今週は、読者からの質問にお答えします
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 読者からの質問(2)
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                         続・敬称について

 今回の質問も敬称の書き方についてです。英国在住の読者のかたからいた
 だきました。

 <質問:肩書きの後の「様」>—————————-

  最近メールを書いていて分からなくなってしまったのですが
  Dr.や社長などの肩書きのある方には
  文章の書き出しに「様」をつけるのでしょうか。
  最近「Dr.山村様」と書いたメールを送った後、
  ふと悩んでしまいました(送った後というのが困りものですが)。

 ——————————– 読者 S.U 様からの質問

 ▼ 基本は「役職+氏名+様」
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 Dr.も社長も敬称に当たりますので、「様」は不要です。

 社長の場合は
  ○○株式会社 社長 山村太郎様
  株式会社○○ 代表取締役 山村太郎様
 というふうに「社名+役職+氏名+様」を基本のパターンとして覚えてお
 くとよいでしょう。姓しか分からない場合は「~社長 山村様」とします。

 「社長」「部長」「課長」などのほか、「校長」「委員長」「理事」など
 の役職の相手にも「役職+氏名+様」という宛名とすれば失礼になりません。

 教師、大学の教員、保育士などの職業の相手には「氏名+先生」とします。
 「先生」が敬称なので「先生様」と「様」をつける必要はありません。

 ▼ 英語の敬称の場合は?
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 ここで問題なのが「Dr.」。
 博士、医師への敬称なので、日本語で表記する場合は「山村先生」と言い
 換えられるでしょうか。

 ただ、外国の場合は「Dr.」が敬称として使われていますので、メールの宛
 名を「Dr.山村」としても失礼にはならないと考えますが、いかがでしょう?

 英語の敬称についてアドバイスをいただける読者のかたがおられましたら、
 ぜひ教えてください。  beppin@kamigaki.jp

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今週は、読者からの質問にお答えします
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < 読者からの質問
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                      敬称について

久々に読者のかたからの質問にお答えします。すでに回答をお送りしたか
た、誌上で回答させていただくかた、いろいろです。「メールで使用する
際の表現」という観点でお答えしています。まずはお一人目の質問です。

<質問:殿と様の使い分け>———————————-

以前、仕事上で、かなり年輩の人に、
「殿」は目下の人に対して使うものだと言われたことがあります。

それ以来、殿は使ったことがありません。
(そのとき怒られたのでトラウマ‥‥)

殿と様ってどう使い分ければいいんでしょうか?

——————————— 読者 K.W 様からの質問

先週の「メールの書き出し(2)」で社内の目上の人へのメールの書き出し
の記事の時にいただいた質問です。

殿を使うべきか、様を使うべきか、迷うところですよね。敬称については
読者のかたから質問を多くいただきます。

▼ 目上の人への私信には使わない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「殿」に関しては、公私での使い分けがあるようです。
・公式な場合や組織内では、上下の区別なく「殿」を使う。
・私的な場合は、目下の人に対してだけ「殿」を使う。

三省堂「大辞林 第二版」によると
古くは、「関白殿」「清盛入道殿」など、かなり身分の高い人に付けて
も用いた。現在では、目下に対してや事務的・公式的なものに用いるこ
とが多く、少なくとも、目上に対しての私信にはほとんど用いない

とあります。

「殿」が使われるのは、書き言葉が主で、話し言葉では、表彰など特別な
席や改まった場以外では使用頻度が少ないもの。誰に当てる場合でも、私
的に「殿」を使うことは、日常的にはあまりないですよね。

「殿」は目上の人への私信には使わない
と、まずは覚えておき、使用を避けるのが無難でしょう。

▼ 目上の人にも「様」は失礼に当たらない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ビジネスの場でも「殿」は、「人事課長殿」のように役職名の宛名に
使われることがあるようですが、
通常の仕事のやりとりで使うメールでは「様」で十分。
失礼には当たりません。

お役所などでも最近は「殿」から「様」に表記が切り替わりつつあり、
「殿」を使わない方向になっているようです。

慣習的に「殿」を使っている職場は別として、通常の仕事のやりとりで交
わすメールでは「宛名+様」「名前+役職名」。
役職が付く場合も「○○部 部長 山本様」と表記すれば差し支えありま
せん。

 
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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールの書き出し(5)
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プライベート編

▼ あいさつも早々に…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
仕事を離れて親しい相手に出すメールの書き出し。

形式ばることはありませんが、基本はビジネスメールと同じで「相手の名
前→簡単なあいさつ→自分の名を名乗る」という流れを意識して書くとよ
いでしょう。

親しい間柄なら、いきなり本題に入ることも。

この時のポイントは「伝えたいことを先に書く」です。一緒に出かけたり、
食事したことへのお礼、来訪や贈り物を受け取った感謝の言葉、行き違い
や迷惑をかけたことへのお詫びなど、そのメールで一番に伝えたい気持ち
を言葉にして表します。

前フリが長いより、本題を先に持ってくるほうがメールには適しているよ
うです。

▼ 相手の気持ちに切り込むには…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
たまに、あたりさわりのない内容の最後に「追伸」で、お礼やお詫びを添
えているメールがあります。

照れや遠慮から、さも付け足しのように追伸で本音を書いているケース
がありますが、受け取る側からすると“ついで”に書いている感じがすることも。

同様に、理由ばかり先に並べ立てて、最後に「ごめんね」「勘弁して」と
詫びるメールもまどろっこしい。

「ありがとう」「うれしい」「ごめんなさい」という素直な言葉が書き出
しにある方が、私はうれしく感じるので、自分から送るメールでは伝えた
い気持ちから書き出すようにしています。

