今週は、間違いやすい敬語の使い方についてです。
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 仕 事 ‎ の メ ー ル 作 法              < 敬語レッスン(2)
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                       「いかがいたしますか?

敬語のようで敬語でない…
そんな「なんちゃって敬語」を取り上げ
正しい使い方を解説しています。

▼NGな文例
「いかがいたしますか?」

「どちらにいたしましょうか?」

上記は、相手に「どうするか」「どちらにするか」を尋ねる際の敬語です。

一見、間違いではないように思いますが
実は間違いがあります。

「いたします」は
「する」の謙譲語。

つまり、自分のことをへりくだって
相手に敬意を払う敬語なので
主語は「自分」です。

でも、上記の文例を見ると
「どうするか」「どちらにするか」を尋ねられている主体は
相手(主語は、相手)。

ということは、ここで使うべき敬語は
相手の動作を高める尊敬語です。

「する」の尊敬語は
「なさる」。

上記のNGな文例の「謙譲語」を「尊敬語」に書き換えると
次のようになります。

▼GOODな文例
「いかがなさいますか?」

「どちらになさいますか?」

上司に確認するときは
「○○の件はいかがいたしますか?」ではなく
「○○の件はいかがなさいますか?」

「打ち合わせは午前と午後、どちらにいたしましょうか?」ではなく
「打ち合わせは午前と午後、どちらになさいますか?」

という使い方をしましょう。

 
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今週は、間違いやすい敬語の使い方についてです。
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   仕 事 の メ ー ル 作 法                < 敬語レッスン
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                  「の方はよろしかったでしょうか」

敬語のようで敬語でない…
そんな「なんちゃって敬語」を取り上げ
正しい使い方を解説します。

▼NGな文例
「メールの方はよろしかったでしょうか?」

上記の文例は
相手に送ったメールについて「この内容でいいですか?」と確認する
文面です。

敬語を使い、丁寧に表現されているようで
意図がはっきりせず、誤解されやすい表現になっています。

では、どのように書き換えたらよいでしょう。

メールの内容について確認する場合
「~の方(ほう)」というあいまいな表現は避け
「○○についてのメール」と、何について確認したいのかを明らかにします。

「よろしかったでしょうか」もあいまいで意味がとりにくいので
「ご確認いただけましたか?」
「何か問題はごぜいませんか?」
と自分が何を知りたいのかをはっきり書くと誤解がありません。

▼GOODな文例
○○についてのメールはご確認いただけましたか?

先ほどお送りした○○の件ですが、何か問題はございませんか?

「メールの方はよろしかったでしょうか?」という文面は
相手に「メールを送信しなくていいですか?」と尋ねている意味にもとれます。

このように、なんとなく丁寧に表現しているけれど
意味や意図があいまいで、何をどうしたいのかがわかりにくい文は
敬語が本来の意味をなさず、単なる飾りや形式になってしまいます。

会話や話し言葉を通じて
「耳」から入ってきた敬語を
そのまま書き言葉に流用するのではなく

敬語として正しいかどうかを
確認してみることが大切です。

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今週は、メール関連の整理のススメです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(5)
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                           名前の整理

 今週は、「メールの大掃除」と題し
 メールをスッキリ快適に送受信するための
 整理方法について紹介してきました。

 ▼その5)アドレス帳や署名の見直し

 メールソフトに登録している「アドレス帳」も
 年に一度は見直しましょう。

 1年間、使わなかったアドレスはありませんか?
 頻繁にやり取りしたのに、登録していないアドレスはありませんか?

 社名や部署名が変わっていたり
 結婚によって姓が変わった相手もいたりします。

 登録しているアドレスや名前など
 今一度、確認してメンテナンスを。

 「名前」のチェックという点では
 アドレス帳以外に
 日ごろ使っている「署名」も見直してみましょう。

 住所や部署名が変わったのに
 古い情報のままになっていませんか?

