今週は、的確なメールを書くための5つのチェックポイントをご紹介。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールを書く前の心構え（3）＞
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伝えるべきことを明確に
ビジネスメールを書く前に
心に留めておきたい5つのポイントを
今週はご紹介しています。
●チェックポイント＜3＞
「何を伝えたいか」がはっきりしているか？
メールは伝達のための一手段です。
「何を伝えたいのか」という目的がはっきりしていることが肝要です。
ところが、その「伝えるべきこと」を
書く側がはっきりさせないままメールを書くと
読む側には大事なことが伝わりません。
メールは
手紙と電話の中間に位置する伝達ツール。
ちょっと気を抜くと、限りなく電話のような調子で
思いついたままを文にしてしまうことがあります。
会話に例えるなら
前置きや雑談ばかりが長く
核心部分にたどり着かない
むだ話と同じ。
「書きながら、考える」ということでもいいのですが
その場合は、もう一度読み返して
読む側に「何を伝えたいのか」が分かる文章になっているか
チェックし、整えてからメールの送信を。
あるいは、メールを書く前に
「伝えるべき」ポイントを別紙に書き出し
一度整理してから、書き始めます。
こうした積み重ねによって
「何を伝えたいか」が頭の中でまとまり
さっと書き出せるようになります。
一読して
「それで、何が言いたいの？」
と読み手が首をかしげるようなメール文にならないよう
“ひと手間”かけて文章を書く習慣を
身につけましょう。
この習慣は、メールを書くときだけでなく
電話や口頭で伝えるときにも
役立ちます。
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