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今週は、メールで質問する際の留意点をご紹介します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　 ＜ メールで質問（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　履歴を残す

▼　質疑応答の際は全文引用で
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メールで質問する場合、送られてきたメールの本文はそのまま全文引用し
て続けていくほうがよいでしょう。

やりとりが続くほど、メールサイズが大きくなるのが難ですが、どういう
過程で質疑応答がなされたか、履歴がひと目で分かるので重宝します。

「あの時のメール、どこだっけ？」と過去のメールを探し出すのは手間な
もの。履歴を残しておけば、後々、書いた書かないのトラブルを防ぐこと
もできますね。

毎日多くのメールのやりとりを要する人、質問に限らず問い合わせやメー
ルで打ち合わせをする場合も、全文引用して履歴を残すのが得策です。

▼　件名は履歴を知る手がかり
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メールで質疑応答を繰り返す際、重要になるのが件名です。

「質問です」「教えてください」という件名では、質疑応答が続いていく
うちに何の質問だったか分からなくなってきます。件名は手がかり。メー
ルの質問事項がすぐに想起されるものでなくてはなりません。

質疑応答を繰り返すうち、最初に挙げた件名の内容から別の内容に変わっ
ていくこともありますね。そんな時は内容に沿う件名に途中から変えるか、
一旦終了して、新たに別の件名のメールを作成して続けるようにするとよ
いでしょう。

MLのやりとりでも心がけておきたいポイントです。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

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【神垣あゆみ企画室】

今週は、メールで質問する際の留意点をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ メールで質問（3）＞
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質問のシナリオ

▼　もう一歩進めて尋ねてみよう
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質問する前に、まず、自分で調べましょう、と昨日お話しました。

下調べすることで、より的を得た質問ができるようになり、質問される側
も回答しやすくなります。

この「回答しやすい質問を投げかける」ことが、質問する際のポイントで
あり、テクニックです。

「○○○について教えてください」というのは普通の質問。
もう一歩進めて、
「○○○について教えてください。私は△△△ではないかと思うのですが、
×××という例もあるようです。どちらの方法が適切でしょうか？」
とすれば、どちらか適切な方法、あるいは、それ以外の方法を教えてもら
えますよね。

単に尋ねるだけでなく、自分なりの見解も付け加えて質問してみましょう。
質問者がどのレベルまで理解、知識があるのかが、質問される側も把握で
き、回答しやすいです。

▼　次のシーン、流れをイメージしてみる
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想定される回答をイメージし、先回りして幾つか見解や事例をを挙げて尋
ねるようにすると、質疑応答の回数も少なくて済みますね。

一つのことだけ聞くのではなく、「○○○の場合はどのように対処しましょ
うか？」「Ａだとしたら、Ｂが必要ですね。では準備しておきます」と、次
の展開や動作を想定して付加すれば、話も早いです。

普通のメールのやりとりでも「○日のご都合はいかがですか？　不都合な
場合はお返事ください。問題なければ返信は不要です」という書き方がで
きます。

相手の動作の先を読み、半歩先取りして尋ねる。気配りの源は想像力です。
次のシーンはどうなるか、日々のメールのやりとりでも自分でシナリオを
作って進めていくと、気の利いた人として印象づけることができますよ。

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今週は、メールで質問する際の留意点をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ メールで質問（2）＞
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質問の前に…

▼　分からない、できなければ、即質問？
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質問の件名は具体的に、と昨日お話しました。質問の中身も同様です。

よくある質問は
「○○○○○について教えてください」
「○○○○○のやり方がわかりません」
「○○○○○じゃないかと思います」
など。

分からない、できないという時点で止まっていませんか？

聞くのはタダ。自分で調べるより人に聞くほうが早い、ということは確か
にあります。気心の知れた相手に直接聞ける環境にあれば、それも有効で
しょう。

ですが、メールやML、掲示板などで質問する場合は、疑問や不明点を相手
に丸投げする前に、まずは自分で調べてみましょう。その点、インターネッ
トはとても重宝にできているのですから。

▼　駆け込む前に下調べ
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図書館まで足を運ばなくても、おおよそのことはネットで調べがつきます。
読みの分からない漢字、意味の分からない英単語も、検索サイトの辞書機
能や翻訳機能を使えば、辞書をめくるより早く答えが見つかるのです。

自分である程度のところまで調べがつけば、少なくとも「何が分からない
のかが分からない」という事態だけは防げます。

せめて「何のどういうところが分からないのか」までは自分で調べてから、
他者に質問する習慣をつけましょう。

切羽詰って助けを求めてくる人ほど、この初歩的な過程を踏まず駆け込み
質問してくるケースが多いです。

早く的確な答えがほしければ、質問にもひと手間かける。話せば5秒で済
むことも、書くのに5分かかります。あなたの何気ない質問に、相手は想
像以上の労力をかけているかもしれません。

質問は相手の時間を奪う行為であることを忘れずにいたいですね。

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今週は、メールで質問する際の留意点をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　 ＜ メールで質問 ＞
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質問の件名

▼　「助けてください」では助けられない
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質問にも技術やマナーがあります。「質問力」という本も出ていますよね。

メール作法を謳ったメルマガのせいか、私も時折、読者のかたから質問を
いただきます。今週はメールで質問をする際に気に留めておきたいポイン
トを考えていきましょう。

メールで重要な件名。

通常のビジネスメールでも、ひと目で内容が分かる具体的な件名を書くこ
とは必須ですが、質問のメールでもポイントは同じです。

「質問です」
「教えてください」
「助けてください」

メールングリストや掲示板などでもよく見かける質問の件名です。おそら
く、質問している本人は切羽詰った、この件名どおりの精神状態に違いあ
りません。

ですが、毎度毎度このような質問を受ける側にしたら、「またか」と少々
うんざりするものです。

▼　答えやすい配慮は件名から
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メールでの質問は、一往復でやりとりで済むとは限りません。それを想定
した上で、
・何についての質問か
・どこが分からないのか
・どういうところを教えてほしいのか
質問のアウトラインが分かる件名を考えましょう。

「ウイルス」「メーラーの設定」「ログイン」など、単語だけ並べた件名
ももう一歩踏み込んで、分からない点や教えてほしい点を件名に挙げましょ
う。

質問する側は1人でも、質問を受ける側は何人もの質問を受けているもの
です。漠然とした質問ほど困る質問はありません。

答えやすい質問をすることが、マナーの第一歩。件名は、その最初の入り
口です。

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