今週は、メールを使ったミーティングの可否について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ メールでミーティング（4）＞
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その留意点

▼　文章化することで分かりやすくなる
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
インターネットを介した文字で進めるミーティングのメリット・デメリッ
トを述べてきました。

一対一のミーティング的なやりとりは日常的に発生します。仕事の指示だっ
たり、意見や感想を求める場合だったり。

話すと散漫になりがちなことも、要点を項目だてて整理したり、箇条書き
にすると分かりやすくなり、効率よく話を進めることができます。話せば
長くなりそうな内容は、逆に整理してメールにするのも有効でしょう。

▼　MLは倣う以上に慣れろ
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メーリングリスト（以下、ML）を使って複数でやりとりするような場合、
大切なことは、常に全体を意識すること。

「～というやり方で進めようと考えていますが、ご意見お聞かせください」
というふうに、まず、参加者に問う姿勢が大切。自分の意見の押しつけや
暴走は、ミーティングの妨げにしかなりません。

議論の流れを整理したり、軌道修正するリーダーを置くのもいいですね。
無駄なトラブルを避ける一助になります。

MLでの打ち合わせは、ある程度場数を踏むことも必要に思います。私も何
度か失敗して、要領を得ました。思い違い、捉え方の相違なども発生しま
すので、なるべく誤解のない平易な表現、攻撃的な感情を抑えた節度ある
態度が望まれます。

▼　足元よりゴールを意識
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
文字で進めるミーティングでは、相手の感情を感じとることができるのは
文章のみ。

声が聞こえれば、声の調子や抑揚で察することができても、文字では微妙
な感情やニュアンスまで読み取れないことの方が多いでしょう。

ですから、メールによるやりとりの場合、瑣末な表現にまで過剰に反応し
ないことです。表現の枝葉ばかり気にしていては、本来、話し合うべき本
筋（幹）を見失ってしまいます。

率直にズバリと指摘されるようなことがあっても、感情的にならず冷静に
受け止め、「次はどうするか」を念頭にやりとりを進めていくことが大事
です。
＜追記＞2021年2月15日
2021年現在は、MLよりビジネスチャットやメッセンジャー
によるやり取りが増えていると想像します。
でも、ツールが変わっても文字でミーティングをする場合、
上記で述べたことが変わらず必要なポイントと考えます。

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今週は、メールを使ったミーティングの可否について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ メールでミーティング（3）＞
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そのデメリット

▼　メールでミーティングする弊害
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
インターネットを介し、文字で進めるミーティング。昨日、書いたような
メリットばかりではありません。そのデメリットとしては…

・書くのが追いつかず、話したほうが早い場合がある
・時間を決めていないと間延びして立ち消えになることも
・議論が白熱すると収拾がつかなくなる

といったところでしょうか。

つい書き過ぎて長くなる傾向もありますね。私自身がそうだったのでよく
分かるのですが、書き手は何とか伝えようと必死で書くにもかかわらず、
読むほうは長過ぎてうんざりしてしまう…。

書き手のテンションが空回りしてしまうのです。メーリングリスト（以下、
ML）によく見られる傾向です。

▼　表現には細心の注意を！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
MLに多いトラブルに、延々と続く議論があります。

掲示板やブログにも見られますが、メールや書き込みで言い合いが始まり、
最後は罵倒合戦になってしまうようなケース。

「書く」という作業が、怒りの感情を余計に煽ってしまうのでしょう。は
たから見ていると見苦しい限りですが、白熱している相手同士はおさまり
がつかないまま、延々と水掛け論が続いていく最悪の事態に…。

余計な揚げ足とりがトラブルの発端ということも多いので、特に複数のメ
ンバーでミーティングするような場合は節度をもって臨みたいものです。

自分は何の気なしに発言したことが、読む相手には不快に受け止められる
こともあります。メールのひと言は、対話のそれより冷たくキツク伝わる
もの。表現には細心の注意が必要です。
＜追記＞2012年2月8日
　個人的に仕事での対応に使いやすいのは、下記の順になります。

