今週は、文章を読みやすくする表記の工夫をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 漢字からひらがなに(2)
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できる、ほしい

「できる」は文中に頻出する言葉ですが、使い分けの基準があることを
ご存知ですか?

「出来」と漢字で表記する場合と「できる」とひらがな書きにする場合
とがあります。

出来高 出来事 上出来 出来のよい 出来上がり 出来過ぎ

などのように「名詞形」で使用する場合は「出来」と漢字表記します。

一方、「~できる」と動詞や副詞的に使用する場合はひらがな表記に
なります。

できる限り 利用できる 急用ができたので 見ることができる

パソコンで何気なく入力すると「利用出来る」と変換されたりもしますが、
使い分け方を知っておいてもよいのではないでしょうか。

「ほしい」という言葉も同様に使い分けの基準があります。
「欲しい」と書く場合は、「自分のものにしたい」という欲求を表すとき
に使います。

お金が欲しい 人脈が欲しい 物を欲しがる

「望ましい」という意味合いで使ったり、「て」とセット使う場合は
「ほしい」とひらがな書きになります。

やめてほしい 返してほしい 変えてほしい

ちなみに「ほしいまま(自分の思いどおりに事を行うさま)」も
「欲しいままに」「恣に」「擅に」などの表記がありますが、
新聞表記ではひらかなで「ほしいままに」に統一されています。

※参照:『記者ハンドブック』『朝日新聞の用語の手引』

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今週は、文章を読みやすくする表記の工夫をご紹介します。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 漢字からひらがなに
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色々、様々

パソコンや携帯電話が普及し、文字を手で書いたり、辞書をめくって
調べることが極端に減りました。

キーボードで文字を入力すれば、自動的に文字が変換され、変換候補の
文字も瞬時に出てくるからです。

便利といえば便利ですが、不必要に漢字に変換された文字の羅列も
見受けられます。

Webサイトやメールの文字は印刷物より行間が詰まっているので、
文中に漢字が多いと、読むときに圧迫感があります。

適度にひらがな書きにして文章全体のバランスを整えるようにすると、
読みやすくなります。

新聞や印刷物では文字を大きくしたり、ひらがな表記に書き換える工夫
がなされています。例えば・・・

色々 → いろいろ
様々 → さまざま
書籍等 → 書籍など
彼等 → 彼ら

いずれも文章を書く際、頻繁に登場する言葉ですが、新聞では上記の
ようにひらがな表記に統一されています。お役所の文書にも上記の
漢字書きをひらがな表記に替えるところも出ているようです。

知らず知らずのうちに習慣化している漢字表記を見直してみましょう。

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今週は、好印象を残す文章の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 感じの良い言葉遣い(5)
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変更の依頼

既に予定していた打合せ。急な都合で時間の変更を伝えなくてはならない…。
そんなとき

今日の打ち合わせの時間、変更になりませんか。

急を要するときほど、言葉もぞんざいになりがちなので要注意!
こちらの都合で変更する場合は、なおのこと言葉遣いに気をつける必要が
あります。

→ 本日の打ち合わせの時間ですが、
変更をお願いできませんでしょうか。

なぜ変更になるのかという理由を添えて、相手に打診します。
最後は次の一文で結びます。
「勝手を申し上げて恐縮ですが、ご検討の程よろしくお願いいたします」
あるいは…

→ 申し訳ありませんが、
お約束の時間を変更していただけませんでしょうか。

このように枕詞として「(大変)申し訳ありませんが」を
文頭に持ってくる方法もあります。

いずれも、こちらの都合で変更をお願いするわけですから、
まずは変更してよいか否か、相手に打診する文章にするのが好ましいです。

メルマガの相互紹介の依頼の文章に多く見られるのですが
「相互紹介は可能でしょうか?」という打診からではなく
いきなり「相互紹介のお願い」で始まり、
ご丁寧に自分のメルマガの紹介文もすでに貼り付けてあるケースがあります。

メルマガ内で「相互紹介受け付け中」という表示があるのならばともかく
自分の都合だけで押せ押せムードで相互紹介を依頼されるのが
私はどうも苦手です。

面倒でも、まずは打診して、相手の都合を聞いてからやりとりを始めても
決して遅くはないと思うのですが。

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今週は、好印象を残す文章の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 感じのよい言葉遣い(4)
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「できない」ことを伝える

連絡の行き違いや誤りで「聞いてないよ~」ということがあります。
そんなとき、

聞いてないので分かりません。

と返答したいところですが、
ここはもう少しきちんとした表現に書き換えてみましょう。

→ その件については分かりかねます。

この一文の前に
「申し訳ありません」のひと言を
一文の後に
「すぐ確認してご返答いたします」
というフォローが入ると申し分ありません。

気持ちの上では「無理です」「できない」という問題も、
一文にするときは
「できかねます」「対応が難しいです」
と書くとスマート。

さらに「残念ながら」「あいにく」「申し訳ありません」という
枕詞的な表現を添えると、表現全体が和らぎます。

否定や断りの気持ちを伝える文章は難しいです。

気持ちをストレートに書いてしまうと、口で伝える以上に
相手の反感を買ったり、気分を害すことになるので
婉曲で丁寧な表現を心に留めておきたいですね。

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