今週は改めて、文章を書くときの基本事項を
　おさらいしてきました。

　メールをはじめ、文章を書く際には
　「だれに」
　「何を」
　伝えるかをはっきりさせる。
　　↓
　次に、文章の組み立てを考える。
　　↓
　ビジネスメールの場合は
　「件名」
　「全体像」
　「部分」
　の3部構成で組み立てる。

　というのが、これまで述べてきた内容です。
　
　用件を伝えるメールの中で、比較的頻度が高いと思われるのが
　「報告する」メール
　ではないでしょうか。

　上司への報告もあれば、客先への報告
　良い報告もあれば、トラブルなどの悪い報告も
　あるでしょう。

　報告の際に大切なのは
　「事実」と「意見」を分けて書く
　ことです。

　報告のメールで
　優先すべきは「事実」。

　「事実」だけを積み重ねて書き
　自分の意見や主観的な感想、予測は後にします。

　特にトラブルの報告で、自分が感情的になってしまっていると
　「事実」より「意見」を優先させてしまうことが多くあります。

　「事実」と「意見」がごちゃ混ぜになった報告では
　それを読んだ上司や相手は、
　どこまでが事実で、どこまでが意見なのか
　分からず、状況を正しく把握できないうえに
　的確な判断がくだせません。

　「事実」と「意見」を混同しないためには
　　1）集めた情報をまず、書き出す
　　2）その情報を分類していく
　というステップを踏むと
　「事実」と「意見」を整理しやすくなります。

　「伝わるメール」とは
　・結論がすぐに分かり
　・読み手が知りたい情報は「何か」を考え
　　「事実」と「意見」を区別して
　・わかりやすく
　まとめられていることがポイントです。

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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　やっとフェイスブックページ
　作りました！

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　　 　　　第９回　【仕事美人　トーク・カフェ】　　
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　　　　　 広島難病団体連絡協議会　事務局長
　　　　　　　　 斉藤 文子さん
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　　日　時 　８月９日（金） １８：３０～２０：３０

　　会　場　 カフェサボイア（広島市役所近く）

　　参加費　　「仕事美人のメール作法」読者　2000円
　　　　　　　一般　3000円
　　　　　　　★　おいしいコーヒーとお菓子 付

　　定　員　 １０名（定員になり次第、締め切ります）

　　※お車でお越しのかたは周辺のコインパーキングをご利用ください。

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　★お申し込み方法は…
　　フェイスブックのページで「参加」をクリック
　　　

　今週は改めて、文章を書くときの基本事項を
　おさらいしています。

　文章を書く際
　「だれに」
　「何を」
　伝えるかがはっきりしたら、
　次に文の組み立てを考えます。

　ビジネスメールの場合は
　「件名」
　「全体像」
　「部分」
　の3部構成で組み立ててみましょう。

　「件名」　…　何についてのメールか
　「全体像」…　結論や言いたいことをまとめる
　「部分」　…　理由や経緯など、詳細を述べる

　▼依頼メールの文例
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　（件名）
　社内報　9月号の原稿依頼

　（全体像）
　社内報9月号に「私の本棚」というテーマで
　おすすめの1冊を紹介する原稿をお願いしたく
　連絡しました。

　（部分）
　1）記事のねらい　休日の過ごし方、楽しみ方の事例紹介
　2）文字数　　　　8000字程度
　3）締切　　　　　8月9日（金）

　対応の可否をお知らください。
　よろしくお願いいたします。

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　用件の中で「一番伝えたいこと」を先に述べ　　→（全体像）
　その理由、経緯、ポイントなどの枝葉の部分を　→（部分）
　後で詳細に述べる、という構成です。　　　　

　そのほか、報告のメールで
　時系列にあったことを順に書いているケースを見かけますが
　それでは不十分。
　読む側は「それで、報告すべき重要事項は？」という感想を持つでしょう。

　その日にあったことの中で、伝えるべきポイントは何か、
　組み立ててから文章を書くと
　「伝わる」報告になります。