　1　メール：ストレスなくスピーディーに対応できる
　2　ビジネスチャット：スピーディーに対応できる
　3　メッセンジャー、LINE：長文になり、テンポが合わない

　3に関しては、iPhoneから入力すると、入力ミスや送信ミスが多くなるので
　パソコンから入力できるようにしていて
　メールの感覚で文章を入力してしまうため、
　文字量が多くなる傾向にあります。

　まとまりごとに改行して文章をまとめて送信するので、
　相手が細切れに文章を送ってくる場合は、テンポが合わないことが多くあります。

　ビジネスチャットの場合は、ある程度まとまった文章が書けるので
　用件のみに絞り込み、書き出しのあいさつなど、
　余計と思われる文は書かずに送信します。

　仕事の対応でメッセンジャーやLINEを使うのは苦手なのですが
　少なくともパソコンで入力すれば、早く正確に入力できるので
　長文になり、相手とテンポが合わせにくくてもやむを得ないと割り切っています。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ メールでミーティング（2）＞
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そのメリット

▼　メールでミーティングする利点
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールやメーリングリスト（以下、ML）、チャットなど、文字を打ちなが
ら行うミーティングや打ち合わせ、ブレインストーミングなどを行うメリッ
トを挙げてみましょう。

・相手（メンバー）に直接会わなくてもコミュニケーションが図れる
・参加者同士で情報を共有できる
・記録が後に残るので、議事録などをとる手間が省ける

一対一のメールのやりとりなら、テーマに即した件名で返信を繰り返すと
いう方法が用いられます。直接やりとりする者以外に、経過を知っておい
てほしい場合は、必要なメンバーにCCでやりとりを流すこともありますね。

限りなく電話に近い状態でリアルタイムのやりとりを必要とする場合は、
チャットによるミーティングも。時間を決めて集中して討議、決定する時
などに便利。ブレインストーミングにも向いています。

参加メンバーが複数になる場合はメーリングリスト（以下、ML）がよく活
用されますね。メンバー共通の掲示板を設け、そこへ書き込みをつけ足し
ていくという方法もあるでしょう。

参加人数、時間、内容によりケースバイケースで活用するツールも変わっ
てきます。

▼　すでに一般化している「メール打ち合わせ」
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今回、メールでのミーティングについて書くにあたり、「メール」「打ち
合わせ」で検索してみたところ、すでに「メール打ち合わせ」という言葉
が普通に使われているのを目の当たりにし、驚きました。

「メール打ち合わせ」とは、早い話、メールによるやりとり、受発注のツ
メという意味合いを指すようで、ネットショップなどに多く使われていま
す。

つまり、通常のメール1～2往復程度の軽いやりとりとは意識を別にして、
ある程度長期的なやりとりを想定したものが「メール打ち合わせ」に相当
するようです。

＜追記＞2021年2月1日

　この記事を書いた2006年と2021年の現在を比べると
　MLの利用は減り、それに代わってビジネスチャットによるやり取りが増えているように感じます。
　コロナ禍でリモートワークが増えたことも影響しているでしょう。

　わたしも、ここ10年くらいでMLを利用しなくなっています。
　代わりに、客先とはChatworkのようなビジネスチャットを使う機会が増えました。
　ただ、ビジネスチャットは未だ慣れず、入力途中でメッセージを送信してしまうといったミスを
　することが多いです。

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手法はいろいろ

▼　書いてミーティングする方法
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールを使ったミーティングや打ち合わせ、あなたは経験ありますか？

メールによる伝達・連絡が日常化している会社や個人にとっては、すでに
一般的なものかもしれませんね。一方で、メールで打ち合わせなんて考え
たこともない！　というかたもおられるでしょう。

