今週は、メールに代わるコミュニケーションについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール以外の伝達を考える(4)
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                           非言語の表現

 昨日は、メールに代わる伝達手段として
 SNSのメッセージ機能の活用について書きました。

 携帯メールやSNSが普及して
 感じるのは
 絵文字や顔文字による表現とか伝達が
 増えてきたこと。

 友人や家族とのプライベートなやり取りでは
 文字で書くほどではないけれど
 絵文字で返しておけば
 感じがいいし、気持ちも伝わる……
 という感覚がわたしにもあります。

 FacebookやLINEでは
 面白いスタンプやかわいいスタンプが増えていて
 つい使いたくなってしまうのは
 誰しも同じでしょう。

 言葉にするほどではないけど
 反応したい、伝えたい
 という気持ちを
 都合よく代弁してくれるのが
 絵文字や顔文字、スタンプの類
 なのだと思います。

 でも、
 そうした「文字以外」の表現手段は
 文字による伝達の上に成り立っていることも
 忘れてはなりません。

 相手への感謝の気持ちは
 直接会って伝えることに勝るものはなく
 「ThankYou」とかわいいキャラクター言っているスタンプ
 で代用できるものではないはず。

 きちんと自分の想いや意思を伝えなくては
 ならない場合と

 特別な意味はなくても
 余興とか、雰囲気で交わす
 軽い声掛けのような意思表示では

 使う道具が変わる、ということです。

 会話での伝達、文字での伝達が基本としてあり
 途中から絵文字のような「非言語」の伝達手段を知った世代と

 生まれた時から
 会話、文字での伝達とと共に
 「非言語」の伝達手段に接してきた世代とでは

 TPOに合わせた“道具”の使い分け
 に対する感覚が違うのも
 当然といえば当然なのかもしれません
 (わが子を見て痛感します)。

 ただ、上の世代が
 「公私のけじめ」とか「使い分け」の仕方を
 若い世代に伝えていくのは
 必要なことであり、責任でもあると考えます。

 面倒がったり、なおざりにしたりせず
 職場や家庭でも
 伝えていかなくてはいけないことではないでしょうか。

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 【しごび】 の お す す め
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       今週は、メールに代わるコミュニケーションについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール以外の伝達を考える(3)>
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                       SNSのメッセージ機能

 メール以外の伝達手段として
 増えているのがSNSのメッセージ。

 FacebookやLINEなどで可能な
 個別にメッセージが送信できる機能です。

 プライベートなやり取りをすることはあっても
 仕事がらみで使うことはないだろう
 と個人的には思っていました。

 ところが、実際は
 仕事の相手とこの機能を使って
 やりとりすることが結構あるのです。

 私はもっぱら
 Facebook(以下、FB)のメッセージを使うことが多いのですが

 基本的に自営の人で
 移動や出張が多い相手
 デスクを離れていることが多い相手
 には、パソコンのメールアドレスに送るより

 FBのメッセージで用件を伝える方が
 早く伝わることが多いです。

 FBのタイムラインへ相手が投稿しているのを
 リアルタイムでキャッチした時点で
 「今がチャンス!」とばかりに
 メッセージで連絡事項を送ることもあります。

 FBのメッセージはパソコンから
 ファイルを添付できるので
 原稿確認なんかもできて、便利。

 難を言えば、
 慎重に文字を入力しないと
 入力途中でメッセージが送信されてしまうことでしょうか。

 パソコンから入力していても
 うっかり途中送信してしまうことがあるので
 わたしは「オプション」を押して
 「スレッド全体を見る」状態にして
 入力するようにしています。

 連絡事項のボリュームがある場合は
 「メモ帳」に文章を書いて内容をまとめてから
 FBのメッセージにコピー&ペーストしています。

 多忙で各地を飛び回っているような相手には
 このメッセージ機能を通じて連絡が取れるので
 助かっています。

 ただ、メールより簡略な伝達方法だと思うので
 FBのメッセージ機能を使うときは
 「Facebookから失礼します」と用件に入る前に
 ひと言添えることにしています。

