今週は、メールで使わない方がよい言葉遣いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　 ＜ メールのNGワード（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
断定や攻撃

「○日までの納品は無理です」
「△△の内容が間違ってます」
「まだ支払われてませんが」

このように、のっけから断定したり、相手の非を責めたりするような表現は、
口頭で言う以上にメールで書くときつく感じられます。

実際に相手のミスや手違いということもあるでしょうが、
相手に有無を言わさぬ攻撃的なメールは考えもの。
もし、あとで行き違いや誤解だと判明したとき、
気まずい思いだけが残ります

「できない」ということを伝える際
「無理です」「ダメです」「できません」という断定表現でなくても
「難しい」「いたしかねます」など、婉曲な表現でも状況を伝えること
できます。たとえば

「○日までの納品が難しい状況です。
もし可能であれば、△日までお待ちいただくことは可能でしょうか」

このように、現状で対応が困難な場合でも、代替案を提案し、
状況が少しでも前に進むような対応を心がけましょう。

相手の対応に対して「間違っています」「支払われていません」と
責める前に「ご確認いただけますか」と打診してからでも遅くはありません。

「△△の内容は□□ではないでしょうか。
今一度ご確認をお願いいたします」
「○月○日の時点で入金が確認できませんでした。
恐れいりますが、再度ご確認をお願いいたします」

決め付けず、手違いの可能性も考慮したうえで、
相手に確認を求める姿勢がポイントです。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】