手法としては、

・一対一でメールで直接やりとり
・チャットの利用
・複数のメンバーによるメールの「CC」機能の活用
・メーリングリスト（以下、ML）の活用

などがあります。

最近では、mixi(ミクシィ) のようなソーシャルネットワーキングサイト
（SNS）を活用する方法も見られますね。

mixiを例に挙げると、メンバ全員ーがmixiに参加し、ミーティング専用の
「コミュニティ」を非公開で設定し、その中で打ち合わせを行うという形
式。

このように、ミーティングを行う相手との状況や条件に合わせ、さまざま
な手法が考えられます。

▼　便利だけれど、それがすべてではない
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
私も、グループでメルマガを配信していた時は、「この指とまれ！」の募
集から制作、配信まで、メンバーとは一度も対面することなく約一年間ほ
ど、MLのみの打ち合わせで運営に参加した経験があります。

お互い見知らぬ相手とも共通のテーマで結びつくことができるのはインタ
ーネットの利点と言えるでしょう。ただ、すべてをこうしたバーチャルな
方法で処理してしまえるとも思えません。

今週はメールを中心に文字を入力する作業によって行うミーティングにつ
いて考察していきたいと思います。

2021年1月25日＜追記＞
mixi 、懐かしいですね。
上記の記事を配信したのが2006年ですから、15年前。
当時は、mixiが流行し、私も四六時中チェックしていた
記憶があります。

とはいえ、当時は個人レベルでのやりとりが主で、
会社間でmixiによる打ち合わせは行われていなかった
ように思います。

今では新型コロナによる在宅勤務の増加で、
チャットツールによる社員間、社内外の打ち合わせは
広く行われるようになってきました。

今はメールのCCでミーティングというより、
チャットツールやZOOMなどのオンライン会議システムを利用した
ミーティングが主流になりつつありますが、
“書いてやり取りする”という点で、
今回のテーマは現在にも通用するものと思います。

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今週は、感じの良いひと言について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　 ＜ 先輩から学ぶ（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「おかげさま」と「お互いさま」

▼　支えられているから「おかげさま」
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「おかげさま」と「お互いさま」。これは言葉にするより、いつも心に留
めておきたい気持ちでもあります。

会社員時代にはあまり意識することのなかった言葉ですが、個人で仕事を
するようになって大事な気持ち、大事な言葉だなぁと改めて思います。

「調子はどう？」と聞かれて
「ありがとうございます。おかげさまで忙しくしております」と言える喜び。
分からないことを教えてもらい
「ありがとうございます。おかげさまで助かりました」と返す感謝の気持ち。

見えないところで気にかけたり、支えてくれている人たちへの想いを凝縮し
た言葉が「おかげさま」のように思います。

▼　仕事は「お互いさま」でつながっている
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
もう一つ忘れてならないのが「お互いさま」。

自分だけで完結する仕事って実は少なく、前の行程、次の工程へとつながっ
ているもの。

ライターの仕事で言えば、原稿を書いて終わりではなく、それをチェック
する編集者がいて、読みやすくレイアウトするデザイナーがいて、印刷し
て製本する印刷会社があります。

それぞれの持ち場でそれぞれが必要な役割を果たしてこそのモノづくり。
自分だけが特別だ、自分だけが忙しくしているなんて思っていたら大間違
い。

万障繰り合わせ、持てる力を出し合い、持ちつ持たれつで回っていく仕事
のしくみを理解しておかなければ、次の展開も広がりもありません。

会社員時代の私は、これも分かっているようで分かっちゃいませんでした。
その時々に出会った諸先輩方の仕事ぶりに気づかされ、学んだこと数知れ
ず。やっと「お互いさま」の言葉の重みがわかるようになりました。

▼　社会人一年生のあなたに
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
新社会人のあなたには──

生意気も突っ張ることも時に必要。でも、自分を省みて「本当にこれでい
いの？」と自問自答しながら、人の言うことにも耳を傾ける素直さと謙虚
さを忘れずに、と伝えたいです。

私はこの気持ちが足りなかったので、随分、回り道をした気がしてならな
いからです。