今週は、メールにまつわる失敗談をご紹介。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　＜ メールの失敗談（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　送信間違い

先日開催した
【仕事美人のメール作法】2000号記念　読者プレゼント応募の際、
読者の皆さんから寄せられた
「メールの失敗談」を今週はご紹介しています。

「添付ファイル」に関する失敗談の次に多かったのが
「送信間違い」
です。

・若かりし頃、社内の友人達と社内メールで、
私的な飲み会の日時／場所等を調整していたら、
突然知らないおじさまから返信でメールが来て、
「宛先が間違っていますよ」と指摘され、青ざめた。
今のように、携帯でメールなんてあり得ない時代の出来事でした。

・相手からのメールを保存しようと、
自分の携帯からパソコンへ転送するつもりが、
そのメールを送信してきた本人宛てに転送したこと。
しかも、まとめて何通も……。

・うちのだんなに送ったメールを誤って、
登録しているメルアドに一斉送信してしまったこと。
1人ひとりに「読まずに削除して」とお願いしたが、
「読んでないよ」と言いながら絶対読んでいる人が想像できて、
勝手に相手を恨んだことがあります。

私も経験あります。

友人の個人アドレス宛てにに「飲みに行こうよ」メールを送ったつもりが
相手の会社の社員全員が目を通す共通アドレスに送っていて
相手の社内に飲みに行くことが知れ渡ってしまったことがあります。

私信を間違えて、会社関係のアドレスや
関係ない人に送ってしまった時も
きまり悪いですよね。

・弊社では日報を全員にメールするというルールがあるのですが、
その日報メールを受注先のお客様に送ってしまったという失敗です。

　　たまたまその日の日報には
受注先担当者とのやり取りとその時の心情を書いたものでした。
内容は「いつも弊社のことを気にかけていただき、ありがたい」
と感謝の気持ちを表したものだったので、救いでしたが。

　　全社員に見られることが前提のメールとはいえ、
たまに愚痴みたいなことを書くこともありましたので、
それ以来、内容についても宛先について意識するようになりました。

私も10年近く前に、グループである企業のメルマガを担当していて
グループのメンバー宛てに送信するつもりのメールを
お客様のアドレスに誤送信してしまったことがあります。

身内宛てのメールだと
つい気持ちが緩んで、愚痴っぽいことを書いてしまうことがあり
私もその時はぎりぎりの内容を書いていたので
「まずい！」と即座に謝罪した経験が……。

愚痴とか文句とか、
相手が読むはずはないからとタカをくくっているときほど、
うっかり誤送信ということがあるので

人に読まれてまずい内容とか、相手を不快にする内容は
この件以来、メールに書かないというのを鉄則にしています。

メール送信時も、送信先を今一度確認してから
送信ボタンを押すことも大事ですね。

▼関連記事

神垣あゆみブログ

2013.08.29

【仕事のメール心得帖】誤送信の連絡＜ 読者からの質問（4）＞VOL.2018

https://www.kamigaki.jp/blog/2013/08/29/vol-2018/

今週は、読者の方からの質問にお答えします。◆─────────────────────────────────◆  仕 事 の メ ー ル 作 法　                               　　＜ 読者からの質問（4）＞◆─────────────────────────────────◆　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　誤送信の連絡VOL.2011＜ メールの失敗談（2）＞で取り上げた　「送信間違い」についての質問です。＜読者からの質問＞------------------------------------------------質問は……間違いを受け取った側からどのようにお知らせすれば、できるだけ先方を傷つけず、...

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

8月31日（土）と9月1日（日）は
神戸ワイナリーへ集まれ～！！

—————————————————————-
☆　☆　☆　週末デパート感覚の青空マーケット　☆　☆　☆
【 アイン・オープン・デパートメント 】
—————————————————————-

お買い物を楽しんだり
おいしいものを食べたり
楽しいワークショップも！

特に、
　・ランバージャックス加古川による「薪割りワークショップ」　　・河村操氏 ＋ 松本誠二氏による「facebook のコツ」セミナー　に注目ですよ～♪

ご家族やお友達と、ぜひ！

薪割結社　ランバージャックス加古川とは

先日開催した
【仕事美人のメール作法】2000号記念　読者プレゼント
には、たくさんの読者の方からご応募いただきました。
ありがとうございます。

応募に際し、「メールの失敗談」を書き添えてもらったのですが
今週は、そのエピソードをご紹介したいと思います。

最も多かったのが
「添付ファイル」に関する失敗談でした。

・添付資料を間違えて送ったり、
添付したつもりが慌てて送ったがために、添付できなかったり
ということがあります。
メールを送るときには再確認をするように心がけています。

