今週は、相手に確実にメールを読んでもらう工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 読んでもらう工夫(5)
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                       件名に差をつけるには…

 ある技術系のポータルサイトが
 登録会員向けに配信するメールマガジンでは
 件名に「セミナー」と書かれていると、
 読者からの反応が著しく低下すると聞きました。

 日時や場所まで入れてしまうと、さらにクリック率が低下し、
 サイトへの誘導も芳しくないということでした。

 確かに私自身も、定期的に読んでいるメルマガタイトルに
 「PR]「セミナー」の文字を見つけると、
 即座に消去してしまうことが多いです。

 件名の文字量も少なすぎると反応が悪く、
 文字量が多くても専門用語が並んでいたり、具体的にイメージできないと、
 やはり反応はよくないそうです。

 最近、私も「感謝」と件名に書かれた相互広告の依頼メールを
 受け取りましたが、迷惑メールと思い、削除しそうになりました。
 通常のメールでも「お礼」「お詫び」という件名は、
 迷惑メールと間違われやすいです。

 名刺交換した相手から後日、
 「山田太郎です」と件名にフルネームを入れたメールをもらう
 ことがありますが、このような場合は苗字だけより
 相手を認識しやすいです。

 ▼ まとめる能力、抽出する能力
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 相手に確実にメールを読んでもらうには、
 送信のタイミングもポイントの一つですが、
 やはり件名に左右されることは見逃せません。

 上記に挙げたのは、メルマガの例ですが、
 通常のビジネスメールにも当てはまる留意点です。

 同じ件名でやりとりを続けている場合も、
 内容に注意して読んでほしい内容が含まれるとき合は、
 件名を変えて送信することもときには必要。

 相手が関心を持つ件名を、
 その都度意識して考え、工夫していくことが
 読ませるメールの第一歩です。
 
 キャッチコピーを作る、要点をまとめる
 ことを日ごろから意識して続けるだけでも
 件名の書き方に差が出てきます。

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今週は、相手に確実にメールを読んでもらう工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 読んでもらう工夫(3)
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                       即レスには即レスで

 相手に確実にメールを読んでもらう工夫として
 送信するタイミングを見計らうこともポイントです

 メールが集中する休み明けを避ける以外にも
 即レスには即レスで対応する、というのもあります。

 メールのやりとりで
 「今、相手がパソコンの前にいる」
 と分かるときがあります。

 そういう時は、即座に返信。

 相手からもすぐにメールが返ってくるので
 何回かやりとりをすれば、数分で用件が片付きます。

 外出や出張が多く、つかまりにくい相手からのメールをキャッチしたとき
 この「即レス体制」で臨むようにしています。

 パソコンの前にいることが多い相手の場合は
 そこまで切羽詰ることもないのですが
 つかまりにくい相手は、タイミングを逃すと
 確認事項や対応が先送りになることもあるので
 集中して対応し、一度に処理することを心がけています。

 場合によっては
 電話でのやりとりに切り替えることもできますよね。

 ただ、雑談のようなメールにこの「即レス体制」で臨むと
 やりとりがエンドレスになりがちなので、要注意です。

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今週は、相手に確実にメールを読んでもらう工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 読んでもらう工夫(3)
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                       休み明けの送信を避ける

 相手に確実に自分のメールを読んでもらうには、
 件名を目立たせる工夫のほかに、
 送信するタイミングもあなどれません。

 最も避けたいのが、休み明け。
 月曜の朝や連休明けの朝です。

 休みの間に送信されたメール(迷惑メールも含む)が
 たまっているので、受信する側は注意がそれ、
 通常のメールでさえ見落としやすくなっています。

 休み明けのメール受信は、いわば、渋滞状態。
 大事な用件を伝えるなら、
 メールが集中する渋滞時期をはずすか、
 メール以外の伝達方法をとるのが無難でしょう。

 このメルマガも、月曜から金曜の5日間の配信のうち、
 月曜日は読者からの反応が一番少ないです。

 私自身も休み明けの朝はばたついていることが多いので、
 読者の皆さんも似たような状況なのかも…と想像しています。

 送信したのに読んでもらっていなかった
 という状況を避けるためにも
 送信するタイミングを見計らうことが大切です。

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今週は、相手に確実にメールを読んでもらえる工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 読んでもらう工夫(2)
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件名の強調

