今週は、メールにまつわる失敗談をご紹介。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　＜ メールの失敗談（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一斉送信のミス

　先日開催した
　【仕事美人のメール作法】2000号記念　読者プレゼント応募の際、
　読者の皆さんから寄せられた
　「メールの失敗談」を今週はご紹介しています。

　「添付ファイル」「送信間違い」「打ち間違い」
　というのが失敗ベスト3でしたが
　次のようなエピソードに身に覚えがある方も多いのでは？

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　よくある話ですが、入社間もない頃、
　宛先を「Bcc」にしなければならないメールを
　「To」で送ってしまったことがありました。

　送信ボタンを押した瞬間に「しまった！」と思うも、時すでに遅し。
　送信先は数十人、それもギョーカイの方々ということもあり、顔面蒼白に。

　結局、上司から1件1件電話でお詫びをしてもらうことになってしまいました。　そのことを謝ると上司は「気にしなくていいよ」と優しい言葉をかけてくれ、　苦手だったこの上司の株もあがるという、
　なんとも忘れがたい経験となったのでした。

　以降、自分での見直しはもちろん、
　大事なメールは上司にも確認してもらってから
　送信ボタンを押すようにしています。
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　こうした一斉送信のミスのメールは
　未だ、受け取ることがありますし
　「明日は我が身」で、誰もがしてしまう可能性があります。

　送信ボタンを押す前に念入りに確認することが
　必要と言えそうです。

　上記のエピソードには
　こんな続きも……

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　この上司はちょっと気分屋なところがあり
　正直、やりづらいなぁと思っていたのですが、
　「やっちゃった！」と焦るようなミスをしてしまった時は
　とても優しくフォローしてくれる人でした。

　いつか私に部下ができた時にもこうありたいなぁと思う経験でした。
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　メール送信に関するミスが発生したときは
　社内で迅速に対処することも大切です。

　部署やセクションでチェック体制を整えたり
　ミスが発生したとき迅速に対応できるか否かも
　ポイントですね。

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　【しごび】 の お す す め
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　　今回のテーマは「単身赴任のオトコ」。
　
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　　　　　男子禁制！　違いの分かる女子だけに贈る
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　 　　　　　　　　　【 オ ト コ の 話 】 　　　　　　　　　　
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　単身赴任の夫に女性の影が・・・
　そのとき、妻は！？

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今週は、メールにまつわる失敗談をご紹介。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　＜ メールの失敗談（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　打ち間違い

　先日開催した
　【仕事美人のメール作法】2000号記念　読者プレゼント応募の際、
　読者の皆さんから寄せられた
　「メールの失敗談」を今週はご紹介しています。

　「添付ファイル」「送信間違い」に関する失敗談に並んで多かったのが
　「打ち間違い」です。

　・テレビ会議とタイプするところ、エレビ会議で送信。
　　「T」が家出してしまいました。

　・私自身の失敗談ではありませんが……
　　「～～台帳を添付します」とするところ「～～大腸を添付します」と
　　上司に送った人を知っています。
　　「そんなもん送るな！」と上司は叫んでました。

　タイプミス、変換ミス
　私も何度してきたことか……。

　特に、スマートフォンからメール送信する際
　「休校」を「急勾配」
　「今から」を「今川焼」
　「まちがい」を「まちがき」
　といった入力ミスがはなはだしく
　自分でも情けなくなったことがあります。

　爪を伸ばしていると、タッチが不確実になり
　全然うまく入力できません。

　・入力する時間を省略するため変換登録していたはずだったのに、
　　その登録が間違っている。

　　『おつかれさまです。』を「おつ」で登録していたため、
　　契約書の甲・乙を入力したつもりが、
　　甲・おつかれさまです。になっている。

　こうした、辞書登録した言葉の変換ミス
　私も経験があります。

　『お世話になっております。神垣です。』を「お」で辞書登録しているため
　「お疲れ様です」と入力するつもりが
　「お世話になっております。神垣です。疲れ様です」とか……。

　打ち間違いの失敗に関しては
　枚挙にいとまがありません。

　慌てず入力することと
　送信前に読み返して、間違いを直すしていくしか
　ありませんね。

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　【しごび】 の お す す め
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　仕事に限らず
　人間関係全般に必要ですよね。