 実際にあった例ですが
 移転後の住所が
 本来は「安佐南区」なのに「安佐北区」のまま
 使用している客先があり、お知らせしたことがあります。

 アドレスや電話番号などもうっかりミスタイプしてそのまま
 使っていることもなきにしもあらず。
 再確認しておくと安心です。

 そのほか「名前」関連では
 データを保存している「ファイル」や「フォルダ」の名前なども
 チェックしておくといいでしょう。

 分かりにくい名前になっていないか
 名前を付けず放置しているファイルはないか。

 1年の間に、ついつい忘れたり、見落としているケースがあるので
 一度、しっかり見直しておきましょう。

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 待ってます♪

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  日 時  12月13日(金) 18:30~20:30

  会 場  ソアラビジネスポート(ミーティングルーム)
      
  参加費  一般 ⇒ 3000円 (飲み物とおいしいお菓子 付)
        「仕事美人のメール作法」読者 ⇒ 割引あり  
          
  定 員 10名(定員になり次第、締め切ります)

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今週は、メール関連の整理のススメです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < メールの大掃除(4)
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送信メールの整理

今週は、「メールの大掃除」と題し
メールをスッキリ快適に送受信するための
整理方法について紹介しています。

▼その4)送信メールの整理

日々たまっていくのは「受信メール」だけではありません。
意外と気づかずにいますが、
自分から送る「送信メール」もどんどんたまっていっています。

受信メールだけでなく
送信メールの方も
用件が済んだものや不要なものは削除して
送信メールフォルダをすっきりさせましょう。

送信メールを見返すタイミングは
メールがちゃんと送れているかどうかを確認する
メール送信直後がほとんどではないでしょうか。

確認できた時点で
送信済みフォルダに残ったメールは
よほど理由や重要な内容でない限りは不要。

整理する際
受信メールの時ほど、削除か保存かに迷うことも
ありません。

送信メールの整理もまとめて1年分整理するより
1カ月とか、数週間ごとに定期的に見直す習慣をつけておくと
よいでしょう。

受信メールはいつも意識していますが
送信済みのメールは「意識の外」にあることが多いので
改めてとりあげてみました。

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いよいよ来週ですよ~♪

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今週は、メール関連の整理のススメです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(3)>
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保存か削除か

今週は、「メールの大掃除」と題し
メールをスッキリ快適に送受信するための
整理方法について紹介しています。

▼その3)メールの保存

「受信トレイ」や「フォルダ」に残っている過去のメール。
放っておくと「いつのまにこんなに!?」と
たまっているものです。

用済みのメール、情報の鮮度が古いメールなど
ムダに保存しているだけの過去のメールも
見直して、不要なものは削除していきます。

削除の対象となるメールとしては…

・受信日時を見て、1年間見返すことがなかったメール
・すでに対処、解決している用件のメール
・未読のまま放置しているメルマガ

などが挙げられます。

添付メールも、保存が必要なものかどうか確認して
必要なデータは別途保存し、不要なものは削除を。

どうしても保存しておきたい!
というデータは、それが分かるよう
きちんとタイトルを入れ、保存場所を決めておきましょう。

保存・削除するメールの整理は
年に1回よりも、
月に1回とか、業務が一段落したタイミングで
定期的に整理しておく方が時間もかかりません。

メールソフトによっては
14日とか1カ月など、一定期間ごとに
たまった過去メールを削除してくれる機能もあるので
自分で手作業でするのは面倒という場合は
活用するとよいでしょう。

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                         フォルダの整理

 今週は、「メールの大掃除」と題し
 メールをスッキリ快適に送受信するための
 整理方法について紹介しています。

 ▼その2)フォルダの整理

 受信したメールを整理するために
 自動振り分け機能を使って
 所定のフォルダにメールを分類している場合は
 フォルダの整理をお勧めします。

 フォルダの自動振り分けは便利ですが
 フォルダの数が多すぎると、結局
 後でチェックするのが大変ということに。

 1年間、設定しているだけで
 それほど使うことのなかったフォルダは削除するか
 「過去メール」というくくりでひとまとめにして保存を。
 
 逆に、やりとりが増えた相手のメールは
 見落とさないようにするためにも
 フォルダを新規に作成します。

 フォルダの分類については
 「仕事用」「私用」に分けたり
 「メール」と「メルマガ」に分けたり
 と大きく分けておいてから

 さらに
 客先別、用件別に細分化していきます。

 アドレス別に分類したり
 時系列に月別にまとめるのもようでしょう。

 自動振り分け機能の設定は
 それぞれのメールソフトごとに違うので
 「メールソフト名」と「自動振り分け」で
 検索してみてください。

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