今週は、簡潔で分かりやすい文章の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ ひと目で分かる文章（2）＞
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結論から先に

例えば、会合への不参加のメール。

ちょうどその日は朝から別件で打ち合わせが○○市であり、
午後からは社に戻って会議があります。
お会いしてお話したい参加者も何人かいるのですが、
今回は朝からバタバタで都合がつきそうにないので、
不参加とさせてください。

参加できない理由から先に書き始めると、だらだらと長い文章になりがち
です。理由が長いと言い訳がましい印象も残ります。

「結論」⇒「理由」⇒「詳細」という運びにすると、すっきりと分かり
やすい文章になります。上記の例文を書き換えると・・・

残念ながら、今回は会合に参加できません。
午前、午後とも予定が詰まっていて、時間が取れそうにないからです。
お会いしたいかたもいるので、ぜひ、次回は参加したいと思います。
また、お声かけくださいね。

この場合、相手が最も知りたいのは「参加できるかどうか」です。
まず、参加の可否を述べ、参加できない場合はその理由を簡単に書き添え、
最後は「またのお誘いお願いします」という意味合いの言葉で結びます。

「できる・できない」「イエス・ノー」「完成・未完成」。
相手が求めていることは何かを察知し、知りたいことから先に書き、
理由や詳細はあとで述べる。

このパターンを意識してメールを書くようにすると、
伝達の効率もアップします。

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