件名に送信元を明示するものが増えてきました。
最近、私が受信したメールの件名にも

【ウィメンズネットワーク中国】 →団体名
【TシャツAnything】 →社名
【きもの遊び便り】  →グループからのお知らせ

とあり、それぞれ【 】で囲んだ送信元が件名の最初に入り、
その後に件名が続いています(当メルマガもそうです)。
この形式の件名は、どこからのメールかすぐ分かるので、
目にすればほぼ確実にメールを開いて読みます。

一方で、このような件名もあります。

【重要】大至急ご確認下さい
【要確認】新パスワード発行の手続き

上記はいずれも、迷惑メールの件名です。
このように【重要】【要確認】を件名の頭に入れたメールには、
どうにでも取れるような曖昧な件名が後に続いているのが特徴です。

本物の重要メールには

【重要】Netアンサー規約変更のお知らせ

のように、具体的なサービス名や社名が入っており、
送信者欄も企業名などがきちんと入っています。

重要なお知らせメールの場合は、むしろ【重要】を件名に入れず、

重要なお知らせ(WebStyle)
【新生銀行】「電子お取引レポート」のお知らせ
クロネコメンバーズのWebサービス本登録完了のお知らせ

上記のように社名やサービス名を明示する方が、
紛らわしい迷惑メールと差別化しやすいです。

件名を強調する記号としては【 】が目立ちますが、
[ ] 《 》を使用したり、■を使うのもひとつです。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、相手にメールを読んでもらえる工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読んでもらう工夫
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情報の渦におぼれないために

メールの受信量が増えてくると、読み過ごすメールも増えてきます。

私は一時期、メールマガジンを200近く登録していたのですが
読みきれなくなり、大半を解除してしまいました。

このメルマガを始めた頃で、
相互紹介するたびに相手のメルマガを申し込んだり、
参考になりそうなメルマガを片っ端から登録していたので、
読むのが追いつかず、パンクしてしまったのです。

メールやインターネットを日常的に利用していると
情報は後から後から押し寄せてきます。

それを拾い続けていると、
私のように収拾がつかなくなるのは明らか。

情報があふれているからこそ、受身のままではなく、
基準を持ち、取捨選択していかなければ、
あっというまに情報の洪水に飲み込まれてしまいます。

今、メルマガの類は件名で、読むか読まないかを判断します。
雑誌を買うとき、特集の内容で判断するときと同じ感覚です。

一方で、迷惑メールかもしれないと思いつつ、
つい開いていしまうことが未だにあるのですが、
これは件名が巧妙だから。

やはり、メールを読んでもらえるか否かは、
件名に工夫を凝らすことがポイントの一つといえそうです。

今週は、数多くのメールの中から、
いち早く自分のメールを相手に読んでもらうための工夫を
考えていきたいと思います。

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今週は、相手によっては失礼になる言葉の使い方についてです。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法             < 気になる言葉(5)
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                    目上の相手に失礼になる表現

「助かります」「助かりました」について、4回にわたり考察してきました。
このほかにも、目下の人から目上の人に使うと失礼にあたる言葉に
「ご苦労さま」があります。

「お疲れさま」は、その使い方について解釈がいろいろあり
以前、当メルマガで取りあげたことがあります。

▼「お疲れさまです」を考える(5)

目下の人が目上の人を「誉める」表現も注意が必要です。

「部長はゴルフがお上手ですね」
「課長は営業のことをよくご存じですね」

などの表現は、部下が上司を評価することになり、適切ではありません。
「さすがですね」や「感心しました」という表現も同様です。

「部長とゴルフをご一緒できて、楽しかったです」
「課長にアドバイスをいただき、大変勉強になりました」
のように、自分の感想や感謝の意を伝える表現に言い換えてみましょう。

ほかにも、
目上の相手には「お久しぶりです」より「ご無沙汰しています」
が適切な表現です。

お祝いの表書きも「寸志」「薄謝」は目上の相手にはNG。
年賀状の「賀正」「初春」「迎春」といった二文字の賀詞は、
目上から目下に使う言葉なので、目下の者から送る年賀状では
控える方がよいでしょう。

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