今週は、的確なメールを書くための5つのチェックポイントをご紹介。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールを書く前の心構え（4）＞
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見せかけより、わかりやすさ

ビジネスメールを書く前に
心に留めておきたい5つのポイントを
今週はご紹介しています。

●チェックポイント＜4＞
うまく書こうとしてないか？

メールで
上手な文章、美文を書こうとしていませんか？

それゆえに、キーボードを打つ手が止まり
あーでもないこーでもないと悩むうちに
時間がどんどん経っていく……。

メールセミナーでもお話するのですが
ビジネスメールでは
小説やエッセイにあるような
「うまい文章」「美文」は求められていません。

それよりも大切なのは
「わかりやすい文章」
です。

「特段の事情がない限りにおいて」とか
「個別の事案についてはお答えを差し控えます」
のような丁寧だけど、結局、遠まわしで逃げ腰な表現を見かけますが

難しい漢字表記や難解な表現を使って
「教養がありそうに」見せているだけ。

あるいは

いわゆる業界用語や、
特定分野の人にしか通じない専門用語も
自分や職場内では当たり前に使っていても
外部の相手には通用しない場合があります。

いたずらに難しく表現すること　＝　うまい文章
というイメージがあるとしたら、それはさっさと捨てて
「簡潔に」「わかりやすい」表現を心がけましょう。

目指すなら、
中学3年生が読んでも、理解でき、伝わる文章。

本当に教養のある人は、見せかけの小難しさではなく
誰にでもわかる平易な表現で伝える術を知っています。

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今週は、的確なメールを書くための5つのチェックポイントをご紹介。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールを書く前の心構え（3）＞
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伝えるべきことを明確に

ビジネスメールを書く前に
心に留めておきたい5つのポイントを
今週はご紹介しています。

●チェックポイント＜3＞
「何を伝えたいか」がはっきりしているか？

メールは伝達のための一手段です。
「何を伝えたいのか」という目的がはっきりしていることが肝要です。

ところが、その「伝えるべきこと」を
書く側がはっきりさせないままメールを書くと
読む側には大事なことが伝わりません。

メールは
手紙と電話の中間に位置する伝達ツール。

ちょっと気を抜くと、限りなく電話のような調子で
思いついたままを文にしてしまうことがあります。

会話に例えるなら
前置きや雑談ばかりが長く
核心部分にたどり着かない
むだ話と同じ。

「書きながら、考える」ということでもいいのですが
その場合は、もう一度読み返して
読む側に「何を伝えたいのか」が分かる文章になっているか
チェックし、整えてからメールの送信を。

あるいは、メールを書く前に
「伝えるべき」ポイントを別紙に書き出し
一度整理してから、書き始めます。

こうした積み重ねによって
「何を伝えたいか」が頭の中でまとまり
さっと書き出せるようになります。

一読して
「それで、何が言いたいの？」
と読み手が首をかしげるようなメール文にならないよう

“ひと手間”かけて文章を書く習慣を
身につけましょう。

この習慣は、メールを書くときだけでなく
電話や口頭で伝えるときにも
役立ちます。

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今週は、的確なメールを書くための5つのチェックポイントをご紹介。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールを書く前の心構え ＞
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ゴールを意識する

ビジネスメールを書く前に
心に留めておきたい5つのポイントを
今週はご紹介します。

●チェックポイント＜1＞
思ったことを、そのまま書いていないか？

ある会社に勤務する知人がこぼしていました。

東京に仕事関連の視察に行った部下の報告メールが
「○○が良かった」
「△△がすごいと思った」
という小学生の作文並みの内容で、がっかりした、と。

ビジネスメールでは
見たこと、感じたことをそのまま書いても
「素直でよろしい」「よくできました」という
評価は得られません。

相手に伝えるべきは
いつ、どこで、何があり
それによって「どうしたか」
あるいは「どうするか」
です。

例えば、展示会に行ったのであれば
「展示会場で見た、ABC社の新製品には○○が採用されており、目を引いた。
早速カタログを取り寄せ、社内で導入を検討したい」

視察に行ったのであれば
「視察したABC社の製造ラインでは、
△△によりロスが30％減少したとのこと。
当社の課題を解決するうえで参考になるため、デモ機の利用を交渉中」

のように、
「何がどうして、どうなったか」に加え
「どのように」次のアクションにつなげたかが重要になってきます。

ただ見たこと、感じたこと、思ったことだけ
を書くのではなく

メールを書く前に
「相手に何を伝えるべきか」
というゴールを常に意識して、とりかかりましょう。

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【しごび】 の お す す め
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