今週は、正確に相手に伝わる表現法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ はっきり書くには？（3）＞
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「大丈夫」では伝わらない。
今週は、自信を持って、はっきり相手に伝えるための
表現の仕方について取り上げます。
週始めの配信で、相手にはっきり伝わらないNGワードの一つとして
「大丈夫」を取り上げました。
「明日中に〇〇の書類の提出をお願いします」という依頼に対して
「大丈夫です」という返答。
こうしたケース、以前は話し言葉で多く見られましたが
書き言葉でも目にするようになってきました。
「期限までに、確かに提出しますから」という意味の
「大丈夫」なのですが
「承知しました。明日の10時には提出します」
「今日中に必ず提出します」
といった返答であれば
相手もめどが立ち、安心できます。
「YES」という返答に加えて
「いつ」までに行動できるか
という要素が入ると具体的に伝わります。
「打ち合わせの前に昼食を一緒にいかがですか」
というメールに対しても
「大丈夫です」
という返答では「YES」にも「NO」にもとれます。
「YES」の場合には
「ありがとうございます。
では、お言葉に甘えてご一緒させていただきます」
「NO」の場合には
「午前中に〇〇で別件の打ち合わせがあり
ちょうど移動の時間と重なります。
せっかくなのですが、打ち合わせの時間に伺います」
といった説明をする方が分かりやすいです。
答える側にとって簡単で楽な返答ほど
答えられる側には、きちんと返答の意図が伝わらないことが
あります。
特にビジネスメールでは
「YES」か「NO」か、可能か不可能かを
言葉にして伝える手間を惜しまないようにしたいですね。
きちんと相手に自分の意志・意図が伝わっていないと
やりとりが手間取って長引いたり
誤解や争いの元になりかねません。
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