・社内の管理職宛てに送付した内部調査メールに、
本来添付すべき文書ではなく、
別件の重要資料を添付してしまい、
速攻で全管理職から電話の嵐になったことがありました。

社内だから、それで済んだものの、社外のお客様宛てだったら……
と、肝を冷やした覚えがあります。
以来、メールで資料を添付する際は、3回見直す癖がつきました。

私もあります！
添付し忘れや、添付間違い。

やはり、送信前に確認することが
大事ですね。

添付ファイルがあるときは
先にファイルを添付してから、メール本文を書く
と添付忘れ防止になります。

ファイルの添付間違いを防ぐには
・ファイル名を分かりやすいものにしておく
・フォルダにきちんと整理
しておく工夫も必要と言えそうです。

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

メルマガ相互紹介です。

————————————————–
１日７秒！　マエストロの格言
————————————————–

あなたに必要な言葉を「シンプルに」7秒以内で紹介します。
このメルマガの目的はたった一つ！
それは、「あなたの人生を劇的に変える言葉」をみつけること。
朝の7秒があなたの人生をドラマチックに変える！？

各方面の人物のきらりと光る言葉が取り上げられています。

▼登録はコチラから

今週は、間違いではないが、もっと丁寧な敬語表現について
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ より丁寧な敬語表現（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
　「恐れ入ります」

その敬語、間違いではないけれど
より丁寧に書くと……というケースを
今週は取り上げてきました。

——————————————————
すみません。もう一度、集合場所を確認していいですか？
——————————————————

上記の文例は一見、問題ないように思われますが
より丁寧な一文にすることが可能です。

使いやすく無難な表現である「すみません」」をとり
文全体を婉曲にする緩衝材となる言葉に入れ替えてみましょう。

すみません　→　「恐れ入ります」

——————————————————–
恐れ入ります。もう一度、集合場所を伺えますか？
——————————————————–

文末の「確認していいですか？」も
「尋ねる」の謙譲語「伺う」を使い
「集合場所を伺えますか？」
とすると、口語に近い、ややくだけた文章がきりっとします。

「すみません」に代わる、緩衝材になる言葉を
幾つか覚えておくと便利です。

文例で挙げた「恐れ入ります」のほかに
下記の言い回しがあります。

・申し訳ありませんが
・お手数ですが　　ご足労ですが
・差し支えなければ
・申し上げにくいのですが

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

今週は、間違いではないが、もっと丁寧な敬語表現について
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 ‎の メ ー ル 作 法　         　    ＜ より丁寧な敬語表現（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「ご確認いただけますか」

その敬語、間違いではないけれど
より丁寧に書くと……というケースを
今週は取り上げています。

—————————-
添付の資料をご確認ください。
—————————-

上記の文例の「ご確認ください」は
相手に「確認」を依頼する際の尊敬語。
間違いではありません。

でも、もう一段階、丁寧に表現するとしたら……

ご確認ください　→　「ご確認いただけますか？」

と相手に問いかける表現にすると
婉曲で和らいだ印象を与えます。

————————————
添付の資料をご確認いただけますか？
————————————

「ご～ください」「お～ください」は
敬語として間違いではないのですが
客先にメールで伝えるような場合
場合によっては、命令調に感じられることがあります。

そのようなときに、
相手に尋ねる形式の文にすれば
言い回しが穏やかになって角が立たないというわけです。

「ご確認いただけますか」と同様の言い回しとしては
「お目通しいただけますか」もあります。

————————————
添付の資料にお目通しいただけますか？
————————————

そのほか、依頼の際によく使う言い回しも
下記のように、相手に尋ねる形式にすると婉曲になります。

お待ちください　→　お待ちいただけますか

お渡しください　→　お渡しいただけますか

ご連絡ください　→　ご連絡いただけますか

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】