　若いころは全然なかったけど
　仕事しながら、身につけていきました
　私も……

　第77号　配慮
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今週は、きちんと要件が伝わる文章の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 伝わる書き方（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「事実」と「意見」を区別

　今週は改めて、文章を書くときの基本事項を
　おさらいしてきました。

　メールをはじめ、文章を書く際には
　「だれに」
　「何を」
　伝えるかをはっきりさせる。
　　↓
　次に、文章の組み立てを考える。
　　↓
　ビジネスメールの場合は
　「件名」
　「全体像」
　「部分」
　の3部構成で組み立てる。

　というのが、これまで述べてきた内容です。
　
　用件を伝えるメールの中で、比較的頻度が高いと思われるのが
　「報告する」メール
　ではないでしょうか。

　上司への報告もあれば、客先への報告
　良い報告もあれば、トラブルなどの悪い報告も
　あるでしょう。

　報告の際に大切なのは
　「事実」と「意見」を分けて書く
　ことです。

　報告のメールで
　優先すべきは「事実」。

　「事実」だけを積み重ねて書き
　自分の意見や主観的な感想、予測は後にします。

　特にトラブルの報告で、自分が感情的になってしまっていると
　「事実」より「意見」を優先させてしまうことが多くあります。

　「事実」と「意見」がごちゃ混ぜになった報告では
　それを読んだ上司や相手は、
　どこまでが事実で、どこまでが意見なのか
　分からず、状況を正しく把握できないうえに
　的確な判断がくだせません。

　「事実」と「意見」を混同しないためには
　　1）集めた情報をまず、書き出す
　　2）その情報を分類していく
　というステップを踏むと
　「事実」と「意見」を整理しやすくなります。

　「伝わるメール」とは
　・結論がすぐに分かり
　・読み手が知りたい情報は「何か」を考え
　　「事実」と「意見」を区別して
　・わかりやすく
　まとめられていることがポイントです。

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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　やっとフェイスブックページ
　作りました！

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　　 　　　第９回　【仕事美人　トーク・カフェ】　　
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　　　　　 広島難病団体連絡協議会　事務局長
　　　　　　　　 斉藤 文子さん
　☆————————————————–☆

　　日　時 　８月９日（金） １８：３０～２０：３０

　　会　場　 カフェサボイア（広島市役所近く）

　　参加費　　「仕事美人のメール作法」読者　2000円
　　　　　　　一般　3000円
　　　　　　　★　おいしいコーヒーとお菓子 付

　　定　員　 １０名（定員になり次第、締め切ります）

　　※お車でお越しのかたは周辺のコインパーキングをご利用ください。

　☆————————————————————-☆

　★お申し込み方法は…
　　フェイスブックのページで「参加」をクリック
　　　

今週は、きちんと要件が伝わる文章の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 伝わる書き方（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文の組み立て

　今週は改めて、文章を書くときの基本事項を
　おさらいしています。

　文章を書く際
　「だれに」
　「何を」
　伝えるかがはっきりしたら、
　次に文の組み立てを考えます。

　ビジネスメールの場合は
　「件名」
　「全体像」
　「部分」
　の3部構成で組み立ててみましょう。

　「件名」　…　何についてのメールか
　「全体像」…　結論や言いたいことをまとめる
　「部分」　…　理由や経緯など、詳細を述べる

　▼依頼メールの文例
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　（件名）
　社内報　9月号の原稿依頼

　（全体像）
　社内報9月号に「私の本棚」というテーマで
　おすすめの1冊を紹介する原稿をお願いしたく
　連絡しました。

　（部分）
　1）記事のねらい　休日の過ごし方、楽しみ方の事例紹介
　2）文字数　　　　8000字程度
　3）締切　　　　　8月9日（金）

　対応の可否をお知らください。
　よろしくお願いいたします。

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　用件の中で「一番伝えたいこと」を先に述べ　　→（全体像）
　その理由、経緯、ポイントなどの枝葉の部分を　→（部分）
　後で詳細に述べる、という構成です。　　　　

　そのほか、報告のメールで
　時系列にあったことを順に書いているケースを見かけますが
　それでは不十分。
　読む側は「それで、報告すべき重要事項は？」という感想を持つでしょう。

　その日にあったことの中で、伝えるべきポイントは何か、
　組み立ててから文章を書くと
　「伝わる」報告になります。