書き出しでずばっと本題に触れた後、最後に相手を気遣うひと言や次につ
ながるメッセージを。

「元気だしてくださいね」「また会いましょう」など、短くても今の相手
の状況や「会いたい」気持ちを添えるといいですね。大切な相手への私的
なメールほど、私はできるだけ短く、言葉を選んで心に残る内容になるよ
う工夫しています。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールの書き出し(4)
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社外編

▼ 役職の後の「様」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
社外宛のメールの書き出しは、まず宛名、次に「お世話になります」など
のあいさつの一文、続いて自分の名を名乗る、というのがパターンです。

メールの宛名につける敬称は「様」が基本。部長、課長などの役職名自体
が敬称に当たるので、役職名の後に「様」はつけません。

役職のあるかたに「様」だけでは収まりが悪い、と感じる場合は、
「株式会社○○ 業務部 部長 山本様」
と「役職名+氏名+様」というパターンを覚えておくと良いでしょう。

注意したいのが、相手の社名の表記。(株)(有)と略さず、株式会社、
有限会社と表記するのが適切です。自社については(株)(有)として
問題ありません。

名前はもちろん、社名、部署名、役職もくれぐれも間違えないように送信
前に今一度確認を!

▼ 素性と名前を明らかに!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
あいさつ文として一般的なのは「お世話になります」「いつもお世話になっ
ております」。疎遠だった相手には「ご無沙汰しており
ます」「お久しぶりです」ですね。

初めてメールを送る相手には「はじめまして」「突然のメールで失礼いた
します」などのひと言に続き、「□□□株式会社制作部の神垣と申します」
と自分の素性を明らかに。

この時、「△△様からご紹介いただき~」「○○様のホームページを拝見
し~」と、相手のアドレスを知った経緯を添えておくと、受け取る側の警
戒心も和らぎます。

顔の見えないメール。ビジネスメールでも相手の名前、自分の名前を明らかにしたう
えで気持ちよくやりとりしたいですね。

名前の分からない相手とは信用も信頼も築けません。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールの書き出し(3)
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社内編 同僚・部下へのメール
▼ 同僚には「お疲れさまです」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
同僚宛のメールの書き出しで一般的なのが「お疲れさまです」。

お互いの労をねぎらう挨拶言葉といえるでしょう。社内メールに限らず、
私は仕事で組んでいる相手にも使っています。

続いて、本題へ。この時、「夕べの飲み会、楽しかったですね」「先日いた だいたおみやげ、とてもおいしかったです」といった、ちょとしたひと言を 添えるのもよいでしょう。

なくても事足りますが、ひと言あると親近感も増します。手短に軽い話題
をさり気なく、がポイントです。

▼ 目下の相手にはねぎらいのひと言を
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
目下の相手へのメールの書き出しは「ご苦労さまです」が多く使われます
が、上下関係を意識しない場合は「お疲れさまです」でも問題ないでしょ
う。

メールの書き出しは相手への気遣いを表す部分でもあるので、「いつも遅
くまでご苦労さま」「急いで仕上げてもらい助かりました」というふうに、
日ごろの仕事ぶりへのねぎらいの言葉をかけたいものです。

気になるのは目下の相手へのぞんざいな言葉づかい。

親しみや信頼からくるものは別として、呼び捨てや命令口調、馴れ馴れし
いのはいただけません。

目下の者への接し方で、人となりも判断できます。できる上司ほど、言葉
づかいにも相手への敬意が感じられるもの。

「さん」付けで呼ぶ、丁寧な言葉づかいといったごく普通の対応ができる
か否かが、目下の者のお手本となるか、反面教師となるかの分かれ道です。

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                社内編 目上の人へのメール

▼ 目上の人には「名前+役職名」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
誰宛のメールに限らず、冒頭に相手の名前を書くようにすると、万が一、
誤って他の人にメール送信した場合も間違いに気づきやすいです。

社内メールで目上の人に送るメールは「名前+役職名」が一般的。社内の
場合、様や殿の敬称は省いても差し支えありません(役職名が敬称に当た
るため)。

各部署の同じ役職の相手に一斉送信するような場合は、「各部課長殿」と
「殿」をつけるのが通例になっていますが、本来「殿」は不要。

ビジネス文書で発信者と区別するために付けていた「殿」が慣習化したも
のと思われます。ちなみに、「報道関係各位」の「各位」のあとには「殿」
は不要です。

▼ さっと本題へ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
社内の上司や目上の人に送るメールでは、挨拶代わりのひと言として「お
疲れさまです」(これまで繰り返し書いていますが、目下の者から目上の
人へは「ご苦労さまです」は使いません)を添えると感じがいいものです。

長たらしい挨拶や前置きは抜きで、さっと本題に入るのが好ましいですね。
伝えるべきポイントを簡潔にまとめて「報・連・相」を。

例)
山本部長

お疲れさまです。総務の神垣です。
明日の打ち合わせの件ですが…

木田課長

営業部の神垣です。
○○○プロジェクトの進捗を報告いたします。

余談ですが…
書き出し同様、署名も社内外で使い分けているかたも多いことでしょう。
社内メール用の署名の基本項目としては、部署名、氏名、メールアドレス
といったところでしょうか。内線番号、携帯番号は必要に応じて付加するとよいでしょう。

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