2006年8月9日

【仕事のメール心得帖】＜困ったちゃんへの対処法（3）＞秘密にしたがる人　VOL.400

今週は、困った相手への対応メールについてです。
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仕事美人のメール作法　　　＜ 困ったちゃんへの対処法（3）＞
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秘密にしたがる人

「ここだけの話だけど…」というメール、もらったことありませんか？

▼　限定感を演出しつつ、噂を広める困ったちゃん
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「ほかの人には言えないけれど、あなたにだけは知らせたいから…」。
そんなわけありな事情もたまにはあります。

相手を傷つけないため、あるいは余計な気を遣わせないために、その人の
耳にはいらないよう敢えて口をつぐむということもあるでしょう。

そんな「ここだけの話」は「ここだけ」におさめておくのが大人のたしな
み。

でも、中にはその“守秘義務”が重荷になって自分一人で抱えきれず、思
わず禁を破ってしまう人もいます。そういう相手を選んでは「ここだけの
話」を吹き込み、巧みに噂を広める輩もいます。

律儀に秘密を守り、誰にも言わずにいたら、しばらくして「え？　本当に
誰にも言っていないの！」と驚かれたことがあります。驚くのはこちらの
ほうですが、こういう確信犯もいますので、ご用心。

結局、「ここだけの話」は「ここだけ」にとどまらないのが常。その手の
話題をふられたら、読み流してしまうこと。いちいち本気で反応している
と、トラブルの種を自ら拾い、育てるようなものです。

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2006年8月8日

【仕事のメール心得帖】＜困ったちゃんへの対処法（2）＞勘違いしている人　VOL.399

今週は、困った相手への対応メールについてです。
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仕事美人のメール作法　　　＜ 困ったちゃんへの対処法（2）＞
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勘違いしている人

場の空気が読めない。自分の立場がわかってない。自己主張ばかりする。
新人、後輩、部下に少なからずいるタイプです。

▼　根気よく一から教え、理解させる
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なぜ、そうなるかというと、結局、物事や自分の役割が分かっていないの
です。

「常識がない！」と一蹴する前に、そういう勘違いタイプの困ったちゃん
には、一から言い聞かせるように説明します。

注意する時は、必ずその理由と、どうやって直したらいいかを具体的に伝
えます。分からない、知らない、経験がないから暴走するのであって、理
屈やルールを教え、本人が理解すれば、少しずつでも改善されていきます。

気をつけたいのは、注意をするときは一対一ですること。社内やグループ
のMLやブログなど、複数の人の目に触れる場で名指ししたりしないことで
す。メールに限らず対面の場合も同様です。

「それじゃあダメ」「あなたはダメ」と、
否定の対象があいまいだったり、相手の人格を否定したり
するのもNGです。

「こういう書き方は相手に失礼だから、ダメ」
「さっきのあなたの発言は配慮が欠けていましたよ」
と、注意する部分を明確にし、ダメな理由も説明することです。

感情的にならず、相手が気づき、理解するまで
根気よく続けていくことです。

＜追記＞
　注意する際は「ダメ出しで終わり」にするのではなく
「なぜ、ダメなのか」と「こうしたら良い」という改善策を
　示すことです。

　一度で理解できるとは限らないので
　指摘・教える側は相手が分かるまで継続する
　根気も必要ではないでしょうか。