの? と思い
(私の中で納得出来なかったので)
辞典で調べたら
「事情やようすなどを知らせること。また、その知らせ」
という意味もありました。

私がお客様にご連絡したかったことは
お客様からいただいたご要望を
第三者機関に依頼し調査してもらい
その調査結果をお客様にお伝えする、という内容になります。

(読者 K 様)
——————————————————————
結果報告をするということで
「ご案内」という表現がやや弱い、あいまいと
Kさんの上司のかたは判断したうえでの指摘ではないでしょうか。

確かに、責任をもってお客様に結果を伝える際の表現としては
「ご案内」ではなく「ご報告」「ご連絡」が適切です。

「調査結果をお客様にお伝えする」ときの表現としては

「ご報告申し上げます」
「ご連絡申し上げます」

もありますが

「お知らせ申し上げます」
「お知らせいたします」

という表現も適切なものと考えます。
—————————
※この記事の配信後、読者の方から次のようなご意見をいただきました。

「ご案内申し上げます」
は、間違いです。

“私がお客様にご連絡したかったことは
お客様からいただいたご要望を
第三者機関に依頼し調査してもらい
その調査結果をお客様にお伝えする、という内容になります”

ということですが、

あくまで、顧客から要望されて連絡すること。
こちらから積極的に提案する内容ではないと思われるので、
御案内は間違いです。

はっきりと「ご報告申し上げます」か
「ご連絡申し上げます」が正しいと思われます。
(読者 J.S様)

本日の<読者からの質問(5)>ですが
私個人としては、「ご案内」は使わないな…と思いました。

どちらかというと、こういうメールをもらう方が多いのですが
「ご案内」では、調査結果についての責任感が希薄に感じるのです。

とくに先方よりの入荷が遅延して、督促している場合など
取次ぎから「ご案内申し上げます」と来た日にゃ、
「ガキの使いじゃないんだよ!」となります。

右から左へ伝達するだけなら「ご案内」でいいと思いますが
「ご報告」「ご連絡」などの方が
自分たちも内容を把握していますよ、
ただ言われたことを伝えてるだけじゃないですよ、
という、意思が感じられると思います。
(あくまで私の主観ですが)
(読者 M.N様)

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