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 【しごび】 の お す す め
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 彼のメルマガの内容とは直接関係ないですが
 もう、予告しておきます。

 来年は、間違いなく
 河村操さんはブレイクしますので
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今週は、メールに代わるコミュニケーションについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール以外の伝達を考える(2)
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                メールだけで伝達しない方がよい場合

 仕事をする上で、
 メールによる伝達、コミュニケーションは必須ですが
 メールですべてカバーできるわけではありません。

 込み入った内容を説明する場合
 こじれたやりとりを整理・修正する場合
 誤解を解いたり、間違いを正す場合

 など、メールで事細かく書いて送るより
 電話で話した方が相手に伝わりやすいこともあります。

 残念なことに
 書く側がびっしりと文章に書いて送信したメールは
 書くのにかけた時間とエネルギーがそのまま
 相手に伝わるわけではなく、空回りするケースがあるのも事実。

 そうした徒労を避けるためには
 メールに要点を書いて送り
 電話で詳しく説明するという
 「W対応」も一つの方法です。

 わたしは、デザイナーや印刷会社に指示を出すような場合
 校正紙に注意書きを入れたものを写真撮影したり
 PDFにしてメール添付で送り

 詳しく説明を要する部分については
 電話をかけて、相手と送信したデータを確認しながら
 説明することがあります。

 お互い同じ場所にいなくても
 同じデータを、同じ時間に確認し合えれば良いわけで
 そんなときは、電話+メールの「W対応」が便利です。

 その逆で
 電話して、その内容をメールでフォロー
 するというのも、伝達漏れを防ぐのに有効です。

 電話オンリーのやりとりだと
 「言った、言わない」というトラブルになりがち。

 用件を伝えるときは
 口で言う、耳で聞くだけでなく

 文字や画像にして「見える化」し
 合わせて伝達するようにすると
 相手に伝わる精度が上がります。

 余談ですが……

 携帯電話で相手が出ない時も
 「用件を残す」という意味で、留守電メッセージは
 残す方がいいと思っています。

 着信だけだと
 「またかかってくるだろう」「大した用事ではないのだろう」と
 判断して、折り返すことを忘れてしまったりしませんか?

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 【しごび】 の お す す め
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 9月に行った海外出張の顛末を
 前・後編に分けて書いています。
 
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     男子禁制! 違いの分かる女子だけに贈る
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           【 オ ト コ の 話 】
 
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 最終的には面白かったけど
 ちょっとつらかった~。

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今週は、メールに代わるコミュニケーションについてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法          < メール以外の伝達を考える
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                    メールで伝達する方がよい場合

今さら言うまでもなく
メールはビジネスに必須の伝達手段です。

電話、FAX、メールというのは
仕事のやり取りをするうえで知っておかないと
困りますよね。

メール以外にも
FacebookやLINEといったSNSを連絡手段として
使うケースも増えています。

伝達手段が増えるということは、
便利になった反面
TPOに合わせ、その状況に応じた最適な方法で
連絡を取るという「使い分け」も必要になります。

メールはいつでも即時に連絡ができる点では便利な伝達手段ですが
表情や声色までは伝わらないので

言葉の使い方に細心の注意を払わないと
誤解を与えたり、相手を不快にさせることもあります。

電話にするか、メールにするかの
わたし自身の区別の目安は

その伝達内容が
「記録として残すに値するか否か」で

記録として残した方がいい場合は、メール
記録として残す必要がない(残すと不都合な)場合は、電話
と使い分けています。

例えば、社内報の校正作業では
先方にも電話ではなくメールで指示をください
と伝えています。

電話の方が楽だから、一度に済むから
という考え方もありますが

記録として残しておかないと
後で「あのとき、指示をした」「いや、指示を受けてない」
という押し問答になりかねないからです。

相手が面倒がる場合は
「先ほどお電話いただいたご指示は、下記の内容で承りました」
とメールにまとめ、送信します。

一定期間、やり取りが続く場合は
経過がメールをたどれば分かるようにしておくと
トラブルが発生したときに「証拠」として提示できます。

でも、必ずしも伝達がメールでなくてもいい場合もあります。

今週は、メール、電話、SNSを使った
伝達について最適な使い分けについて
考えていきたいと思います。

 

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【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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先般、告知しました
11月28日(金)開催の
【 しごび 読者の集い in 横浜 】。

あっという間に十数名の参加申し込みがありましたので
申し込みを締め切ります

お申込いただいた皆さん、
返信が遅くなっていますが、承ってます。

ご新規の方、リピートの方
東京から参戦の方、結婚が決まった方
横浜でお会いできることを楽しみにしています!

改めて、参加受付のご連絡をしますので
しばしお待ちを!

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今週は、正確に相手に伝わる表現法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < はっきり書くには?(5)
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正確な情報を伝える

今週は、自信を持って、はっきり相手に伝えるための
表現の仕方について取り上げてきました。

「はっきり」相手に伝える、ということは

本音を包み隠さず、さらけ出す
ということではなく

自分と相手の認識・理解がずれずに
一致していることです。

「はっきり」伝えるの反対は、
「なんとなく」伝える、です。

場合によっては
敢えてぼかしたり、曖昧にしたりして
明言を避けるというテクニックもありますが

通常の仕事のやり取りでは
「なんとなく」伝えるのは間違いの元で
「はっきり」と正確に分かりやすく伝えることが求められます。

「多分~じゃないですか」
「分かりませんが、大丈夫なはずです」
「おそらく~だと思います」

といった
推測や憶測、あてずっぽうに適当な返事をするのではなく

確認する、裏づけを取る、調べる
という行為をベースにした
確かな返答を心がけましょう。

安易でその場しのぎの返答を繰り返していると
その人自身の信頼まで失ってしまうことになります。

最後に、うっかり使ってしまいがちな
曖昧な返答として
「いつか」「そのうち」「いずれ」
を挙げておきます。

確約できないとか、その気がない場合に
お茶を濁す言い回しとしても使われますが

「次の機会」を確実にものにしたい場合は
こうした曖昧表現ではなく

「では、来週の土曜日に……」とか
「次回は、10月18日に……」とか
具体的に“期日指定”する方が有効です。

例えば、借りのある相手に
「いつかお返しします」
では、何の説得力もありません。

「10月17日(金)に」とか
「今月中に」
と期日を伝え、実行したときに
やっと相手の信頼を取り戻せるのです。

毎日使う言葉だからこそ
その効果を考えて使うようにしましょう。

わたしも、次にまた会いたい、関わりをつなぎたい
と思う相手には「いつか」「そのうち」という表現は
使わないようにしています。

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今週は、正確に相手に伝わる表現法についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法          < はっきり書くには?(4)
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                        「思います」の多用

今週は、自信を持って、はっきり相手に伝えるための
表現の仕方について取り上げています。

週始めの配信で、相手にはっきり伝わらないNGワードの一つとして
取り上げた「~と思います」。

これも便利な言葉ゆえ
つい多用してしまいがちです。

でも
「お祝いを申し上げたいと思います
「お詫びしたいと思います

このように、文末が「~と思います」だと
どこか他人事のようで、
本気度は相手に伝わりません。

特に、お礼やお詫びをする場合は
「~と思います」は不要。

「お祝い申し上げます
お詫びいたします

と言い切ることを心がけましょう。

「今後はこのような間違いがないように気をつけたいと思います
「精いっぱい努力していきたいと思います

このように意思表明する場合も同様に

気をつけます
努力します
と言い切った方がやる気が伝わりますね。

「多分、在庫はあると思います
「納品は1週間ぐらいかかると思います

という返答では
商品を確実に入手したい人や急いでいる人は
納得しません。

在庫はいくつあるのか
納品までに何日かかるのか
正確に把握したうえで

在庫がある場合は
「在庫は十分にございますので、お届けできます」

在庫がない場合は
「あいにく在庫がございません。
次の入荷は5日後ですが、いかがいたしましょうか」

納期については
「納品は10月10日です」
と明示すれば、相手は安心、納得します。

憶測や未確認のまま
「~と思います」
と数量や日数を伝えるのは避けましょう。

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